Kwestia licencjonowania oprogramowania zawsze stwarza pewnego rodzaju problemy oraz rodzi wiele pytań. Dotyczy to również Office 365. Wiedząc, że Office 365 będzie wykorzystywany w firmie, znacznie ułatwia to dobór odpowiedniego planu. Niemniej jednak, pytanie „Który plan Office 365 będzie najlepszy dla mojej firmy?” wciąż pozostaje otwarte.
Z artykułu dowiesz się:
- czym jest Office 365 dla firm,
- które plany Office 365 są dedykowane dla małych i średnich firm oraz co wchodzi w ich skład,
- o należy rozważyć przy wyborze danego planu.
W obecnych czasach, sposób, w jaki pracujemy, cały czas ulega zmianie. Coraz częściej praca w stacjonarnym biurze jest zastępowana przez pracę w modelu „home office”. Pozwala na to Internet i stale rozwijana technologia umożliwiająca m.in. dostęp do dokumentów z praktycznie dowolnego miejsca na Ziemi, współpracę z inną osobą na danym pliku w czasie rzeczywistym czy też prowadzenie videochat`u. Firmy „stawiają” na rozwiązania, które podniosą wygodę pracy ich pracowników, a tym samym produktywność. Jednym z nich jest Office 365.
Czym jest Office 365 dla firm?
Bazując na wieloletnim doświadczeniu i potrzebach użytkowników Microsoft przygotował rozwiązanie, którego głównym rdzeniem jest pakiet dobrze znanych aplikacji biurowych. Mowa tutaj o Office 365.
Office 365 to usługa subskrypcyjna (miesięczna bądź roczna), w której skład wchodzą aplikacje biurowe oraz usługi chmurowe. Z racji tego, że rozwiązanie jest stale rozwijane, aktualizowane i wzbogacane o nowe funkcjonalności, subskrybenci usługi mają dostęp do najnowszych funkcji aplikacji, które są niedostępne dla użytkowników innych wersji Office (np. licencje „pudełkowe”). W zależności od posiadanego planu, użytkownicy mogą zainstalować pakiet aplikacji biurowych na 15 urządzeniach (5 komputerów, 5 tabletów, 5 smartfonów). W przypadku Office 365 licencjonowanie odbywa się per użytkownik, a nie per urządzenie. Więcej na temat różnic między wersją „pudełkową” Office a Office 365 odnajdziesz w tym artykule.
Licencje Office 365 można podzielić na te do użytku domowego, komercyjnego, dla instytucji edukacyjnych, rządowych i organizacji nonprofit. Chcąc wybrać odpowiedni plan dla firmy, należy się skupić na licencjach komercyjnych. Licencje te zostały podzielone przez Microsoft na trzy grupy:
- Office 365 dla małych i średnich firm;
- Office 365 dla przedsiębiorstw,
- Firstline Workers,
W tym artykule skupimy się na planach Office 365 dla firm, które są dedykowane dla małych i średnich firm.
Plany Office 365 dla małych i średnich firm
Źródło: https://products.office.com/pl-PL/compare-all-microsoft-office-products?tab=2&icid=CNavSoftwareOffice&activetab=tab%3ahomeorpersonal
Działalność gospodarcza, nawet prowadzona w domu, wymaga zakupu komercyjnych wersji oprogramowania. W segmencie małych i średnich firm (do 300 użytkowników) Microsoft wyróżnia trzy plany Office 365: Business Essentials, Business oraz Business Premium.
OFFICE 365 BUSINESS ESSENTIALS
Business Essentials jest najtańszym planem, którego można określić mianem „full cloud”. Nie uprawnia on do instalacji pakietu aplikacji biurowych lokalnie na komputerze – w zamian możliwe jest skorzystanie z przeglądarkowych wersji Word`a, Excel`a, PowerPoint`a, Outlook`a i OneNote`a. Aplikacje można zainstalować na 5 telefonach i 5 tabletach. Dodatkowo, plan ten posiada wiele usług online. Są to m.in.
- Exchange Online – hosting poczty email ze skrzynką pocztową o rozmiarze 50 GB,
- OneDrive dla firm – wirtualny magazyn o pojemności 1 TB pozwalający na przechowywanie i udostępnianie plików,
- SharePoint Online – centralne „miejsce” w firmie, które może pełnić rolę organizacyjnego repozytorium danych,
- Microsoft Teams – platforma do pracy zespołowej bazująca na czacie,
- Microsoft Planner – aplikacja do planowania i zarządzania zadaniami w firmie.
Powyższe informacje są dość ogólne i dostępne na stronie Microsoft`u. Całościowy zakres tego, co wchodzi w skład danego planu Office 365 oraz jakie są to wersje aplikacji, widoczne jest dopiero w Centrum Administracyjnym Office 365. Po przypisaniu użytkownikowi licencji Business Essentials widzimy, że w jej skład wchodzi jeszcze więcej aplikacji.
Zbierając zatem wszystkie informacje do jednego „wora” – wybierając Office 365 Business Essentials otrzymujemy:
- aplikacje Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) dostępne online,
- aplikacje Office możliwe do zainstalowania na 5 telefonach i 5 tabletach,
- Exchange Online (plan 1) – dostępny jest również Exchange Online plan 2 (jako samodzielny produkt lub w ramach planów E3 i E5). Zasadniczą różnicą między planem 1 a planem 2 jest fakt, że w planie 2 użytkownik otrzymuje skrzynkę pocztową o pojemności 100 GB. Porównanie planów Exchange Online znajduje się tutaj.
- OneDrive dla firm (plan 1) – OneDrive dla firm w planie 1 dostępny jest w planach Office 365 dla małych i średnich firm, jak również ProPlus i E1. Zapewnia on 1 TB pojemności w chmurze. Plany Enterprise E3 i E5 wyposażone są w OneDrive dla firm w planie 2 – pod pewnymi warunkami użytkownicy mogą uzyskać nawet 25 TB. Więcej na ten temat można odnaleźć na tej stronie.
- SharePoint Online (plan 1) – tak jak w przypadku OneDrive dla firm – SharePoint w planie 1 dostępny jest we wszystkich komercyjnych licencjach Office 365 z wyłączeniem planów Business i ProPlus. Plany E3 i E5 są wyposażone w SharePoint Online plan 2. Zestawienie oby dwóch planów usługi SharePoint Online znajduje się tutaj.
- To-Do (plan 1) – aplikacja To-Do służy do sporządzania osobistych list zadań „do zrobienia”, które dobrze synchronizują się z usługą Exchange Online. W związku z tym, w planach Office 365, w których Exchange Online występuje w planie 1 – aplikacja To-Do również będzie posiadać taki dopisek. Zatem, w przypadku planów E3 i E5 To-Do jest dostępne w planie 2, a w planie Business Essentials, Business Premium oraz E1 – w planie 1.
- Microsoft Forms (plan E1) – narzędzie służy do tworzenia ankiet i quiz`ów, które można potem udostępniać. W planie E1 występuje we wszystkich planach Office 365 dla małych i średnich firm oraz w ProPlus i E1. Microsoft Forms plan E3 występuje w Office 365 E3, a Forms plan E5 – w Office 365 E5,
- Microsoft Teams,
- Planner,
- Flow – usługa pozwalająca na automatyzowanie codziennych działań poprzez łączenie różnych aplikacji.
- PowerApps – usługa pozwalająca na tworzenie prostych aplikacji mobilnych, bez konieczności używania kodu programistycznego.
- Stream – aplikację Stream najlepiej oddaje stwierdzenie „wewnątrzfirmowy YouTube”.
- Kaizala – to komunikator, który jest dedykowany pracownikom niższego szczebla, umożliwiając szybką wymianę informacji. Aplikacja jest dostępna w języku angielski i to administrator usługi Office 365 decyduje o jej uruchomieniu. Więcej na temat aplikacji można odnaleźć tutaj.
- Sway – jest to aplikacja służąca to tworzenia szybkich prezentacji online.
- Yammer Enterprise – usługa stanowiąca firmową sieć społecznościową
- Delve – bardzo ciekawe rozwiązanie, które pomaga w odnajdywaniu dokumentów, nad którymi pracowaliśmy w ostatnim czasie. Dodatkowo, wyświetla również pliki, które współdzielimy z innymi osobami w organizacji.
- Pomimo tego, że na liście widnieje jeszcze Skype dla firm Online (plan 2) to nie jest on już dostępny dla nowo zakładanych tenantów (środowisk) Office 365. Funkcjonalność Skype dla firm została przeniesiona do aplikacji Microsoft Teams. Komunikat Microsoft głosi: „Od 1 października 2018 roku nowi klienci korzystający z usługi Office 365 z mniej niż 500 stanowiskami będą dołączani do usługi Microsoft Teams i nie będą mieć dostępu do usługi Skype dla firm Online. Dzierżawy, które już korzystają z usługi Skype dla firm Online, nadal będą mogły to robić (włącznie z inicjowaniem obsługi nowych użytkowników) do czasu ukończenia przejścia do usługi Microsoft Teams”.
OFFICE 365 BUSINESS
Plan Business można najbardziej utożsamiać z powszechnie znanym „pakietem biurowym Office”. Zawiera on aplikacje Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, które są również dostępne online (bez Publisher, Access i Outlook). Co więcej, licencja Office 365 Business daje użytkownikowi prawo do zainstalowania powyższych aplikacji Office na 15 urządzeniach, tj. 5 komputerach, 5 tabletach i 5 smartfonach.
Główną usługą chmurową, którą otrzymujemy po nabyciu powyższej licencji, jest OneDrive dla firm (plan 1) o pojemności 1 TB. Dodatkowo, użytkownik może korzystać jeszcze z Microsoft Forms (plan E1) oraz Sway.
OFFICE 365 BUSINESS PREMIUM
Licencja Business Premium to w zasadzie połączenie wcześniej opisanych planów, czyli Business Essentials oraz Business + kilka dodatkowych usług. Plan ten uprawnia do zainstalowania aplikacji biurowych na 15 urządzeniach (tak jak w przypadku planu Business). Standardowe aplikacje (z wyłączeniem Access`a i Publisher`a) są również dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Posiada również usługi chmurowe, które są dostępne w planie Business Essentials. Przypisując taką licencję użytkownikowi widzimy, że otrzymuje on dostęp do już wcześniej opisanych aplikacji i usług oraz:
- Microsoft Invoicing – aplikacja wchodzi w skład tzw. Business Center, do którego zalicza się dodatkowo Microsoft Connections i Microsoft Listings. Pomimo, że widnieje na powyższym screen`ie, to aplikacja, jak i cały wspomniany powyżej „pakiet”, na razie dostępna jest tylko w Kanadzie, Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii. Na dostępność w Polsce musimy jeszcze poczekać.
- Microsoft Staffhub – aplikacja służy do tworzenia harmonogramów pracy oraz zarządzania pracą zmianową pracowników „pierwszego kontaktu” (Firstline Workforce).
- Microsoft Bookings – jak sama nazwa wskazuje, usługa pozwala na wykonywanie różnego rodzaju rezerwacji. Szczególnie zainteresować się nią powinny osoby świadczące usługi, np. fryzjerzy.
- Outlook Customer Manager – jest to dodatek do aplikacji Outlook, ułatwiający organizowanie zadań, śledzenie wiadomości oraz rejestrację interakcji podjętych z klientem. Można go określić mianem „lekkiego” i bardzo podstawowego CRM-a.
- Office 365 Business Premium posiada również aplikację Delve. Kwestia Skype dla firm wygląda tak, jak opisano to przy planie Business Essentials.
Który plan Office 365 dla firm wybrać?
Wybór odpowiedniego planu Office 365 dla firmy z sektora MŚP nie jest łatwym zadaniem. Na podstawie powyższych opisów możemy zauważyć, że każdy plan ma trochę inną funkcjonalność. W związku z tym, przy wyborze odpowiedniej licencji warto rozważyć kilka istotnych kwestii, które mogą okazać się kluczowe.
MAM JUŻ ZAINSTALOWANY PAKIET OFFICE
Chcę rozszerzyć funkcjonalność pakietu Office, który mam obecnie zainstalowany – co zrobić? – w takiej sytuacji najlepiej sprawdzi się plan Business Essentials. Owszem, jeżeli chcemy rozszerzyć funkcjonalność posiadanego już pakietu Office o np. OneDrive dla firm to możemy dokupić samego OneDrive`a. Jednak, z ekonomicznego punktu widzenia, nie jest to opłacalne. W zbliżonej (jak nie tej samej) cenie dostępny jest Office 365 Business Essentials. Oprócz OneDrive`a dla firm, oferuje on Microsoft Teams, SharePoint czy Exchange Online. Należy jednak mieć świadomość tego, że Office 365 Business Essentials najlepiej współpracuje z najnowszą wersją pakietu Office, Office 2016, Office 2013 i Office 2011 dla komputerów Mac. Starsze wersje, tj. Office 2010 czy 2007, mogą współdziałać z usługą Office 365 z ograniczoną funkcjonalnością.
APLIKACJE STACJONARNE VS APLIKACJE PRZEGLĄDARKOWE
Czy potrzebuję zainstalować aplikacje Office na komputerze? – jest to jedno z zasadniczych pytań przy wyborze odpowiedniego planu. Standardowe aplikacje Office, czyli Word, Excel, PowerPoint, OneNote i Outlook są dostępne w planie Business Essentials tylko jako wersje online, za pośrednictwem przeglądarki. Jeżeli koniecznie potrzebujesz zainstalować wersje stacjonarne aplikacji na komputerze wybierz plan Business bądź Business Premium.
HOSTING POCZTY E-MAIL
Jeżeli zastanawiasz się nad przeniesieniem poczty do Exchange Online to nie myśl o planie Business. Owszem, możesz nadal hostować swoją pocztę w obecnym miejscu, jednak w ten sposób nie wykorzystasz potencjału jaki daje Office 365. Mam tu na myśli m.in. możliwość tworzenia współdzielonych skrzynek pocztowych czy udostępniania kalendarzy. Zatem – jeśli rozważasz migrację poczty do Office zastanów się nad wyborem Office 365 Business Essentials lub Business Premium.
EXCHANGE ONLINE – ZARZĄDZANIE POCZTĄ
Korzystanie z Exchange znacznie ułatwia zarządzanie pocztą. Dodając konto pocztowe do aplikacji Outlook nie musisz zagłębiać się w szczegóły kont (Pop3, IMAP). Po prostu podajesz swój adres e-mail, hasło i gotowe. Dodatkowo, możliwe jest tworzenie, wspomnianych wcześniej, współdzielonych skrzynek, które nie wymagają dodatkowej licencji. Udostępnianie kalendarzy oraz 50 GB pojemność skrzynki pocztowej – jeśli interesują Cię te funkcje to wybierz Business Essentials bądź Business Premium.
ONEDRIVE I SHAREPOINT
Wszystkie plany abonamentowe dla firm z sektora MŚP posiadają usługę OneDrive dla firm (plan 1). Dzięki temu, każdy użytkownik otrzymuje prywatny dysk internetowy o pojemności 1 TB, za pośrednictwem którego może udostępniać pliki innym osobą. Jednak, po dodaniu pliku jest on „prywatny” do momentu, aż go udostępnisz. W SharePoint cała grupa bądź członkowie zespołu mogą być jego właścicielami. Dodatkowo, można nadawać konkretne uprawnienia do plików, a nawet witryn. Pozwala to na określenie dostępów i praw do odczytu oraz edycji danych dokumentów. SharePoint może pełnić rolę firmowego repozytorium danych. Chcąc korzystać z aplikacji SharePoint należy dokonać wyboru między Office 365 Business Essentials a Business Premium.
ŚRODOWISKO SERWERA TERMINALI
Licencje dla małych i średnich firm nie obsługują środowisk serwerów terminali. Jeśli zależy Ci na tego typu rozwiązaniu (instalacja aplikacji Office na serwerze terminali) wybierz plan ProPlus, E3 lub E5.
DODATKI DO OFFICE 365 (CRM/ ERP)
W przypadku rozwijających się firm niebagatelną kwestią jest integracja pomiędzy różnego rodzaju systemami i aplikacjami. Plan Business Essentials oraz Business nie obsługują tzw. Office add-ins, które są dostępne na rynku, ani innych rozszerzeń. Dopiero Office 365 Business Premium pozwala na integrację z systemem ERP Microsoft Dynamics NAV/ Dynamics 365 Business Central czy też innymi rozwiązaniami z „rodziny” Dynamics 365. Dzięki integracji możliwe jest np. dodanie kontaktu do systemu ERP z poziomu Outlook`a czy też edycja listy zapasów w Excel`u. W tym przypadku, aplikacje biurowe oraz system ERP od jednego producenta (Microsoft) dają istotną korzyść biznesową.
Porównaj plany, wybierz właściwy, a jeśli masz wątpliwości – skorzystaj z …darmowej wersji testowej
Office 365 dla firm z sektora MŚP to zasadniczo trzy plany – Business Essentials, Business oraz Business Premium. Trzeba mieć jednak świadomość tego, że podział Microsoft na małe i średnie firmy oraz przedsiębiorstwa jest dość umowny. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby nieduża firma, a nawet freelancer, wybrała i zakupiła któryś z planów Office 365 skierowanych do przedsiębiorstw, czyli ProPlus, E1, E3 lub E5. Tak naprawdę najistotniejsze jest zapoznanie się z funkcjonalnością poszczególnych planów oraz zastanowienie się nad kluczowymi scenariuszami wykorzystania danych aplikacji w codziennej pracy.
Przykładowo, jeżeli planujesz w przyszłości, bądź już jesteś zdecydowany na migrację poczty oraz jej obsługę poprzez „desktopową” wersję aplikacji Outlook, ale nie masz zainstalowanego pakietu Office, to wybierz Business Premium. Gdy masz zainstalowany pakiet Office 2013, ale chciałbyś mieć możliwość korzystania z aplikacji SharePoint Online to najlepszym wyborem będzie Business Essentials. Jeśli chcesz korzystać z najnowszych wersji aplikacji Office stacjonarnie i nie interesują Cię usługi chmurowe to Office 365 Business sprawdzi się tutaj najlepiej. Analizując plany Office 365 dla małych i średnich firm przydatne może okazać się poniższe porównanie:
Dodatkowo, gdybyś nadal nie miał pewności, który plan Office 365 będzie najlepszy dla Twojej firmy, to istnieje możliwość uruchomienia 30-dniowej bezpłatnej wersji testowej.
