Premium, Essentials, Team Members, a może Device? Co z Power Apps i Power Automate? Czy Microsoft 365 jest „w cenie”? Czy jest jakieś środowisko testowe, a może należy je dokupić osobno? Czy obowiązuje jakieś minimum licencyjne? Czy licencjonowanie przewiduje współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym? To tylko niektóre z pytań, które pojawiają na etapie analizy kosztów związanych z zakupem licencji do systemu ERP Dynamics 365 Business Central. Zapraszamy do kolejnego wpisu z serii „Kącik Licencyjny”, w którym przedstawiamy kluczowe zasady licencjonowania popularnego „BC” w chmurze oraz odpowiadamy na wymienione pytania.
Obszar licencyjny nie należy do ulubionych podczas rozmów o potencjalnym wdrożeniu systemu ERP w firmie. Widoczna niechęć do tego tematu sprawia, że często organizacje chcą mieć tę kwestię jak najszybciej załatwioną. Tym samym wszystkim użytkownikom w przedsiębiorstwie, nabywane są takie same licencje. Tylko po co, skoro posiadając już podstawową wiedzę w zakresie zasad regulujących korzystanie z danego produktu, jesteśmy w stanie wygenerować oszczędności? Ten kij – jak każdy - ma dwa końce. Z jednej strony licencjonowanie Dynamics 365 Business Central – i ogólnie Microsoftu – do przyjemnych nie należy. Z drugiej – daje całkiem sporo możliwości oraz jest cyklicznie zmieniane, dlatego dobrze jest mieć partnera wdrożeniowego, który odpowiednio doradzi w tym zakresie. Aby nieco rozjaśnić obraz, poniżej przedstawiamy 10 kluczowych informacji w zakresie licencjonowania Business Central w chmurze.
Brak minimum licencyjnego
Na początek aspekt, który dość często jest pomijany, gdyż bierze się go za pewnik. I faktycznie – na nasze szczęście – w przypadku Dynamics 365 Business Central również występuje. O czym mowa? O minimum licencyjnym, którego w Business Central nie ma. Oznacza to, że możemy nabyć tyle licencji pełnych, czyli zapewniających kompleksowy dostęp do systemu, ile potrzebujemy. Nie jest to wcale takie oczywiste, gdyż „starszy brat”, czyli Dynamics 365 Finance wymaga już zakupu 20 licencji na starcie, co znacznie podnosi koszt. Reasumując – wystarczy 1 licencja pełna i możemy korzystać z systemu ERP Microsoft.
Trzy typy licencji – cztery rodzaje użytkowników
Wspomniana wcześniej „licencja pełna” nie została wymieniona przypadkowo, bowiem licencjonowanie Dynamics 365 Business Central przewiduje:
- użytkowników pełnych – czyli licencja Business Central Essentials lub Premium. Użytkownik tego typu ma prawo do odczytu i edycji danych w systemie zaś różnice między Essentials a Premium sprowadzają się jedynie do zakresu funkcjonalnego – pełną listę odnajdziesz na jednej z naszych podstron. W skrócie – plan Premium pokrywa Essentials, a więc zawiera wszystkie moduły charakterystyczne dla systemu ERP oraz wzbogaca go o zarządzanie produkcją i serwisem.
- użytkowników limitowanych – Business Central Team Members. Licencja pozwala na odczyt danych dostępnych w ramach licencji Essentials lub Premium oraz wykonywanie wybranych czynności, np.: tworzenie ofert sprzedaży i zakupu, aktualizacja istniejących kartotek, rejestracja czasu pracy, raportowanie i analiza danych. Jest to zatem idealne rozwiązanie dla managerów czy też właścicieli, którzy chcą skorzystać z systemu raz na jakiś czas, aby zweryfikować dane. No i najistotniejsze – stanowi ułamek ceny użytkownika pełnego.
- licencja na urządzenie – Business Central Device. Możemy jej użyć w konkretnych scenariuszach, np. na komputerze/ urządzeniu typu POS w ramach punktu sprzedaży hurtowej lub detalicznej, w której odbywa się fakturowanie oraz rejestrowanie płatności. Możliwości wykorzystania przedstawia również przewodnik licencjonowania Dynamics 365.
Zewnętrzni księgowi
Prawdę mówiąc – jest jeszcze jeden typ licencji, które Microsoft przewidział w przypadku wdrożeń Dynamics 365 Business Central. Jest nią, tzw. licencja dla zewnętrznego księgowego, czyli External Accountant. Idąc za zapisami z przewodnika licencyjnego…
…możliwe jest uruchomienie do 3 licencji Business Central External Accountant, które przeznaczone są dla pracowników zewnętrznego biura rachunkowego. Mają one takie same prawa jak licencje Essentials/ Premium, ale z jedną różnicą – brak dostępu do administracji i ustawień związanych z użytkownikami. Najważniejsze – są to licencje darmowe.
Power Apps i Power Automate “w cenie”
Licencja Dynamics 365 Business Central Essentials lub Premium daje użytkownikowi pełny dostęp do funkcjonalności systemu ERP. Ale to nie wszystko, bowiem w ramach licencji otrzymuje on również prawo do korzystania z Power Apps, Power Automate, a nawet Power Pages. Oczywiście, ich zakres użycia zawężony jest do magicznego within same environment(s) as licensed Dynamics 365 application(s), niemniej – decydując się na wdrożenie automatyzacji lub dedykowanej aplikacji w Power Apps, która będzie współpracować z Business Central, warto poświęcić czas na analizę procesu z partnerem, ponieważ, być może posiadane licencje Business Central wystarczą i nie trzeba będzie nabywać dodatkowych. I tak też podchodzimy do wdrożeń dedykowanych aplikacji Power Apps, gdzie spotkanie jest pierwszym krokiem całego procesu budowy i implementacji rozwiązania.
Nauka, testy, działanie na co dzień – czyli o środowiskach Business Central słów kilka
W cenie licencji Essentials i Premium otrzymujemy również 3x środowisko testowe (tzw. sandbox) oraz 1x środowisko produkcyjne, na którym będziemy codziennie pracować. Dzięki temu, administrator lub partner świadczący usługi utrzymania, wsparcia i rozwoju jest w stanie w wyizolowanej przestrzeni wykonać, np. testy zmian funkcjonalnych i nowości, które Microsoft wprowadza do systemu w ramach dwóch dużych, półrocznych update’ów, odtworzyć błędy pojawiające się w środowisku produkcyjnym, aby pomóc je rozwiązać, zaś jedno ze środowisk testowych może pełnić rolę bazy szkoleniowej dla nowych pracowników, którzy będą dopiero stawiać pierwsze kroki w systemie. Co ważne – jeśli domyślna ilość środowisk to za mało to zawsze można dokupić kolejne środowisko produkcyjne, do którego dołączane są trzy testowe. Gdyby zabrakło nam miejsca w bazie (domyślnie mamy 80 GB per wszystkie środowiska + to, co „wniosą” poszczególne licencje użytkowników) to zawsze są tzw. licencje typu add-on, które można kupić, aby przestrzeń zwiększyć. Bardzo ważne w kontekście optymalizacji kosztów – możemy mieć różne typy licencji w danym środowisku. Oznacza to, że nasze środowisko produkcyjne mogą stanowić licencje Premium, ale już jeden z naszych sandboxów może mieć licencje Essentials, które są zdecydowanie tańsze (mieszanie w ramach jednego środowiska nie jest dozwolone).
Masz CRM? Business Central kupisz taniej
Licencje Dynamics 365 są licencjonowane w ramach modelu „base” i „attach”. Oznacza to, że niektóre rozwiązania Dynamics mogą stanowić bazę dla innych. Dzięki temu, jeżeli planujemy korzystać z dwóch lub więcej rozwiązań z tejże rodziny i ci sami użytkownicy mają mieć dostęp do każdego Dynamicsa to możemy sporo zaoszczędzić. Przykład:
- firma ma 30 osób;
- każdy użytkownik korzysta z Dynamics 365 Sales Enterprise (CRM);
- firma planuje wdrożyć Business Central w wersji Essentials;
- z Business Central będzie korzystać 20 użytkowników – każdy musi mieć pełny dostęp do systemu.
Zgodnie z poniższą tabelą mapowania – opisana firma może nabyć licencje Business Central Essentials jako tzw. „attach”, gdyż każdy z 20 użytkowników posiada Sales Enterprise, który może stanowić pod niego bazę. Co ważne – „attach” nie różni się funkcjonalnie od „base”. Chodzi o to, aby zaoszczędzić. Ile? Pisaliśmy o tym ostatnio w jednym z naszych wpisów blogowych.
Masz Microsoft 365? Masz dostęp do Business Central
Wraz z rozwojem Business Central, Microsoft cały czas pogłębiał i nadal pogłębia integrację z rozwiązaniami wchodzącymi w skład Microsoft 365 – w tym z Microsoft Teams. Jednym z efektów prac jest możliwość uzyskiwania dostępu do danych Business Central z poziomu Teams przez użytkowników z licencjami Microsoft 365, które Teams zawierają. Oczywiście, administrator musi wykonać pewną konfigurację, ale jest ona prosta i dobrze opisana w dokumentacji, w której odnajdziemy również, co taki użytkownik bez licencji Business Central może robić z udostępnionymi mu danymi biznesowymi.
Polska wersja systemu
Dynamics 365 Business Central jest rozwiązaniem międzynarodowym, który ma na celu kompleksową obsługę procesów firmowych, a więc fakturowanie, obsługę magazynu czy zarządzanie produkcją. Niemniej, każdy kraj ma różne regulacje prawne i finansowe. W związku z tym, warto mieć na uwadze fakt, że decydując się na Business Central, do ceny za licencje przyjdzie doliczyć również opłatę za spolszczenie do systemu, czyli tzw. Polską Lokalizację.
Co ze sztuczną inteligencją?
Copilot, czyli asystent AI Microsoftu, trafił do Business Central już jakiś czas temu. Już w ubiegłym roku pisaliśmy o tym, że może nam pomóc np. w tworzeniu opisów produktów, które posiadamy w systemie. Wystarczy załadować zdjęcie i podać kluczowe parametry, a Copilot przygotuje wersję roboczą, którą możemy zatwierdź, samodzielnie edytować lub… poprosić Copilota, aby to on dokonał zmian. W ramach pierwszej tegorocznej fali aktualizacji Microsoft ma w planie dodanie kolejnych funkcjonalności AI. Mowa przykładowo o:
- możliwości czatu z Copilotem z poziomu Business Central;
- szybszej analizie danych;
- generowanie wierszy oferty czy zamówienia sprzedaży na podstawie danych tekstowych z różnych źródeł, np. wiadomości e-mail czy pliku excel.
Najważniejsze – póki co (stan na kwiecień 2024), Copilot w Business Central jest dostępny w cenie licencji, nie trzeba go dokupywać osobno. Zatem – cieszmy się, testujmy i korzystajmy, ile się da, z nadzieją, że Microsoft nie wpadnie na pomysł, aby był on dodatkowo płatny w przyszłości.
Modyfikacje podstawowej funkcjonalności
Jako że omawiane rozwiązanie to system ERP w chmurze (SaaS), jest ono elastyczne pod kątem podatności na modyfikacje. Standardową funkcjonalność Business Central można rozszerzyć na kilka sposobów:
- poprzez gotowe rozwiązania firm trzecich dostępne na platformie Microsoft AppSource;
- poprzez stworzenie dedykowanej aplikacji w Power Apps, która ma na celu usprawnić obsługę danego procesu. Może to być np. Panel produkcyjny;
- poprzez przygotowanie modyfikacji programistycznej, czyli stworzenie tzw. rozszerzenia (extensions).
W związku z tym, nie musimy się obawiać, że subskrypcja w chmurze – z racji tego, że nie jest rozwiązaniem na własność – będzie mniej podatna na modyfikacje niż system w modelu on-premises (w infrastrukturze IT klienta).
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie i bierzesz pod uwagę Dynamics 365 Business Central – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który dobierze odpowiednie licencje i będzie w stanie przedstawić Ci ich szacunkowy koszt!
