Codziennie rozmawiamy z firmami planującymi wdrożenie systemu ERP lub zmianę posiadanego rozwiązania. Niemal wszystkie skupiają się na funkcjonalnościach narzędzi, harmonogramie prac czy szkoleniach użytkowników. Zapominają o jednym - jeżeli w firmie panuje chaos, to nowy system go nie naprawi. O powodzeniu całego przedsięwzięcia bardzo często decyduje bowiem jakość danych przenoszonych do nowego środowiska.
Niezależnie od tego, czy planowana jest migracja do wyższej wersji ERP, przejście z lokalnej instalacji do chmury czy całkowita zmiana rozwiązania, dane stanowią fundament działania systemu. Nawet najlepsze oprogramowanie nie zapewni oczekiwanych korzyści, jeśli zostanie zasilone nieaktualnymi, zduplikowanymi lub błędnymi informacjami.
Z naszych doświadczeń projektowych wynika, że właściwie przeprowadzona migracja systemu ERP powinna obejmować nie tylko techniczne przeniesienie rekordów, ale również ich analizę, uporządkowanie oraz dostosowanie do nowego modelu działania firmy. W praktyce jest to często doskonała okazja do pozbycia się wieloletnich problemów związanych z jakością danych i niepotrzebnych zasobów informacyjnych.
Dlaczego jakość danych ma tak duże znaczenie przy migracji do ERP?
Każdy dział firmy - sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcję, finanse czy obsługę klienta - gromadzi i wykorzystuje jakieś dane. Jeżeli w starym systemie występują nieścisłości, błędy lub duplikaty, zostaną one przeniesione do nowego środowiska. Po czasie zauważycie, że mimo, iż system jest nowy, to cała reszta została "po staremu".
Konsekwencje słabej jakości danych mogą obejmować:
- błędne raporty zarządcze,
- problemy z realizacją zamówień,
- nieprawidłowe stany magazynowe,
- trudności w rozliczeniach finansowych,
- wydłużony czas pracy użytkowników,
- większe koszty utrzymania systemu.
Dlatego profesjonalna migracja ERP rozpoczyna się od dokładnej analizy zasobów informacyjnych firmy. W projektach realizowanych przez Nav24 szczególny nacisk kładziemy na ocenę tego, które dane warto zachować, które należy poprawić, a które można bezpiecznie usunąć jeszcze przed uruchomieniem nowego systemu.
Jakie dane najczęściej przenosi się do nowego systemu ERP?
Zakres migracji zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, wymagań biznesowych oraz rodzaju projektu. Inaczej wygląda migracja ze starszych wersji Dynamics NAV do Business Central, a inaczej zmiana systemu pochodzącego od innego producenta.
Dane podstawowe, czyli kartoteki klientów, dostawców i produktów
Najczęściej przenoszoną grupą danych są tzw. dane podstawowe (master data). Obejmują one:
- kartoteki klientów,
- kartoteki dostawców,
- indeksy produktów i materiałów,
- jednostki miary,
- cenniki,
- warunki płatności,
- informacje o lokalizacjach magazynowych.
Są to dane wykorzystywane na co dzień przez większość użytkowników. Ich kompletność i poprawność bezpośrednio wpływają na jakość pracy w nowym systemie.
Dane transakcyjne i otwarte dokumenty
Drugą grupą są dane transakcyjne, czyli informacje dotyczące bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Najczęściej migrowane są:
- zamówienia sprzedaży,
- zamówienia zakupu,
- dokumenty magazynowe,
- należności i zobowiązania,
- otwarte rozrachunki,
- stany magazynowe.
W przypadku projektów takich jak migracja do Business Central w chmurze często przenoszone są również wybrane dane historyczne związane ze sprzedażą i zakupami, jeśli są one potrzebne do analiz lub raportowania.
Dane historyczne i archiwalne – przenosić czy zostawić poza ERP?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań podczas projektów migracyjnych.
Wiele organizacji zakłada początkowo, że należy przenieść całą historię działania firmy. W praktyce takie podejście nie zawsze jest uzasadnione biznesowo. Im większy zakres danych historycznych, tym bardziej skomplikowany staje się projekt.
Dlatego warto rozważyć:
- przeniesienie wyłącznie danych z ostatnich kilku lat,
- pozostawienie części historii w archiwum,
- udostępnienie starego systemu wyłącznie do odczytu,
- wykorzystanie raportów i hurtowni danych do analizy starszych informacji.
Eksperci Nav24 podczas audytu systemu pomagają określić, które dane faktycznie będą potrzebne po uruchomieniu nowego rozwiązania.
Krok 1: Określ zakres migracji danych
Pierwszym etapem powinno być zdefiniowanie, jakie dane mają zostać przeniesione do nowego systemu.
Na tym etapie należy odpowiedzieć między innymi na pytania:
- Jakie procesy będą obsługiwane przez nowe ERP?
- Jakie dane są niezbędne od pierwszego dnia pracy?
- Które informacje mają znaczenie historyczne?
- Czy planowana jest jedynie aktualizacja systemu, czy pełna transformacja procesów?
Jeżeli realizowana jest migracja do wyższej wersji ERP, zakres migracji może być szerszy, ponieważ struktury danych często pozostają zbliżone. Przy zmianie systemu między różnymi dostawcami konieczne jest zazwyczaj bardziej szczegółowe mapowanie danych.
Krok 2: Przeprowadź audyt danych przed migracją
Audyt pozwala ocenić aktualny stan danych oraz zidentyfikować potencjalne ryzyka.
Podczas analizy warto sprawdzić:
- kompletność rekordów,
- występowanie duplikatów,
- poprawność adresów i danych kontaktowych,
- zgodność numeracji dokumentów,
- strukturę indeksów materiałowych,
- aktualność kontrahentów.
Audyt danych często stanowi element szerszej analizy systemu, konfiguracji oraz procesów biznesowych. Pozwala to ustalić, które obszary wymagają uporządkowania jeszcze przed rozpoczęciem właściwej migracji.
Krok 3: Ustal właścicieli danych i odpowiedzialność zespołu
Jednym z częstych błędów jest założenie, że za dane odpowiada wyłącznie dział IT.
W rzeczywistości najlepiej znają je użytkownicy końcowi. To oni wiedzą, które informacje są aktualne, jakie rekordy można usunąć i które dane mają kluczowe znaczenie dla działalności firmy.
Dlatego warto wyznaczyć właścicieli danych dla poszczególnych obszarów:
- sprzedaży,
- zakupów,
- finansów,
- produkcji,
- magazynu,
- kadr.
Jasny podział odpowiedzialności znacząco przyspiesza projekt i ogranicza ryzyko błędów.
Krok 4: Oczyść dane przed przeniesieniem do ERP
Czyszczenie danych to jeden z najważniejszych etapów całego przedsięwzięcia.
Przed migracją warto usunąć:
- nieużywane kartoteki,
- zdublowanych kontrahentów,
- nieaktualne produkty,
- błędne rekordy adresowe,
- niepotrzebne dane testowe.
Dobrą praktyką jest także ujednolicenie sposobu zapisu informacji. Dotyczy to między innymi nazw firm, jednostek miar, kodów pocztowych czy oznaczeń produktów.
Właśnie na tym etapie przedsiębiorstwa często odkrywają, jak wiele nieaktualnych danych zgromadzono przez lata pracy w starszych systemach.
Krok 5: Zmapuj dane ze starego systemu do nowego ERP
Mapowanie polega na określeniu, w jaki sposób dane ze starego systemu będą odpowiadały strukturom w nowym środowisku.
Przykładowo:
- jedno pole w starym systemie może zostać podzielone na kilka pól w nowym,
- część informacji może wymagać konwersji,
- niektóre dane mogą zostać zastąpione nową logiką biznesową.
Ten etap jest szczególnie istotny, gdy realizowana jest migracja systemu ERP pomiędzy różnymi platformami lub gdy firma przechodzi na nowoczesny model chmurowy.
W przypadku Microsoft Dynamics 365 Business Central konieczne bywa dostosowanie danych do aktualnych standardów i struktur wykorzystywanych przez platformę.
Krok 6: Przygotuj dane w odpowiednich szablonach i narzędziach
Po oczyszczeniu i zmapowaniu danych należy przygotować je do importu.
Najczęściej wykorzystuje się:
- pliki Excel,
- dedykowane narzędzia migracyjne,
- interfejsy integracyjne,
- standardowe pakiety konfiguracji Business Central.
Jako partner Microsoft wykorzystujemy sprawdzone procedury migracyjne, które pozwalają ograniczyć ryzyko błędów podczas importowania danych do nowego środowiska.
Krok 7: Wykonaj migrację testową i sprawdź wyniki
Migracja próbna pozwala wykryć potencjalne problemy jeszcze przed uruchomieniem produkcyjnym.
Podczas testów należy zweryfikować:
- poprawność importu danych,
- zgodność stanów magazynowych,
- poprawność rozrachunków,
- kompletność kartotek,
- działanie procesów biznesowych,
- jakość raportów.
Profesjonalna migracja ERP niemal zawsze obejmuje co najmniej jedną lub kilka migracji testowych. Dzięki temu użytkownicy mogą sprawdzić system w warunkach zbliżonych do rzeczywistych.
Krok 8: Zaplanuj migrację końcową i start systemu
Ostatnim etapem jest przygotowanie szczegółowego planu uruchomienia produkcyjnego.
W harmonogramie powinny znaleźć się:
- data zamrożenia danych,
- termin wykonania końcowej migracji,
- zakres odpowiedzialności członków zespołu,
- procedury weryfikacji danych,
- plan wsparcia użytkowników po starcie.
W projektach związanych z przejściem do chmury przygotowujemy szczegółowy scenariusz wdrożenia tak, aby ograniczyć ryzyko przestojów i zapewnić ciągłość działania biznesu. Proces obejmuje audyt, plan migracji, przeniesienie danych, szkolenia oraz wsparcie po uruchomieniu systemu.
Najczęstsze błędy przy przygotowaniu danych do migracji ERP
Na podstawie doświadczeń z projektów migracyjnych można wskazać kilka błędów, które regularnie wpływają na powodzenie wdrożeń:
- Odkładanie porządkowania danych na ostatnią chwilę.
- Brak właścicieli odpowiedzialnych za poszczególne obszary.
- Migracja wszystkich danych bez analizy ich przydatności.
- Pomijanie etapów testowych.
- Niedoszacowanie czasu potrzebnego na czyszczenie danych.
- Brak dokumentacji mapowania.
- Przenoszenie niepotrzebnych modyfikacji i procesów „1:1”.
Szczególnie ryzykowne jest bezrefleksyjne kopiowanie starego środowiska do nowego systemu. Projekty migracyjne powinny być traktowane jako okazja do optymalizacji procesów i eliminacji rozwiązań, które utraciły już swoją wartość biznesową. Takie podejście rekomendujemy również podczas aktualizacji starszych wersji Dynamics NAV i Business Central.
Kiedy warto skorzystać ze wsparcia partnera wdrożeniowego?
Wsparcie doświadczonego partnera jest szczególnie wartościowe, gdy:
- firma korzysta z wielu integracji i rozszerzeń,
- planowana jest migracja do wyższej wersji ERP,
- konieczne jest przeniesienie dużej ilości danych historycznych,
- organizacja przechodzi z wersji lokalnej do chmury,
- obecny system był intensywnie modyfikowany.
Partner wdrożeniowy pomaga przeprowadzić audyt, przygotować strategię migracji, ocenić ryzyka i przeprowadzić testy. W przypadku środowisk Microsoft Dynamics częstym elementem projektu jest także analiza rozszerzeń, konfiguracji oraz przygotowanie planu dalszego rozwoju systemu.
Twoja organizacja rozważa przejście na Business Central lub realizuje migrację do Business Central w chmurze? A może po głowach chodzi Wam zmiana partnera Microsoft Dynamics 365? W każdym z tych przypadków warto rozpocząć od szczegółowej analizy danych. To właśnie ona w największym stopniu decyduje o powodzeniu całego projektu.
Podsumowanie
Przygotowanie danych do wdrożenia ERP to znacznie więcej niż techniczny eksport rekordów i ich import do nowego systemu. To proces obejmujący analizę, audyt, oczyszczanie, mapowanie oraz wieloetapowe testy.
Dobrze przygotowana migracja systemu ERP pozwala nie tylko bezpiecznie przenieść informacje, ale także poprawić ich jakość i uporządkować procesy biznesowe. Niezależnie od tego, czy planowana jest migracja ERP do nowej platformy, przejście do chmury czy aktualizacja starszego rozwiązania, inwestycja w jakość danych zwraca się przez wiele lat po uruchomieniu systemu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy podczas migracji ERP trzeba przenosić wszystkie dane historyczne?
Nie. W wielu przypadkach bardziej opłacalne jest przeniesienie wybranej części historii oraz pozostawienie starszych danych w archiwum lub systemie tylko do odczytu.
Ile czasu zajmuje przygotowanie danych do migracji?
Zależy to od liczby danych, stopnia ich uporządkowania oraz złożoności procesów. Sam etap czyszczenia danych często zajmuje więcej czasu niż ich techniczne przeniesienie.
Co jest ważniejsze: migracja danych czy konfiguracja nowego ERP?
Oba elementy są istotne, jednak nawet najlepiej skonfigurowany system nie będzie działał prawidłowo na niekompletnych lub błędnych danych.
Czy migracja do chmury wymaga zmiany procesów biznesowych?
Niekoniecznie, ale jest to dobry moment na ich optymalizację. Wiele firm wykorzystuje przejście do chmury do uproszczenia procedur i rezygnacji z niepotrzebnych modyfikacji.
Kiedy rozpocząć przygotowanie danych do migracji?
Najlepiej już na etapie planowania projektu. Im wcześniej rozpocznie się audyt i porządkowanie danych, tym mniejsze ryzyko problemów podczas uruchomienia nowego systemu.
