Małe firmy poruszają się w chaotycznym środowisku, zarówno w obszarze biznesowym, jak i IT. Pod koniec 2023 roku wciąż borykały się z niestabilnością ekonomiczną oraz wątpliwościami dotyczącymi nowych osiągnięć w dziedzinie sztucznej inteligencji i automatyzacji. Dziś małe firmy muszą dbać o rozwój przy niewielkiej liczbie pracowników, jednocześnie walcząc z inflacją, podwyżkami stóp procentowych i niedoborami siły roboczej. Szukają również sposobu na wykorzystanie technologii generatywnej sztucznej inteligencji i automatyzacji. Narzędzia do automatyzacji dają niemal nieograniczone możliwości przyspieszenia procesów, które w małych firmach często wykonywane są ręcznie, zwiększając wydajność i ograniczając błędy ludzkie. Automatyzacja pozwala również pracownikom małych firm skoncentrować się na bardziej strategicznej pracy, co może zwiększyć zadowolenie i retencję pracowników.
Co wziąć pod uwagę, wybierając system ERP dla małej firmy
Doświadczone małe firmy dostrzegają technologie takie, jak systemy ERP z funkcjami automatyzacji i AI jako narzędzia pozwalające stawić czoła wyzwaniom. Według badania firmy IDC, 78% małych firm planuje zwiększyć wydatki na technologię w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Wybierając system ERP, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
- Poparcie ze strony pracowników i kierownictwa: kluczowe jest, aby pracownicy i zarząd wspierali wdrożenie systemu ERP. Z pewnością wśród wieloletnich pracowników małych firm znajdą się tacy, którzy nie są biegli w zakresie nowych technologii. Dlatego niezbędna jest edukacja personelu.
- Dostosowanie procesów biznesowych do systemu: systemy ERP działają lepiej bez znaczących modyfikacji. Dostosowanie procesów biznesowych w firmie do możliwości systemu pozwala na szybsze wdrożenie i może z czasem przynieść korzyści.
- Szkolenie: przed rozpoczęciem wdrożenia kluczowi pracownicy powinni zostać przeszkoleni w zakresie nowego systemu. Proces ten nie powinien być zbyt szybki, aby umożliwić pracownikom pełne zrozumienie i adaptację do nowych narzędzi.
- Systemy modułowe: moduły stanowią elementy składowe konfigurowalnych aplikacji, które są bardziej elastyczne i łatwiejsze w utrzymaniu niż oprogramowanie tworzone na zamówienie.
Trendy w systemach ERP dla małych firm
Aktualne trendy w małych systemach ERP obejmują:
- Elastyczne licencjonowanie: małe firmy rosną szybko i mają mniejsze budżety, więc elastyczne struktury opłat są kluczowe.
- Sztuczna inteligencja i automatyzacja: automatyzacja procesów, napędzana przez programy AI, może przyspieszyć pracę, zaoszczędzić pieniądze i zminimalizować błędy.
- Współpraca między systemami: firmy wdrażające system ERP po raz pierwszy często potrzebują innych technologii, takich jak CRM, MES i mobilne funkcje.
- Specjalizacja branżowa: Małe firmy często zwracają się ku systemom ERP dostosowanym do ich branży, szczególnie w przypadku branż złożonych lub podlegających ścisłym regulacjom.
Porady praktyczne dla wdrażających ERP
Rynek ERP szybko zmierza w stronę technologii, która umożliwia organizacjom konkurowanie i odnoszenie sukcesów w cyfrowym świecie. Oto kilka porad dla małych firm wdrażających system ERP:
- Analiza wewnętrzna: zastanów się, jakie problemy muszą zostać rozwiązane i jakie są obecne zasoby wewnętrzne.
- Wybór odpowiednich partnerów: wybierz dostawców i partnerów serwisowych, którzy zrozumieją potrzeby Twojej firmy.
- Zrozumienie fundamentów systemu: pytaj dostawców o architekturę systemu, dostępne API i narzędzia programistyczne.
- Aktywne uczestnictwo we wdrożeniu: bądź aktywnie zaangażowany w proces wdrożenia i zarządzaj zmianami, aby zapewnić płynne przejście do nowego systemu.
Aby system ERP wdrożony w małej firmie spełniał swoją funkcję w pełni, należy odpowiednio podejść do jego wdrożenia. Dobrze wykonana praca u podstaw: określenie i zrozumienie potrzeb, a także wybór systemu i partnera wdrożeniowego, jest gwarancją udanego wdrożenia.
