Wiadomości e-mail z ważnymi komunikatami służbowymi przepadają w natłoku maili lub są ignorowane? Twój obecny intranet jest chaotyczny i nieintuicyjny? Personel traci sporo czasu na znalezienie informacji niezbędnych do pracy? Szukasz bezpiecznego narzędzia wspomagającego pracę zdalną? Jeśli na któreś z pytań odpowiedź jest twierdząca, to warto wdrożyć intranet na bazie SharePoint Online.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest intranet;
- jak uzyskać dostęp do SharePoint Online;
- dlaczego warto wdrożyć intranet oparty o SharePoint Online w swojej firmie;
- jak może wyglądać przykładowy model firmowego intranetu na bazie SharePoint Online.
Czym jest intranet?
Intranet to prywatna sieć używana przez organizację do dystrybucji informacji wśród pracowników firmy. Jest jednym z najbardziej popularnych kanałów komunikacji wewnętrznej wykorzystywanych w przedsiębiorstwach. Odpowiednio wdrożony i zasilony danymi jest miejscem, w którym pracownicy mogą uzyskać w wygodny sposób informacje ułatwiające im codzienną pracę. W najprostszej formie, intranet jest tworzony z technologiami dla sieci lokalnych, jednak już od dłuższego czasu wypierany jest przez rozwiązania chmurowe, które zapewniają dużą elastyczność i skalowalność. Jednym z najczęściej wybieranych na świecie rozwiązań do intranetu jest SharePoint. Dysponując subskrypcjami Office 365 / Microsoft 365, zawierającymi w sobie usługę SharePoint Online – otrzymujemy dostęp do narzędzia, na bazie którego możemy zbudować efektywny i wygodny intranet dla swojej firmy.
Jak uzyskać dostęp do SharePoint Online?
Aby uzyskać dostęp do SharePoint Online, wystarczy zaopatrzyć swoją firmę w subskrypcje Microsoft 365. SharePoint Online dostępny jest w planach Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium oraz w planach Enterprise E1, E3 i E5 dla dużych przedsiębiorstw. Ujednolicone środowisko pracy zapewnienia spójność informacji, synergiczność komunikacji oraz łatwą i bezpieczną administrację. Rozwiązanie dostępne jest również jako samodzielna subskrypcja w opcji Plan 1 (standardowa pojemność wynosi 1 TB plus 10 GB od każdego użytkownika, który ma przypisaną licencję) i Plan 2 (nieograniczony magazynem osobisty). Plany te zawierają w sobie również usługę OneDrive dla firm i Microsoft Lists. Rozwiązanie działa zarówno na komputerach stacjonarnych, laptopach, jak i na urządzeniach mobilnych oraz zapewnia bezpieczny dostęp do intranetu z każdego miejsca na świecie.
Źródło: https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/blog/2016/05/04/sharepoint-the-mobile-and-intelligent-intranet/
Dlaczego warto wdrożyć intranet oparty o SharePoint Online w swojej firmie?
SharePoint Online oferuje jedną z najbardziej elastycznych form intranetu oraz natywną integrację z pozostałymi elementami Office 365 / Microsoft 365. Integracja źródeł danych, m.in. z Microsoft Teams czy dokumentów OneDrive dla firm jest niezwykle prosta, a dodatkowe opcje automatyzacji procesów (na przykład przy użyciu usługi Power Automate) oraz raportowania (Power BI) dają ogromne możliwości. Pozwala na stworzenie nowoczesnego środowiska pracy oraz znacznie ułatwia adopcję i administrację. Kolejną niezwykle istotną jego zaletą zalet jest elastyczność i skalowalność. Jest to szczególnie istotne, zwłaszcza podczas dynamicznego rozwoju czy restrukturyzacji organizacji. Dzięki łatwemu zarządzaniu uprawnieniami można określić, do których zasobów mają dostęp poszczególni pracownicy, działy lub oddziały. Używany jest zarówno przez firmy zatrudniające kilku pracowników, jak i przez duże korporacje zatrudniające tysiące osób. Można go również dostosowywać do indywidualnych potrzeb, dzięki czemu możliwe jest stworzenie intranetu odpowiadającego na realne potrzeby przedsiębiorstwa. To najczęściej wybierane na świecie rozwiązanie do budowy intranetu. SharePoint Online regularnie zbiera nagrody w niezależnych rankingach i zestawieniach dla najlepszych sieci intranetowych.
Przykładowy model firmowego intranetu na bazie SharePoint Online
Aby zaangażować swoich pracowników, trzeba komunikować się jasno i skutecznie. Na podstawie doświadczenia oraz sprawdzonych modeli biznesowych wdrażamy gotowy intranet na bazie SharePoint Online. Oparty jest o gotowe, funkcjonalne i przetestowane moduły. Posiada przyjazny i nowoczesny interfejs, a jego obsługa jest niezwykle intuicyjna. Istnieje możliwość modyfikacji jego wyglądu i dostosowania logotypu, kolorystyki oraz czcionek zgodnie z wymaganiami firmy. Można go również rozbudować o dedykowane elementy.
Poniżej znajdują się opisy najbardziej popularnych modułów i funkcjonalności wdrażanego przez nas intranetu.
Strona główna
- Pozwala na zebranie najważniejszych informacji w jednym miejscu;
- Widok dopasowany jest do możliwości różnych urządzeń (komputery, tablety, smartfony);
- Logo, kolorystyka i czcionka mogą być spójne z systemem identyfikacji wizualnej firmy;
- Możliwość wyboru kilku wersji językowych.
Widok artykułu
- Łatwa i intuicyjna edycja oraz publikacja;
- Każdy artykuł może zostać oznaczony tagami;
- Przejrzysta lista wszystkich artykułów;
- Sekcja polubień i komentarzy (opcjonalnie redaktor może ją wyłączyć);
- Możliwość przypisania artykułu do konkretnych grup odbiorców.
Strony działów
- Każdy dział lub oddział może posiadać swoją witrynę, do której dostęp będą miały wszystkie osoby z organizacji lub tylko pracownicy danego działu lub wydziału;
- Wygląd spójny z portalem;
- Specjalna aplikacja umożliwiająca tworzenie dowolnej ilości witryn działowych – również po wdrożeniu.
Kontakty
- Zbiór firmowych danych kontaktowych zawierający podstawowe informacje o pracownikach;
- Szybka wyszukiwarka kontaktów;
- Indywidualna sekcja ulubionych;
- Dane mogą być wprowadzane automatycznie przez Active Directory lub Azure AD.
Wyszukiwarka
- Zaawansowana wyszukiwarka informacji i dokumentów;
- Możliwość wyszukiwania treści w dokumentach;
- Filtrowanie (według rodzaju treści, daty utworzenia lub modyfikacji);
- Możliwość obejrzenia wyników wyszukiwania w SharePoint.
Raport wykorzystania
- Dynamiczne raporty, które pozwalają analizować popularność poszczególnych modułów;
- Dostęp z poziomu bezpłatnej aplikacji Power BI Desktop lub usługi Power BI Pro.
To tylko część możliwości, jakie oferuje wdrażany przez nas intranet dla firm na bazie SharePoint Online.
Jeśli zastanawiasz się nad tego typu rozwiązaniem w swoim przedsiębiorstwie lub chcesz zakupić licencje – skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy.
