Produkcja na zamówienie to wiele powiązanych etapów: od rozmowy z klientem, przez planowanie i zakupy, po magazyn, halę i fakturę. Na każdym z nich można stracić czas, a razem z nim marżę. Podczas ProDays we Wrocławiu pokazaliśmy na żywo cały ten proces w Microsoft Dynamics 365 Business Central, uzupełnionym o Power Apps i sztuczną inteligencję. Sprawdźmy więc, co dzieje się od momentu, gdy klient składa zamówienie, aż do chwili, gdy możemy policzyć, ile naprawdę na nim zarobiliśmy.
Scenariusz jest prosty: wcielamy się w rolę firmy produkującej bramy przemysłowe. Każda brama jest inna, więc produkcja realizowana jest na zamówienie. Klient oczekuje dostawy 30 listopada, a naszym celem jest dowieźć termin i nie zepsuć planowanej marży.
Handlowiec natychmiast poznaje historię klienta
Zacznijmy od handlowca przygotowującego się do rozmowy z klientem. Powinien wiedzieć:
- Jak wygląda dotychczasowa sytuacja tego klienta?
- Czy nie zalega z płatnościami?
- Jaki rabat możemy dać?
Dziś te informacje są rozproszone w mailach, Excelach i głowach ludzi. A co, jeśli handlowiec w momencie wpłynięcia dużego zamówienia będzie miał urlop? Jeżeli wszystkie dane o kliencie zostaną w Excelu na jego komputerze, cały proces może utknąć w miejscu.
W naszym scenariuszu można to rozwiązać na dwa sposoby. Pierwszy to agent zbudowany w Copilocie i udostępniony w Teams. Wystarczy wpisać nazwę klienta i poprosić: „przygotuj wszystko, co muszę wiedzieć przed spotkaniem". Drugi to system CRM zbudowany w Power Apps, w którym podsumowanie klienta generuje się na żądanie jednym kliknięciem. Dane agent pobiera z ERP, Outlooka i innych źródeł ekosystemu Microsoft, więc są kontekstowe, a nie wklejone ręcznie.
System podpowiada też działania. Jeśli klient składa zamówienie, a ma przeterminowane należności, pojawia się przycisk „Wyślij" z gotowym mailem do działu księgowości, by podjął odpowiednie działania windykacyjne. Po jego kliknięciu mail trafia na odpowiednią skrzynkę, a aktywność zapisuje się na osi czasu klienta, razem z mailami, notatkami i telefonami.
Zamówienie: mniej czasu na wprowadzanie, więcej na klienta
Zamówienia wciąż często przychodzą mailem lub jako PDF. Jak je wprowadzić do systemu? Istnieją dwa scenariusze:
- Pierwszy jest standardowy. Klient dzwoni i prosi o „to samo, co na ostatniej fakturze". Copilot w Business Central w ciągu sekundy podpowiada fakturę z 13 października wraz z pozycjami. Handlowiec potwierdza i podaje oczekiwaną datę dostawy. Gdy zamówienie jest kompletne, system wysyła maila do działu planowania.
- Drugi sposób to w pełni autonomiczny agent, który dostał maila z kilkustronicową specyfikacją w PDF-ie i sam przygotował ofertę. Wychwycił przy tym numer zamówienia klienta zapisany drobnym drukiem i podpiął załącznik do dokumentu w ERP. To ważne, bo zdarza się, że klient później powołuje się na swój numer, a my go nie znamy.
Człowiek nadal zatwierdza ofertę. Jeśli klient odpowie „zgadzam się", oferta może zmienić się w zamówienie, jednak ostateczna decyzja powinna zostać po stronie użytkownika.
Czy zdążymy na 30 listopada?
To najważniejsze pytanie całego procesu. Żeby na nie odpowiedzieć, trzeba wiedzieć, z czego składa się wyrób (BOM), co mamy na magazynie, co trzeba kupić lub wyprodukować, jakie są moce produkcyjne i kiedy dostawca realnie dowiezie materiały.
W Business Central arkusz planowania zbiera wszystkie źródła zapotrzebowania: BOM-y, marszruty, stany magazynowe, spodziewane dostawy, a nawet kontrolę jakości. System zaproponował produkcję bramy, półprodukt (zespół mechaniczny) i zakup kompletu okablowania. Po zaakceptowaniu powstały dokumenty zakupu i produkcji.
Kolejnym krokiem jest potwierdzenie z dostawcami realnych terminów. Okazuje się, że okablowanie nie dotrze na koniec listopada, ale początek grudnia. Symulacja produkcji wzięła to pod uwagę i dała jednoznaczny wynik: nie zdążymy w terminie. System pokazał też, dlaczego: komplet okablowania nie jest dostępny wcześniej. To daje możliwość reakcji – można poszukać nowego dostawcy, albo negocjować z klientem nowy termin.
Sprawna obsługa magazynu
Kolejne etapy to przyjęcie towaru, rozlokowanie, pobranie na produkcję i wydanie klientowi. Dla każdego z nich istnieje w systemie dokument, który działa jak instrukcja dla magazyniera: co przyjechało, gdzie odłożyć (system podpowiada lokalizację), skąd pobrać (według FIFO, FEFO albo klasyfikacji miejsc) i dokąd dostarczyć.
Produkcja: dane z hali od razu trafiają do systemu
W standardowym Business Central produkcję rejestruje się w dzienniku produkcji. Dla operatora na hali to niepraktyczne, więc powstaje rola „kontrolera danych", który przepisuje dane z kartek do systemu, często z opóźnieniem.
Dlatego zbudowaliśmy Panel Produkcyjny w Power Apps. Operator widzi w nim tylko to, co mu potrzebne: swoje operacje, atrybuty wyrobu, komentarze planistów i zalecenia technologiczne.
W Panelu produkcyjnym można rejestrować:
- start i koniec pracy, przezbrojenia, operacje, przerwy i prace wewnętrzne, także te niezwiązane ze zleceniem,
- odbiór pierwszej sztuki: Panel blokuje produkcję, dopóki kontrola jakości nie zatwierdzi pierwszej sztuki po przezbrojeniu,
- braki z podaniem przyczyny,
- zużycie materiałów, a także zamówienie brakujących komponentów u magazyniera lub zakupów,
- kontrolę jakości z trendem pomiarów, przypomnieniami o terminie pomiaru i analizą AI, np. „pomiar poza tolerancją, wymagana reakcja".
Wszystkie dane trafiają do bufora zapisów produkcji, gdzie brygadzista może je sprawdzić, a następnie księgują się automatycznie. Największa wartość takiego rozwiązania jest w tym, że nikt nie czeka na przepisanie danych. Zamiast człowieka sprawdzającego zapisy lepiej mieć agenta, który porównuje odchylenia i informuje o problemie w czasie rzeczywistym.
Moment prawdy: ile naprawdę zarobiliśmy?
Po zakończeniu zlecenia system wycenił półprodukt i wyrób gotowy. Dostawca wystawił fakturę na 690 zł zamiast planowanych 600 zł, a koszty pracy maszyn i ludzi okazały się wyższe od planu. Po przeliczeniu kosztów planowany zysk 16% zamienił się w wynik ujemny.
Sedno leży w tym, że w jednym zintegrowanym systemie widać to dla każdego zlecenia, a w kolejnym kroku dla całej firmy. Wiesz, gdzie dokładnie pojawiają się problemy i czy to jednorazowy wypadek, czy powtarzalny problem. Może się okazać, że norma technologiczna jest zbyt optymistyczna i kalkulację trzeba zaktualizować.
AI czy zwykła automatyzacja?
Czy do tego wszystkiego trzeba sztucznej inteligencji? Nie zawsze. Jeśli mamy jeden szablon maila i wystarczy wstawić dane, wystarcza automatyzacja, która jest tańsza, bo zwykle mieści się w cenie licencji. AI warto włączać tam, gdzie trzeba coś zinterpretować lub spersonalizować: przeczytać maila, podsumować klienta, wykryć niepokojący trend.
Cały proces, od rozmowy z klientem do faktury, można prowadzić w jednym ekosystemie. Wtedy termin obiecujemy na podstawie realnych danych, a marżę możemy kontrolować na bieżąco.
Najczęściej zadawane pytania
Jak Microsoft Dynamics 365 Business Central wspiera proces produkcyjny?
Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala połączyć w jednym systemie sprzedaż, zakupy, magazyn, planowanie produkcji i rozliczanie jej kosztów. Arkusz planowania uwzględnia m.in. BOM-y, marszruty, stany magazynowe oraz spodziewane dostawy i na tej podstawie może zaproponować, co należy wyprodukować, a co kupić. Dzięki temu planista może ocenić możliwość realizacji zamówienia na podstawie aktualnych danych, a nie informacji z kilku niezależnych arkuszy czy systemów.
Jak Power Apps może usprawnić pracę na hali produkcyjnej?
Power Apps pozwala stworzyć prosty Panel Produkcyjny dopasowany do pracy operatora. Zamiast korzystać z rozbudowanego interfejsu ERP, pracownik może zobaczyć swoje operacje, zalecenia technologiczne i komentarze planistów oraz rejestrować m.in. czas pracy, przezbrojenia, braki, zużycie materiału czy wyniki kontroli jakości. Dane trafiają następnie do Business Central bez konieczności ręcznego przepisywania informacji z papierowych dokumentów.
Gdzie warto wykorzystać AI w procesie produkcyjnym?
Power Apps pozwala stworzyć prosty Panel Produkcyjny dopasowany do pracy operatora. Zamiast korzystać z rozbudowanego interfejsu ERP, pracownik może zobaczyć swoje operacje, zalecenia technologiczne i komentarze planistów oraz rejestrować m.in. czas pracy, przezbrojenia, braki, zużycie materiału czy wyniki kontroli jakości. Dane trafiają następnie do Business Central bez konieczności ręcznego przepisywania informacji z papierowych dokumentów.
Czy system ERP może pomóc ocenić, czy zamówienie zostanie zrealizowane w terminie?
Tak. Żeby wiarygodnie określić termin realizacji, trzeba uwzględnić m.in. dostępność materiałów, strukturę BOM, moce produkcyjne i rzeczywiste terminy dostaw. W scenariuszu opisanym w artykule system uwzględnił opóźnioną dostawę okablowania i wykazał, że zamówienie nie będzie gotowe w zakładanym terminie. Dzięki temu firma może wcześniej poszukać innego dostawcy lub uzgodnić z klientem nową datę dostawy.
Jak kontrolować marżę na zleceniu produkcyjnym?
Kluczowe jest porównywanie kosztów planowanych z rzeczywistymi kosztami materiałów, pracy ludzi i maszyn. W opisanym przykładzie wyższa cena zakupu komponentu oraz większe od planowanych koszty pracy sprawiły, że zakładany zysk na poziomie 16% zmienił się w wynik ujemny. Zintegrowany system ERP pozwala zobaczyć takie odchylenia dla konkretnego zlecenia i ocenić, czy były jednorazowym problemem, czy wskazują np. na zbyt optymistyczne normy technologiczne.
