System ERP wykonuje szereg ważnych funkcji w przedsiębiorstwie. Ma możliwość integracji różnych działów w organizacji, usprawnienia pracy i komunikacji oraz dostarczenia użytecznych informacji. Wspomniane dane są niezbędne do sprawnego zarządzania i podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Kluczowe są tutaj raporty.
Niestety, wiele firm „kuleje” pod kątem raportowania. Doprowadza to często do utraty szans biznesowych, złej kontroli i podejmowania błędnych decyzji. Wpływa to również na czas reakcji na zachodzące problemy – akcja jest podejmowana dopiero, gdy stają się naprawdę poważne.
Ponadto, ręczne raportowanie pochłania ogromna ilość czasu i często powoduje błędy lub niedokładne dane. W najlepszym wypadku – raporty będą nieaktualne lub częściowo dokładne. Na szczęście, odpowiedni system ERP z funkcjami Business Intelligence jest w stanie zautomatyzować proces raportowania. Niewątpliwie, jest nim Microsoft Dynamics NAV / Business Central połączony z aplikacją Power BI. Symbioza ta ma wiele zalet.
Korzyści z raportowania
Dokładne decyzje operacyjne i strategiczne nie mogą być podejmowane bez najświeższych, odpowiednich i dokładnych danych:
Strategiczne podejmowanie decyzji
Dokładne dane są niezbędne do uzyskania informacji o tym, gdzie znajdowało się przedsiębiorstwo, gdzie się znajduje oraz dokąd zmierza. Brak wykorzystywania i tworzenia raportów na ten temat powoduje, że podejmowane decyzje bazują głównie na instynkcie i domysłach, co może być niebezpieczne. Strategiczne decyzje kształtują przyszłość twojej organizacji, dlatego tego typu działania mogą mieć tragiczne konsekwencje.
Lepsze planowanie i prognozowanie
Wszystkie działy muszą stale planować swoje działania oraz wykonywać prognozy – dzięki temu znają swój cel oraz do niego zmierzają. Praca z nieaktualnymi lub niedokładnymi informacjami może wpłynąć na niewłaściwe prognozowanie, a tym samym – utratę „kierunku”, w którym zmierzamy.
Szybkość
Właściwie przygotowane i aktualne raporty pozwalają na szybkie działanie i podejmowanie decyzji oraz reagowanie na problemy. Doprowadzi to również do szybszego wprowadzenia na rynek. Dobre raportowanie pozwala działom na szybszą reakcje na pojawiające się problemy oraz bycie zapobiegliwym.
Zwiększona wydajność
Dzięki odpowiedniemu raportowaniu i mierzeniu aktywności ludzie i zespoły osiągają lepsze wyniki. Dostęp do aktualnych danych na raportach jest doskonałym narzędziem zwiększającym wydajność i wydajność pracy. Pozwala to również wykrycie obszarów, w których ponosimy niepotrzebne koszty i ich wyeliminowanie.
Lepsza komunikacja
Dobre raportowanie pozytywnie wpływa na komunikację w zespole oraz każdy pracownik wie, co może poprawić w swoich działaniach. Raporty są szczególnie przydatne w komunikacji między poszczególnymi działami oraz kierownictwem.
Identyfikacja trendów
Raportowanie pozwala na zidentyfikowanie trendów, które mogą być szansami lub stanowić zagrożenie. Tego rodzaju spostrzeżenia dają szansę firmom na szybką reakcję na daną sytuacje.
Minimalizowanie strat
Brak terminowych raportów z aktualnymi danymi może doprowadzić do sytuacji, w której zanim zdamy sobie sprawę z jakiejś strata, na ogół jest już za późno. Raportowanie pomaga we wczesnym wykrywaniu strat i problemów, co umożliwia podjęcie działań prewencyjnych lub naprawczych.
Raporty w systemie ERP
System klasy ERP, którym jest Microsoft Dynamics NAV, oferuje szereg korzyści każdej organizacji, w tym funkcjonalność raportowania. W raportowaniu wspiera go również narzędzie Power BI, które można z nim zintegrować. Nie każdy system ERP posiada tego typu możliwości. Ponadto, z czasem nasz biznes ewoluuje, staje się coraz bardziej złożony, wchodzimy na nowe rynki, dlatego też dane nabierają coraz większego znaczenia. Wybór wspomnianych rozwiązań może się okazać najwłaściwszy i przyszłościowy.
Raporty finansowe
Sprawozdania finansowe były sporządzane od wieków, jednak, wraz z pojawieniem się systemów ERP, sposób ich przygotowywania uległ zmianie. Oprogramowanie sprawia, że tworzenie wielu raportów jest zautomatyzowane, dzięki czemu dane są dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich, którzy ich potrzebują. Co więcej, nie wymagają one już wkładu merytorycznego od księgowych i są przedstawiane odpowiednim osobom w łatwym do zrozumienia formacie.
Zapasy
Bardzo ważne jest, aby mieć dokładne i aktualne informacje o zapasach, najlepiej w czasie rzeczywistym. Co więcej, muszą one być łatwo dostępne. Dobre raportowanie w systemie ERP może zmniejszyć liczbę błędów dotyczących zapasów oraz wpłynąć na przyspieszenie dostaw.
Śledzenie sprzedaży
Dane sprzedażowe uzyskiwane w czasie rzeczywistym są bardzo istotne i pomocne przy podejmowaniu trafnych decyzji. Im bardziej widoczne i dostępne, tym lepsze wyniki sprzedażowe.
Pulpity nawigacyjne
Pulpity nawigacyjne są przeważnie specyficzne dla zadań lub działów oraz mogą być bardziej ogólne dla większej liczby osób. Są łatwe do odczytania i rozpoznania aktualnej sytuacji oraz danych historycznych. Można je skonfigurować np., aby dokonać pomiaru wydajności w odniesieniu do konkretnego celu.
Dashboard`y mogą być wyświetlane w obszarach wspólnych, a także są dostępne na większości urządzeń. Przy ich pomocy możliwe jest wyciągnięcie kluczowych danych na wierzch w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, można w nie kliknąć, aby wyświetlić więcej szczegółów.
Podsumowanie
Chcąc być konkurencyjnym na dzisiejszym rynku nie unikniemy sprawozdawczości oraz tworzenia raportów. Dzisiejsze środowisko biznesowe staje się coraz bardziej złożone. Dokładne raporty o aktualnych danych są niezbędne do szybkiego i dokładnego podejmowania decyzji. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest wysokiej jakości systemu ERP o funkcjonalności BI. Rozwiązaniem jest tutaj połączenie Microsoft Dynamics NAV i Power BI.
Źródło: http://www.inecta.com/blog/the-problem-with-insufficient-reporting-and-how-to-solve
