Na całkowity koszt wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie składa się wiele czynników. W dużej mierze to właśnie model implementacji danego rozwiązania determinuje ich rodzaj i cenę. W przypadku wdrożenia Dynamics 365 Business Central na infrastrukturze lokalnej – on-premises – do ceny za licencje dochodzi tzw. opłata Business Ready Enhancement Plan (BREP). Czym właściwie jest BREP oraz jakie korzyści przynosi jego regularne opłacanie?
Z tego artykułu dowiesz się:
– co to jest Business Ready Enhancement Plan (BREP)?
– jakie korzyści daje jego opłacanie?
Co to jest Business Ready Enhancement Plan (BREP)?
Business Ready Enhancement Plan, zwany powszechnie „BREPem” bądź „Enhancement Plan”, to roczna opłata abonamentowa, którą oblicza się jako 16% ceny cennikowej wartości licencji. Dotyczy to licencji „on-prem`owych” systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. BREP jest obligatoryjny w pierwszym roku i jest automatycznie doliczany do kosztów licencji w momencie jej zakupu. Po upływie 1-go roku BREP nie jest wymagany, aczkolwiek jego brak niesie za sobą istotne konsekwencje. Brak aktywnego Enhancement Plan powoduje, że nie jest możliwe dokupienie do licencji różnych rozszerzeń. Mowa tutaj m.in. o dodatkowych modułach, użytkownikach czy też obiektach (pages, code units, reports, xml ports).
W związku z powyższym, warto dobrze się zastanowić nad dalszym opłacaniem opłaty BREP po upływie obligatoryjnego pierwszego roku. Najlepiej obrazuje to przykład:
Firma X wdrożyła Dynamics 365 Business Central w modelu on-premises oraz zakupiła 15 licencji dla użytkowników, którzy będą pracować na systemie. Po roku firma X przestała opłacać BREP i nie płaciła go przez kolejne 365 dni. Po tym okresie, przedsiębiorstwo stwierdziło, że musi dokupić dodatkowych 5 licencji dla pracowników. Aby firma mogła to zrobić musi:
– wrócić do opłacania BREP wraz z wyrównaniem płatności za okres, w którym go nie uiszczała (365 dni; 19% od wartości 15 licencji),
– uiścić opłatę za 5 dodatkowych licencji dla kolejnych pracowników (po ich zakupie BREP będzie liczony jako 16% od wartości 20 licencji).
Ponadto, bez aktywnej opłaty Enhancement Plan firma z przykładu nie będzie mogła „podnieść” systemu do jego najnowszej dostępnej wersji.
Korzyści wynikające z opłacania Business Ready Enhancement Plan
Coroczne uiszczanie opłaty BREP przynosi wiele korzyści dla organizacji. Wymienić tutaj można m.in.:
– możliwość upgrade`u systemu do najnowszej jego wersji – jest to jedna z najistotniejszych korzyści wynikających z płacenia BREP. „Podnosząc” system do najaktualniejszej wersji uzyskujesz dostęp do nowych funkcji i możliwości. Dzięki temu, twoja firma pozostaje w czołówce technologicznej.
– możliwość zakupu dodatkowych licencji – mowa tutaj o licencjach dla nowych użytkowników, którzy mają mieć dostęp do systemu, jak również obiektach systemowych.
– zamrożenie wartości licencji – Microsoft utrzymuje poziom cen z dnia zakupu licencji podstawowej.
– dostęp do portalu dla klientów – Customer Source – specjalny, dedykowany portal Microsoft dla klientów. Zawiera niezbędne informacje na temat produktów Microsoft oraz linki do dokumentacji, jak również materiałów szkoleniowych.
– Cumulative Updates – oprócz możliwości upgrade`u do najnowszej wersji systemu, opłacanie Enhancement Plan daje dostęp do aktualizacji dystrybuowanych przez Microsoft. Okresowe update`y pozwalają zapewnić zgodność systemu oraz ulepszyć jego wydajność.
– możliwość przenoszenia licencji między środowiskami (on-premises do IaaS) – aktywny Business Ready Enhancement Plan pozwala na przeniesienie licencji ze środowiska lokalnego do modelu IaaS, w którym to dostawca odpowiada za całą infrastrukturę, tj. serwer, przestrzeń dyskowa, itp. Obecnie, dzięki wirtualizacji, najczęściej są to maszyny wirtualne (np. na chmurze Azure). W takim przypadku klient płaci za faktyczne zużycie mocy obliczeniowej maszyn.
Firma ma prawo do wszystkich wymienionych powyżej korzyści tak długo, jak długo opłaca Business Ready Enhancement Plan.
Korzyści z opłacania Business Ready Enhancement Plan
Podsumowanie
Roczna opłata Enhancement Plan, która stanowi 16% wartości licencji, jest obligatoryjna w pierwszym roku. Jest ona automatycznie aktywowana wraz z nabyciem licencji Dynamics 365 Business Central on-premises. Po upływie pierwszego roku nie trzeba jej opłacać, ale wiąże się to z wieloma niedogodnościami. Jeżeli będziemy chcieli „na szybko” dokupić kilka dodatkowych licencji, to bez aktywnej opłaty BREP nie będziemy w stanie tego zrobić. Patrząc dalej – nie będziemy mogli upgrade`ować naszego systemu do najnowszej dostępnej wersji. W związku z tym, ilość korzyści wynikających z posiadania aktywnego Enhancement Plan jest zdecydowanie większa oraz zapewnia bezpieczeństwo ciągłości pracy.
