Copilot w OneDrive dla firm – co potrafi?

Dla wielu z nas OneDrive to codzienność – to właśnie w nim przechowujemy pliki, umowy, raporty, prezentacje czy notatki ze spotkań. Problem w tym, że im więcej plików w nim gromadzisz, tym trudniej odnaleźć te, których potrzebujesz w danym momencie. Odpowiedzią na tą sytuację jest wprowadzenie do OneDrive asystenta AI Microsoftu – Copilota. Teraz, zamiast tracić czas na szukanie właściwego dokumentu i czytanie go „od deski do deski”, wystarczy zapytać Copilota o potrzebne informacje. W zamian otrzymasz zredagowaną odpowiedź zawierającą kluczowe dane oraz wskazane źródła – czyli pliki, z których Copilot korzystał komponując odpowiedź.

W tym wpisie przedstawiamy więcej funkcji Copilota w OneDrive, które mogą Ci się przydać w codziennej pracy biurowej. Zanim jednak zaczniemy – dwie ważne uwagi. Po pierwsze, opisywane funkcje są dostępne wyłącznie dla osób korzystających z płatnej licencji Copilota w wersji dla firm, czyli Microsoft 365 Copilot lub Copilot Business. Po drugie – skupiamy się na OneDrive dla firm (OneDrive for Business), a nie na darmowym odpowiedniku bądź wersji przeznaczonej do prywatnego użytku.

Czym jest Copilot w OneDrive dla firm?

OneDrive dla firm to kolejne miejsce, w którym spotkamy asystenta AI od Microsoft. Skoro OneDrive dla firm sam w sobie jest rozwiązaniem do przechowywania plików, pracy z nimi i ich udostępniania, to funkcje AI, które w nim spotkamy mają Ci pomóc tą pracę przyspieszyć i sprawić, że będzie przyjemniejsza. Przykładowo – zamiast klikać w kolejne dokumenty szukając niezbędnych danych wystarczy poprosić o to Copilota poprzez wydanie mu polecenia – prompta – lub zaznaczyć kilka plików i poprosić go o konkretne działanie, np. podsumowanie, porównanie, wyjaśnienie fragmentu tekstu czy nawet wersję audio.

Głównym celem, jaki przyświecał Microsoftowi wprowadzając Copilota do OneDrive, było ograniczenie tzw. pracy przygotowawczej – skrócenie czasu przeznaczanego na wyszukiwanie, otwieranie i porządkowanie plików, zanim w ogóle zabierzesz się za właściwe zadanie. Co ważne – w OneDrive dla firm odnajdziesz również pliki, które zostały Ci udostępnione przez inne osoby. Mimo, że nie jesteś właścicielem tych plików, to jednak masz do nich dostęp – to też sprawia, że możesz wykorzystać Copilota do pracy z nimi. Jeśli jednak nie masz żadnych uprawnień do plików pozostałych osób, to i Copilot nie będzie czerpał z nich wiedzy odpowiadając na Twoje pytania. Pełne spektrum Copilotowych funkcji w OneDrive jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej.

Copilot w OneDrive – dostępne funkcje

Praca z Copilotem – niezależnie czy z poziomu dedykowanej aplikacji, Outlooka, Worda, Teams – opiera się głównie na wydawaniu mu poleceń, czyli na promptowaniu. Niemniej, Copilot wprowadza do OneDrive’a kilka gotowych, zdefiniowanych funkcji, gdzie prompt nie jest potrzebny – wystarczy jedno, dwa kliknięcia. Do takich funkcji zaliczyć możemy:

• Podsumowywanie plików – jedna z najbardziej rozpoznawalnych funkcji Copilot, która dostępna jest również w Outlooku lub Microsot Word. W przypadku OneDrive dla firm, Copilot generuje streszczenie zawartości pliku – lub nawet kilku plików naraz – bez potrzeby ich otwierania. Obsługuje arkusze Excel, prezentacje PowerPoint, dokumenty Word oraz pliki PDF, w tym te, które ktoś Ci udostępnił lub które Ty udostępniasz innym. Wystarczy, że zaznaczysz interesujący Cię plik, klikniesz w symbol Copilota na pasku akcji i wybierzesz „Podsumuj”.

Funkcja sprawdzi się świetnie w scenariuszu, w którym np. dostajesz 40-stronicowy raport od działu sprzedaży tuż przed spotkaniem z zarządem i musisz się przygotować. Zamiast czytać go w pośpiechu, prosisz Copilota o podsumowanie najważniejszych wniosków i konkretnych liczb – w kilkanaście sekund masz gotowy skrót do wykorzystania na spotkaniu.

• Porównywanie plików – ta funkcja umożliwia Ci na porównanie do pięciu plików jednocześnie i wskazanie podobieństw oraz różnic. Stosując ją zaoszczędzisz czas, gdyż nie musisz otwierać każdego osobno i ręcznie tworzyć zestawienia. Świetnie sprawdzi się w scenariuszu, gdy gromadzisz oferty od potencjalnych dostawców, aby je porównać i wybrać najlepszą. To samo tyczy się sytuacji, w której rekrutujesz nową osobę do zespołu – możesz wykorzystać Copilota w OneDrive do porównania otrzymanych CV. Aby skorzystać z funkcji musisz wykonać analogiczne kroki jak w przypadku generowania podsumowania – zaznacz pożądane pliki, kliknij w Copilota na pasku z opcjami i wybierz „Porównaj pliki”.

Warto również rozważyć użycie tej funkcji w zakresie analizy kolejnych wersji umów czy porozumień, przeglądu dokumentów prawnych czy porównywania raportów finansowych z różnych okresów. Wszystko to sprowadza się do jednej, głównej korzyści – szybszej pracy.

• Tworzenie FAQ – to kolejna funkcja Copilota, która bywa traktowana „po macoszemu”, a drzemie w niej ogromny potencjał. Jest dostępna w momencie, gdy masz zaznaczony konkretny plik w swoim OneDrive. Do tej pory tworzenie tzw. sekcji „Najczęstszych pytań i odpowiedzi” wymagało od twórcy zapoznania się z konkretnym tematem, a następnie wymyślenia potencjalnych pytań i odpowiedzi na nie. Z Copilotem w OneDrive ta sama praca jest wykonywana w kilka minut. A w czym może się to przydać? Wyobraź sobie scenariusz, w którym firma produkcyjna zakupiła nową maszynę, której instrukcja to 500-stronnicowy PDF. Wystarczy, że umieścisz ten PDF w swoim OneDrive, klikniesz w symbol Copilota na pasku opcji i wybierzesz „Utwórz FAQ”. Po kilku minutach Copilot przygotuje Ci listę potencjalnych pytań i odpowiedzi, którą możesz później edytować – również z astystentem – wskazując mu konkretne obszary, w których powinien być, np. bardziej precyzyjny.

• Generowanie podsumowań audio – to następna opcja dostępna z poziomu menu kontekstowego Copilota. Asystent potrafi przygotować podsumowania audio w formie krótkiego podsumowania głosowego albo rozmowy dwóch „prowadzących” w stylu podcastu. Wszystko to na podstawie treści dokumentów Word, plików PDF oraz nagrań spotkań z Teams, które miały uruchomioną transkrypcję. Warto jednak zaznaczyć, że funkcja działa obecnie tylko dla treści w języku angielskim, a plik, na podstawie którego Copilot generuje podsumowanie audio musi mieć co najmniej 200 słów. Uruchomienie funkcji odbywa się poprzez zaznaczenie konkretnego pliku i wybranie opcji ze wspomnianego menu kontekstowego. Co ciekawe, gotowe nagranie możesz odsłuchać kontynuując pracę w innych aplikacjach i obsługiwać je za pomocą odtwarzacza. Podsumowania audio mają sens, np. gdy musisz przygotować się na spotkanie, na które jedziesz samochodem. Zamiast czytać dokument, włączasz jego podsumowanie audio i słuchasz najważniejszych wniosków w drodze.

• Udostępnianie agenta AI w OneDrive – jedna z ciekawszych funkcji Copilot w OneDrive. Oprócz wyżej wymienionych, Copilot w OneDrive umożliwia Ci utworzenie prostego agenta AI. Możemy tutaj przywołać przykład 500-stronnicowej instrukcji, do której Copilot utworzył nam sekcję najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi. Innym rozwiązaniem dla takiego obszernego dokumentu byłoby utworzenie prostego agenta AI z poziomu OneDrive’a – nie jest to skomplikowane, wystarczy kilka kliknięć. W momencie, gdy już będzie gotowy, możesz go udostępnić innym w dokładnie taki sam sposób, jak udostępniasz pliki – poprzez wysłanie linku.

Innym przykładem zastosowania może być agent AI, który zna wszystkie wewnętrzne procedury działu HR, i chcesz, aby cały zespół mógł zadawać mu pytania zamiast przeszukiwać dokumentację ręcznie. Udostępniasz agenta zespołowi, z jednoczesnym sprawdzeniem, że każdy członek zespołu ma dostęp do plików źródłowych, na których agent bazuje. Dzięki temu, raz przygotowaną „wiedzę” i logikę agenta możesz łatwo skalować na cały zespół, zamiast tłumaczyć procedury każdemu osobno.

Copilot w Onedrive dla firm – czy warto?

Jak widzisz, Copilot w OneDrive dla firm to nie gadżet – to zestaw konkretnych funkcji, które razem odciążają Cię z czasochłonnej pracy z plikami. Możesz błyskawicznie podsumować długi raport, porównać kilka wersji umowy bądź CV, zapytać o konkretną informację bez otwierania dokumentu, posłuchać podsumowania audio w drodze do pracy, udostępnić zespołowi gotowego agenta AI czy poprosić o przygotowanie listy najczęstszych pytań i odpowiedzi do obszernych instrukcji PDF. Każda z tych funkcji rozwiązuje inny, ale równie powszechny problem biurowej codzienności – nadmiar dokumentów, brak ustrukturyzowanego sposobu przechowywania i brak czasu.

Warto pamiętać, że Copilot to rozwiązanie, które wciąż jest rozwijane – Microsoft sukcesywnie wdraża nowe funkcje i rozważa zmiany limitów, takich jak liczba plików możliwych do jednoczesnego porównania czy obsługiwane formaty. Z drugiej strony, niektóre funkcje, jak podsumowania audio, na razie działają tylko dla treści w języku angielskim. Dobrze jednak samemu sprawdzić i ocenić, na ile Copilot jest w stanie pomóc w trakcie wykonywania codziennych zadań biurowych, a jest to możliwe poprzez skorzystanie z bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej Copilot Business dla 25 użytkowników, którą Microsoft udostępnił początkiem sierpnia.

Jeśli zainteresował Cię temat Copilota w OneDrive dla firm i czujesz, że może Ci pomóc w codziennej pracy lub chciałbyś go po prostu przetestować – skontaktuj się z nami wypełniając formularz kontaktowy na dole niniejszej strony. Doradzimy i pomożemy w uruchomieniu bezpłatnej wersji testowej rozwiązania.

Zachęcamy również do obejrzenia darmowego webinaru, w którym pokazaliśmy, jak można wykorzystać możliwości Copilota w praktyce.

@nav24

Copilot

Udostępnij: