Jak mawiał Heraklit, „jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”. Ta zasada doskonale sprawdza się również w świecie systemów ERP. Technologia nieubłaganie pędzi naprzód, a to, co jeszcze wczoraj było opłacalną inwestycją, dziś odchodzi w zapomnienie. Pierwotną wersję tego artykułu opublikowaliśmy w 2019 roku. Wyjaśnialiśmy w niej korzyści płynące z regularnego wnoszenia rocznej opłaty utrzymaniowej w przypadku posiadania systemu Dynamics 365 Business Central na własność (we własnej infrastrukturze serwerowej).
Od tamtego czasu świat technologii biznesowych przeszedł ogromną transformację. Zgodnie ze strategią Microsoft, w której prym wiodą rozwiązania chmurowe, Business Central jest obecnie dostępny jako rozwiązanie SaaS, natywnie integrujące się z pozostałymi usługami oferowanymi przez giganta z Redmond. Nie jest to jednak jedyna przewaga tego typu rozwiązania – można wręcz stwierdzić, że korzyści, o których pisaliśmy 6 lat temu, dziś uległy dezaktualizacji. Dzień 1 kwietnia 2025 można śmiało określić jako kolejną istotną datę w historii systemu ERP Dynamics 365 Business Central.
Od tego dnia nowe firmy, które chciałyby nabyć licencje na własność i wdrożyć go lokalnie – na własnym serwerze – nie mogą już tego zrobić. Innymi słowy – nie można już kupić Business Central na własność. Niemniej, jeśli z jakichś konkretnych powodów wymagane jest, aby system był zainstalowany i utrzymywany w infrastrukturze informatycznej klienta, można skorzystać z:
- Business Central On-Premises Subscription – firma uiszcza miesięczną opłatę za system i odpowiada za jego utrzymanie (konfiguracja, aktualizacje, itp.);
- Business Central Online (SaaS) – rozwiązanie chmurowe, które daje prawo dualności, tzn. umożliwia korzystanie z systemu lokalnie i we wspomnianej chmurze.
Co w przypadku, gdy już posiadasz Business Central On-Premises Perpetual, czyli licencje na własność? Odpowiedź jest prosta – możesz dalej z niego korzystać. Jednak jeśli będą potrzebne dodatkowe licencje lub obiekty celem wykonania modyfikacji w systemie, kluczowe będzie, czy posiadasz aktywny BREP. W tym miejscu warto przypomnieć sobie czym jest BREP oraz co wynika z jego opłacania.
Czym jest BREP i kto powinien go opłacać?
Business Ready Enhancement Plan (BREP) to roczna opłata utrzymaniowa, której Microsoft wymaga od posiadaczy Dynamics 365 Business Central On-Premises Perpetual. Wynosi ona 19% wartości licencji. Jej regularne uiszczanie umożliwia realizację różnych działań w zakresie systemu i sprawia, że:
- otrzymujesz dostęp do portalu dla klientów „Customer Source” – specjalny, dedykowany portal Microsoft dla klientów. Zawiera niezbędne informacje na temat produktów Microsoft oraz linki do dokumentacji, jak również materiałów szkoleniowych. Warto jednak podkreślić, że w przypadku wersji chmurowej jest sporo materiałów w sieci, zarówno od Microsoftu, jak i udostępnianych przez partnerów. Publikowane są w formie wpisów blogowych, jak i video tutoriali czy tipów (np. nasza seria „easyBC”).
- możliwość zakupu dodatkowych użytkowników – nie ma możliwości dokupienia licencji dla nowo zatrudnionych osób, jeśli nie masz aktywnego BREP-a. Może czasami dojść do sytuacji, w której, np. przez dwa lata firma nie zatrudniła nowych pracowników, więc przestała opłacać BREP. Pół roku od nieopłacenia okazuje się jednak, że potrzebujesz kupić kilka licencji. Wówczas musisz „wrócić na BREP”, co oznacza:
- opłatę 22% wartości licencji za pół roku, gdy BREP nie był aktywny,
- opłatę 19% za cały rok – ten, za który wstępnie opłata nie została uiszczona.
W przypadku usługi chmurowej licencje dla użytkowników można dokupić w dowolnym momencie, w zależności od potrzeb i nie jest to obwarowane żadną dodatkową opłatą.
- możliwość dokupienia dodatkowych obiektów systemowych – tutaj sytuacja w zakresie Business Central On-Premises Perpetual jest taka sama jak opisana wyżej – nie ma możliwości dokupienia dodatkowych obiektów, jeśli nie masz aktywnego BREP-u. W przypadku licencji chmurowej proces tworzenia modyfikacji do systemu jest nieco inny, niemniej nie występuje tutaj konieczność nabywania dodatkowych obiektów. W ramach licencji chmurowej, nabywasz 80 GB przestrzeni, a każdy dodatkowy użytkownik zwiększa ją o kolejne 3 GB.
- dostęp do nowych wersji systemu – opłacanie BREP daje prawo do wykonania upgrade’u do najnowszej wersji systemu, którą opublikuje Microsoft. Upgrade musi jednak zostać wykonany ręcznie. W przypadku Business Central Online masz gwarancję posiadania najaktualniejszej wersji systemu. Drobne, comiesięczne aktualizacje są wykonywane automatycznie przez Microsoft, a w przypadku dwóch dużych – półrocznych – administrator ma możliwość przetestowania nowości i ich wpływu na posiadane środowisko, zanim Microsoft je „wgra”. Jako partner wdrożeniowy monitorujemy przebieg aktualizacji, aby nasi klienci nie odczuli jakiegokolwiek przestoju czy trudności w korzystaniu z systemu.
- przenoszenie licencji między środowiskami (np. on-premises do IaaS) – w tym przypadku można prawie postawić znak równości między posiadaniem aktywnego BREP-a, a licencją w chmurze. Prawie, ponieważ w Business Central Online nie trzeba dopłacać do prawa dualności, które licencja chmurowa zapewnia w cenie. Dzięki niemu, nabywając rozwiązanie w chmurze i tak masz prawo instalacji systemu ERP w środowisku lokalnym czy w ramach Azure (IaaS). Jeśli masz licencje na własność to przenosić licencje również można, ale tylko pod warunkiem, że masz opłacony BREP.
Inne przewagi Business Central Online nad wersją on-premises
Abstrahując od opłaty BREP – Dynamics 365 Business Central w chmurze (SaaS) ma wiele innych zalet. Pierwsza z nich to łatwy dostęp do systemu. Nieważne czy używasz smartfona, tabletu, laptopa czy komputera stacjonarnego – uruchamiasz przeglądarkę i logujesz się swoim loginem i hasłem. Takim samym, które masz do Microsoft 365 oraz innych usług chmurowych wynikających z posiadanej licencji. Innym aspektem są dostępne formy zobowiązania. Business Central Online to subskrypcja, którą możesz opłacać miesięcznie lub rocznie. Dostępne jest również trzyletnie zobowiązanie, dzięki któremu otrzymujesz gwarancję ceny przez cały ten okres. Jesteś więc odporny na wszelkiego rodzaju podwyżki, które producent wprowadzi w tym okresie. Kolejny aspekt to asystent AI Copilot, który nie jest dostępny w przypadku wersji on-premises (niezależnie, czy to Business Central na własność czy subskrypcja). Co ważne, na obecną chwilę, Copilot w Business Central jest dostępny w cenie licencji, nie trzeba za niego dopłacać. Dostępne możliwości w zakresie Copilota opisywaliśmy w jednym z wcześniejszych wpisów na naszym blogu. Inną ogromną zaletą jest integracja z Microsoft 365 oraz Power Apps, Power BI i Power Automate. Prawdę mówiąc, temat integracji z tymi usługami to materiał na osobny artykuł. Niemniej, do przykładów integracji zaliczyć możemy:
- możliwość utworzenia przez handlowca oferty/ faktury i jej wysłanie mailem do klienta – wszystko to bez wychodzenia z Outlooka;
- weryfikacja należności – wgląd w historię płatności klienta, od którego otrzymujemy wiadomość – również z poziomu wspomnianego klienta pocztowego;
- edycja list nabywców, dostawców czy zapasów przy pomocy arkusza kalkulacyjnego Excel;
- udostępnianie danych pochodzących z systemu ERP w Teams – użytkownik nie potrzebuje licencji na Business Central, aby je przeglądać;
- linkowanie do dokumentów przechowywanych w SharePoint;
- osadzanie dashboardów Power BI w Business Central;
- rozbudowa standardowej funkcjonalności systemu ERP o dodatkowe moduły czy też poboczne rozwiązania w Power Apps, np. Panel Produkcyjny Nav24.
Podsumowanie
Dynamics 365 Business Central Perpetual On-Premises nie jest już możliwy do kupienia – to fakt. W związku z tym, nowi klienci nie będą nawet znać pojęcia „Business Ready Enhancement Plan”. Co w przypadku, gdy jesteś posiadaczem Business Central na własność i co roku stajesz przed koniecznością opłacenia BREP-u? Rozwiązania są dwa. Jeżeli chcesz pozostać w infrastrukturze On-Premises – opłacaj go dalej, aby mieć dostęp do wszystkich płynących z tego korzyści. Drugim rozwiązaniem jest przejście do wersji chmurowej, która daje większą wygodę i jeszcze więcej benefitów, takich jak zawsze aktualny system i nowoczesne rozwiązania niedostępne w systemach On-Premises.
Nie wiesz, które z proponowanych rozwiązań będzie dla Ciebie korzystniejsze? A może decyzja o przejściu do chmury już zapadła i szukasz wsparcia? Skontaktuj się z nami – doradzimy i pomożemy Ci we wszystkich procesach!
