W ciągu ostatniej dekady oprogramowanie klasy ERP ewoluowało zdecydowanie szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Tradycyjne rozwiązania implementowane na infrastrukturze lokalnej są konsekwentnie zastępowane przez „platformy” i narzędzia funkcjonujące w chmurze. Jednym z nich jest system Dynamics 365 Business Central, oferujący nowoczesny interfejs, ogromne możliwości integracyjne i funkcjonalności biznesowe. Zasadnicze pytanie jednak brzmi – ile kosztuje ten system ERP oraz jakie czynniki wpływają na jego cenę?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie czynniki wpływają na cenę systemu klasy ERP Dynamics 365 Business Central w chmurze w porównaniu z rozwiązaniem on-premises.
Koszty licencji systemu ERP Dynamics 365 Business Central
W zależności od wybranego sposobu wdrożenia – chmura lub on-premises – licencjonowanie systemu Dynamics 365 Business Central różni się od siebie. W przypadku instalacji on-premises (na własnej infrastrukturze serwerowej), licencje mogą być nabyte w modelu wieczystym (zakup jednorazowy) bądź w modelu abonamentowym (subskrypcja).
Decydując się na licencje „wieczyste” początkowy ich koszt może być stosunkowo wysoki, co jest uzależnione od ich ilości. Do tego należy doliczyć roczną opłatę „utrzymaniową” (tzw. Enhancement Plan), który wynosi 16% od wartości zakupionych licencji. Enhancement Plan jest obligatoryjny przez pierwszy rok – w kolejnych latach jest dobrowolny. Należy mieć jednak świadomość tego, że brak aktywnego Enhancement Plan uniemożliwia rozszerzenie jej o kolejnych użytkowników, czy dodatkowe obiekty. Więcej o korzyściach wynikających z posiadania aktywnego Enhancement Plan dla swoich licencji dowiesz się z artykułu “Dlaczego warto opłacać Business Ready Enhancement Plan (BREP)”.
Model abonamentowy daje klientowi prawo do użytkowania licencji przez okres dokonywania cyklicznych (miesięcznych) opłat. Są one kalkulowane na podstawie liczby użytkowników. Zaletą tego modelu jest możliwość zmniejszania, jak i zwiększania liczby użytkowników z miesiąca na miesiąc. W cenę licencji jest już wliczona opłata Enhancement Plan.
Dodatkowo, jeżeli nie posiadamy odpowiedniej infrastruktury serwerowej, to trzeba będzie w nią zainwestować. Nieoczywistym, a zarazem nie najmniejszym kosztem mogą się również okazać kwestie konserwacji sprzętu, utrzymania systemu (np. przeprowadzanie aktualizacji) i zasobów IT – wykwalifikowanych ludzi, którzy będą posiadać niezbędne umiejętności do wykonywania wspomnianych rzeczy.
W przypadku Dynamics 365 Business Central w chmurze (system działa w modelu Software as a Service) licencje są dostępne jako miesięczna/ roczna subskrypcja. Podobnie, jak w przypadku „subskrypcji on-prem`owej” – ilość licencji można zwiększać, jak i zmniejszać w zależności od potrzeb. Dzięki temu, koszty licencji są bardziej przewidywalne. Za całą sferę infrastruktury odpowiada Microsoft.
Odpowiedzialność za system i infrastrukturę
Oprogramowanie wdrożone lokalnie daje pełną kontrolę nad nim. Ma to swoje zalety i wady, niemniej jednak odpowiedzialność jest znacznie większa niż w przypadku rozwiązania chmurowego (SaaS). W przypadku systemu zainstalowanego na własnej infrastrukturze jesteśmy odpowiedzialni za wszystko – od konserwacji i utrzymania sprzętu, po poprawki i aktualizacje do nowszych wersji. Dodatkowo, ktoś musi to robić, co wiąże się z przeszkoleniem/ zatrudnieniem pracowników o odpowiednich umiejętnościach i kwalifikacjach. To wszystko generuje koszty.
W przypadku wersji SaaS znaczna część obowiązków „spada” na Microsoft, dając tym samym firmie konkretne oszczędności i czas na inne działania. Cały system znajduje się na platformie Azure, za którą odpowiada Microsoft. Daje to świetne możliwości integracyjne z innymi rozwiązaniami ekosystemu Microsoft. Co więcej, gigant z Redmond zapewnia zgodność z RODO, aby zapewnić bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie. Fakt faktem, wadą może się okazać chociażby brak dostępu do bazy danych oraz mniejsza elastyczność rozwiązania pod kątem modyfikacji.
Źródło: www.stack247.wordpress.com/2015/05/21/azure-on-premises-vs-iaas-vs-paas-vs-saas/
Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?
Diagnoza, analiza przedwdrożeniowa, wdrożenie, modyfikacje, szkolenia, wsparcie powdrożeniowe – usługi wdrożeniowe to temat „rzeka”. Tak naprawdę trudno jest z góry określić ich koszt. Jest on uzależniony od potrzeb i wymagań danej firmy zainteresowanej wdrożeniem. Po dokładnym określeniu zakresu projektu oraz funkcjonalności partner wdrożeniowy jest w stanie zaproponować konkretne rozwiązania, adekwatne do potrzeb i celów, które mają zostać osiągnięte w ramach projektu. Niektóre obszary na pewno będą możliwe do realizacji w ramach standardowej funkcjonalności systemu. Inne mogą wymagać modyfikacji lub integracji z już używanymi w firmie rozwiązaniami, a pozostałe – gotowych rozwiązań firm trzecich do systemu („tzw. rozwiązań ISV”). Są to elementy indywidualnie ustalane z każdym zainteresowanym przedsiębiorstwem, które kształtują koszt wdrożenia.
Koszty przejścia do Dynamics 365 Business Central
W przypadku firm, które nie posiadały wcześniej systemu ERP bądź posiadały inny niż Microsoft, sprawa jest jasna i ten punkt ich w zasadzie nie dotyczy. Jest on ważny jednak dla organizacji, które posiadają system Microsoft Dynamics NAV. Niezależnie od tego, czy planujemy „przejść” z obecnego rozwiązania Dynamics NAV on-prem do Business Central on-prem lub cloud – czas i koszty związane z tym procesem zależą od wielu czynników. Są to m.in.:
- aktualna wersja Microsoft Dynamics NAV,
- zakres funkcjonalny wykorzystywany do przeprowadzania procesów biznesowych,
- stopień zmian standardu systemu (ilość, rodzaj i stopień skomplikowania modyfikacji),
- pożądane ulepszenia,
- stan istniejącego kodu i danych,
- wymagania w zakresie migracji danych.
Proces „tranzycji” jest jednorazowy. Chcąc jak najlepiej się do niego przygotować należy udokumentować wszystkie niezbędne procesy zachodzące w firmie. Należy również zidentyfikować posiadane modyfikacje, zweryfikować, które są niezbędne do migracji, a które nie, oraz zdecydować, które dane należy zachować, a które usunąć. NAV24, jako doświadczony partner wdrożeniowy oprogramowania biznesowego Microsoft, może pomóc Ci w tym procesie, aby uczynić go tak płynnym, jak tylko to możliwe.
Podsumowanie
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie „ile kosztuje system ERP Dynamics 365 Business Central”. Jest to spowodowane tym, że wpływ na koszt całego projektu ma wiele czynników. Do najistotniejszych możemy zaliczyć koszt licencji (uzależniony od ilości i wybranego modelu wdrożenia), kwestia zakupu/ utrzymania infrastruktury IT oraz usługi wdrożeniowe (uzależnione od zakresu, wielkości projektu, itp.). Jeśli chodzi o kwestię „przejścia” z systemu Dynamics NAV na Business Central – nie ma jednego scenariusza działań, każdy przypadek należy rozpatrzyć indywidualnie.
Nawet jeżeli początkowe koszty prac związanych z wdrożeniem systemu w firmie wydają nam się spore, należy pamiętać o długofalowych korzyściach i zwrocie z inwestycji, jaki taka zmiana ze sobą przyniesie. Optymalizacja kosztów pracy, zwiększenie produktywności pracowników, łatwy dostęp do informacji, lepsza organizacja pracy i pełna kontrola nad wszystkimi procesami biznesowymi w firmie – to tylko część korzyści jakie niesie ze sobą wybór Dynamics 365 Business Central. Więcej o korzyściach pisaliśmy w artykule: 10 korzyści wynikających z wdrożenia Business Central.
