Sytuacja firmy przed wdrożeniem systemu Dynamics 365 Business Central
W trakcie swojego rozwoju firma wdrażała różne systemy informatyczne, które pokrywały wybrane obszary działalności. Niestety, z czasem wielość rozwiązań, które wzajemnie nie były powiązane, spowodowała chaos i rozproszenie danych. Wykorzystywane systemy były przestarzałe, a próba ich optymalizacji nieopłacalna. Skuteczne zarządzanie procesami stało się niemożliwe. Organizacja nie miała wystarczającej kontroli nad przeterminowanymi płatnościami, co wiązało się ze stratami. Proces decyzyjny w obszarze handlowym był wydłużony z powodu niedomagań wykorzystywanego oprogramowania. W związku z tą sytuacją przeciągał się czas oczekiwania klienta na wycenę. Nierzadko zdarzało się, że przesyłane przez handlowca zlecenie produkcyjne było niesprawdzone pod kątem technologicznym i kosztowym. W efekcie powodowało to sprzedaż poniżej kosztów wytworzenia lub ze zbyt niską marżą.
Wybór systemu ERP
Unicard podszedł do tematu wyboru systemu ERP, a także firmy wdrożeniowej, bardzo rzetelnie. Na początku drogi przeprowadzili dogłębne prace analityczne. Działania te miały na celu identyfikację potrzeb firmy pod kątem zarządzania istniejącymi, a także przyszłymi procesami. Kluczem było znalezienie systemu kompletnego, który pokryłby potrzeby przedsiębiorstwa w obszarach nie tylko produkcji, ale też dystrybucji i usług. Firma oczekiwała od systemu przemyślanych rozwiązań związanych z zarządzaniem procesami. Unicard wyszedł z założenia, że najlepszą opcją będzie maksymalne wykorzystanie dostępnych możliwości oprogramowania ERP i świadome dokonywanie modyfikacji w późniejszym terminie. Dopasowanie się do systemu było z ich perspektywy korzystniejsze, aniżeli wprowadzanie wielu zmian.
Po przeanalizowaniu możliwości niemalże 50 dostępnych na rynku systemów klasy ERP, Unicard wybrał system Microsoft Dynamics 365 Business Central w wersji SaaS. Bogata oferta chmurowa była istotnym czynnikiem wpływającym na podjęcie decyzji. Unicard od prawie 10 lat wykorzystuje rozwiązania chmurowe i nie posiada własnych serwerów. Długoletnie doświadczenie firmy w przechowywaniu danych w chmurze potwierdziło ich przekonanie o wygodzie i bezpieczeństwie takiego rozwiązania.
Wdrożenie Dynamics 365 Business Central i jego efekty
Wdrożenie systemu Business Central rozwiązało problem braku przepływu informacji i umożliwiło monitorowanie procesów od A do Z. Integracja wiedzy na poziomie płatności, finansów, sprzedaży i logistyki pozwoliła na 40% oszczędność czasu. Dzięki możliwości dodatkowej kontroli technicznej zleceń przez kierownika projektu, wyeliminowany został problem składania przez handlowców nierentownych lub niewykonalnych ofert. Poza oszczędnością pieniędzy, firma zredukowała liczbę reklamacji.
Bardzo istotną, z punktu widzenia prowadzenia biznesu, zmianą jest możliwość kontroli zdolności kredytowej klientów, co zdecydowanie obniża ryzyko transakcji. Przed wdrożeniem systemu Business Central nie było procedur zabezpieczających przed przeterminowanymi płatnościami. Obecnie firma ma możliwość wprowadzania limitów kredytowych oraz posiada procedury zabezpieczające płynność finansową. Dzięki temu zredukowano niemal do zera problem z zaległymi płatnościami. Kolejną rewolucyjną zmianą było wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Opisywanie i księgowanie dokumentów stało się szybsze i łatwiejsze. Zaawansowane raporty w Power BI przyczyniły się do dużej zmiany jakościowej w budżetowaniu zleceń. Firma ma lepszą kontrolę nad kosztami, dzięki czemu wie, jaka ilość sprzedaży była zbyt nisko wyceniana i może temu przeciwdziałać.
Firma Unicard ceni system Business Central za jego możliwość podążania za rozwojem firmy. Nie jest to gotowy produkt, a platforma, którą można modyfikować zgodnie z potrzebami, dodając kolejne moduły, opcje czy aplikacje. Dzięki temu przedsiębiorstwo może rozwijać funkcjonalności oprogramowania zgodnie z rosnącymi potrzebami. Z kolei indywidualnie dopasowywane dashboardy ułatwiają pracę z systemem.
,,Szukaliśmy Partnera, dla którego będziemy ważnym Klientem. Podczas spotkań z przedstawicielami Nav24 uzyskaliśmy pewność, że to doświadczony Partner, który nie obiecuje cudów, a rzetelnie przedstawia możliwości, zalety i wady tego systemu. Dzięki systemowi ERP udało nam się scentralizować procesy i wiedzę analityczną. Microsoft Dynamics 365 Business Central pokrywa nasze potrzeby we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy: produkcji, usług i dystrybucji. Obecnie Nav24 opiekuje się również naszym systemem. W ramach wsparcia i umowy serwisowej pomaga nam aktualizować system oraz dalej go rozwijać. Pragnę polecić firmę Nav24, jako dobrego Partnera biznesowego’’.
Tomasz Bednarski, Prezes Zarządu UNICARD S.A.
