« powrót do strony głównej

Outlook Customer Manager – mini CRM dla małych firm

Autor: Michał Stasiak / Data publikacji: 07.05.2018 / Data aktualizacji: 20.08.2021

Narzędzie do zarządzania relacjami z klientem (CRM) pozwala mieć pod kontrolą wszystkie działania i interakcje z potencjalnymi oraz obecnymi klientami. O ile rozbudowane systemy CRM mogą być stosunkowo drogie na początku działalności biznesowej, to warto rozejrzeć się za prostymi rozwiązaniami. Jednym z nich jest Outlook Customer Manager – add-in do aplikacji Outlook – dostępny w ramach planu Office 365 Business Premium.

Co to jest Outlook Customer Manager?

Problemy organizacyjne trapią zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe firmy oraz indywidualne działalności gospodarcze. Bardzo łatwo jest zapomnieć o wysłaniu ważnej wiadomości e-mail, odpowiedzi lub przegapić termin zakończenia konkretnego projektu. Co gorsza – może to prowadzić do utraty szans, reputacji, a nawet wartościowych klientów końcowych. Oferowany przez Microsoft system ERP Dynamics 365 Business Central posiada moduł  CRM, który jest odpowiednim narzędziem dla przedsiębiorstw, które rozwiąże te problemy. Może być on jednak stosunkowo kosztowny dla małych firm. W związku z tym, gigant z Redmond wypuścił rozwiązanie dla przedstawicieli sektora małych przedsiębiorstw – Outlook Customer Manager.

Outlook Customer Manager to „lekkie” narzędzie typu CRM, które ułatwia organizowanie zadań, wiadomości e-mail, notatek i transakcji związanych z partnerami biznesowymi i klientami. Pozwala ono na śledzenie wszystkich szczegółów dotyczących klienta lub potencjalnego klienta oraz ich gromadzenie w jednym miejscu.

Aplikacja jest dostępna w ramach planu Office 365 Business Premium (niedostępna w wyższych planach), w przeglądarce lub jako dodatek do programu Outlook 2016. Jako add-in do programu Outlook, Customer Manager integruje się z pocztą e-mail, zadaniami, kontaktami i grupami Office 365. Wszystkie informacje o kliencie są wyświetlane tuż obok skrzynki odbiorczej programu Outlook, dzięki czemu można od razu wyświetlić szczegóły i informacje o kontakcie.

Zarządzanie relacjami z klientem

Praktycznie rzecz biorąc, Outlook Customer Manager pomaga w usprawnieniu przepływu informacji i uporządkowaniu wszystkich danych dotyczących określonego klienta. Dodatek jest wbudowany w Outlook 2016, co pozwala na pracę bez konieczności przełączania się między aplikacji. Co więcej, notatki i zadania można „kojarzyć” z firmami i klientami. Ponadto, narzędzie ułatwia dodawanie i wypełnianie danych o klientach poprzez automatyczne ich pobieranie z wiadomości e-mail.

Z kolei, kontakty biznesowe są powiązane z firmami, gdzie każda może mieć dowolną liczbę transakcji. Informacje o klientach i firmach można udostępniać innym członkom grupy Outlook Customer Manager, która jest automatycznie tworzona w organizacji Office 365.

Bądź zorganizowany

Jedną z najcenniejszych funkcji Outlook Customer Manager jest to, że sprawdza ona wiadomości e-mail pod kątem zapytań, a jeśli takowe odnajdzie – wyśle alert. Natomiast obecni klienci i działania ich dotyczące nie umkną uwadze dzięki ustawionym przypomnieniom, które informują o zaplanowanym spotkaniu lub zadaniu. Przegląd danych jest wyświetlany m.in. po kliknięciu w zakładkę „Dziś”, która określa priorytety informacji oraz wyświetla to, co jest najbardziej istotne do wykonania w pierwszej kolejności.

Drugim bardzo istotnym miejscem są „Transakcje”, które posiadają oś czasu. Jest ona automatycznie wypełniana odpowiednimi informacjami z programu Outlook, takimi jak powiązane wiadomości e-mail, czy zadania. Dodatkowo, działania z klientem mogą być dodawane ręcznie w formie posta, rejestru połączeń lub dziennika spotkań. Każda transakcja może zawierać dane na temat kwoty, priorytetu, daty zamknięcia i statusu.

Podsumowanie

Outlook Customer Manager wydaje się bardzo prostym narzędziem, jednak posiada szereg niezbędnych funkcjonalności i wykorzystuje nowe technologie (np. machine learning), które mogą pomóc firmom z sektora MŚP. Dodatkowo, jest on oferowany z szeregiem innych aplikacji (zobacz Office 365 Business Premium). Add-in pomaga organizować pocztę e-mail, notatki i oferty, a nawet przesyłać pliki, aby wszystko było przechowywane w jednym miejscu. Ponadto, aplikacja dostępna jest na urządzenia mobilne z systemem iOS, co umożliwia mobilną pracę, np. w przypadku podróży.

Skontaktuj się z nami




    *pole wymagane

    Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP - Dynamics 365 Business Central? A może interesuje Cię pakiet Microsoft 365 albo nasze rozwiązania Power Apps i Power BI? Potrzebujesz bezpłatnej konsultacji?

    Zostaw swoje dane,
    oddzwonimy błyskawicznie.

    Zaufali nam

    Partnerzy technologiczni