Automatyzacja procesów sprzedażowych to jeden z kluczowych kierunków rozwoju nowoczesnych systemów ERP. Microsoft Dynamics 365 Business Central idzie o krok dalej, wprowadzając Sales Order Agent – wbudowanego agenta AI, który stanowi wsparcie procesu obsługi klienta pod kątem tworzenia ofert i zamówień sprzedaży. Funkcjonalność wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy zapytań klientów otrzymywanych drogą mailową, wyszukuje ich dane w systemie i prowadzi wieloetapowe konwersacje e-mailowe w celu wyjaśnienia szczegółów zapytania, gdy brakuje istotnych informacji lub dostępnych jest kilka opcji do wyboru. Agent AI przygotowuje też ofertę i wysyła ją, a po akceptacji przekształca w zamówienie sprzedaży.
Co ważne, agent nie działa całkowicie bez nadzoru – zawsze angażuje wyznaczonych użytkowników Business Central do przeglądania i zatwierdzania poszczególnych etapów zdefiniowanego procesu, w tym wszystkich wersji roboczych wiadomości e-mail przed ich wysłaniem do klientów. To połączenie automatyzacji i ludzkiej kontroli sprawia, że rozwiązanie jest zarówno wydajne, jak i bezpieczne. W niniejszym wpisie przyjrzymy się bliżej Sales Order Agent: czym dokładnie jest i jakie zadania potrafi wykonywać, jak działa oraz jak wygląda jego dostępność dla polskich firm. Dodatkowo, wskażemy w jaki sposób rozliczane jest jego użycie.
Czym jest i co potrafi Sales Order Agent w Business Central?
Sales Order Agent to asystent AI dostępny w systemie ERP Dynamics 365 Business Central. Poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji, agent automatyzuje proces obsługi zamówień sprzedaży, które spływają do Twojej firmy drogą mailową. Sales Order Agent potrafi przeanalizować treść wiadomości e-mail od klienta i rozpoznać, że klient chce otrzymać ofertę na konkretne produkty. W związku z tym, agent wyszukuje odpowiednie zapasy w systemie, sprawdza ich dostępności, a w razie potrzeby uwzględnia terminy dostaw lub proponuje alternatywy. Co ciekawe – jeśli wiadomość nie zawiera istotnych informacji (np. liczby sztuk, adresu dostawy), agent samodzielnie prosi klienta o doprecyzowanie poprzez wysłanie kolejnych wiadomości e-mail. Ostatecznie, po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji przygotowuje wycenę z wymienionymi produktami, uwzględniając pozostałe parametry takie jak ceny czy terminy dostaw. Utworzona oferta dostępna jest w formacie PDF oraz dołączana jako załącznik do odpowiedzi mailowej wysyłanej do klienta. Cały ten proces odbywa się automatycznie, przy minimalnym udziale użytkownika. Można powiedzieć, że Sales Order Agent działa jak wirtualny pracownik działu sprzedaży, który czuwa nad skrzynką e-mail i sprawia, że praca Twoich handlowców nie wymaga tworzenia pierwszej wersji oferty, skupiając się na weryfikacji poprawności działań wykonanych przez agenta AI. Dzięki temu oszczędzają oni czas, który mogą przeznaczyć na budowanie silniejszych relacji z klientami.
Zasada działania Sales Order Agent
Uczestnikami domyślnie zdefiniowanego procesu Sales Order Agent są:
- klient, który wysyła wiadomość e-mail z prośbą o ofertę,
- Sales Order Agent, który monitoruje skrzynkę mailową i odpowiada na otrzymane zapytania poprzez przygotowanie ofert i zamówień sprzedaży,
- użytkownik Business Central, który weryfikuje „poczynania” Sales Order Agent.
Z kolei, sam proces można opisać w kilku głównych krokach:
- Odbiór wiadomości od klienta – Sales Order Agent „wychwytuje” nieprzeczytaną wiadomość email w skrzynce, do której jest przypisany.
- Identyfikacja klienta – agent sprawdza nadawcę wiadomości pod kątem jego powiązania z istniejącymi kontami w systemie Business Central. Jeśli znajdzie – „wiąże” zamówienie z odpowiednią kartoteką klienta. Dzięki temu zna jego warunki płatności oraz potencjalne rabaty. W przypadku, gdy nie znajdzie powiązania – może poprosić użytkownika o założenie nowego klienta.
- Przygotowanie oferty – na podstawie danych zawartych w wiadomości mailowej od klienta, agent przygotowuje ofertę sprzedaży w formacie PDF. Oczywiście, na tym etapie agent sprawdza stany magazynowe pod kątem dostępności żądanych produktów przez klienta orz ustala najbliższy możliwy termin dostawy (w oparciu o mechanizm CTP: capable-to-promise). Wszystkie te aspekty podlegają weryfikacji ze strony użytkownika systemu. Może on zaakceptować ofertę w przygotowanej formie lub nanieść zmiany, jeśli zachodzi taka potrzeba.
- Wysłanie oferty do klienta – w momencie, gdy ostateczna wersja oferty zostanie zaakceptowana, agent tworzy treść wiadomości e-mail, do której dołącza ofertę w formacie PDF. Po akceptacji przez użytkownika zostaje ona wysłana do klienta.
- Finalizacja zamówienia – jeśli przedstawiona oferta odpowiada klientowi i otrzymałeś od niego mailowe potwierdzenie zamówienia, Sales Order Agent ponownie bierze się do pracy przekształcając ofertę sprzedaży w zamówienie sprzedaży w systemie. W kolejnym kroku przygotowuje treść nowego maila, do którego dołącza dokument zamówienia, a po akceptacji użytkownika Business Central wysyła do klienta.
Bardziej szczegółowy przebieg procesu przedstawia poniższy schemat:
Jak możesz zauważyć – każda akcja, którą Sales Order Agent chce wykonać, wymaga weryfikacji i akceptacji ze strony użytkownika. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad komunikacją z klientem, a jednocześnie większość rutynowej pracy wykonuje AI.
Copilot credits i dostępność w Polsce
O ile Sales Order Agent nie wymaga od firmy wykupienia osobnej licencji – jest bowiem dostępny w ramach licencji Dynamics 365 Business Central Essentials/ Premium – o tyle korzystanie z niego opiera się na wykorzystaniu tzw. kredytów. Każda akcja agenta, np. analiza maila, wygenerowanie odpowiedzi czy oferty zużywa określoną liczbę kredytów, a ich wykorzystanie jest odpłatne. Innymi słowy, im więcej i bardziej złożonych zadań wykonuje agent, tym więcej kredytów zostanie skonsumowanych – co przekłada się na opłatę za usługę. Zanim zaczniesz korzystać z Sales Order Agent, trzeba skonfigurować model rozliczeń dla Twojego środowiska Business Central oraz nabyć licencję dającą kredyty do wykorzystania Twojej firmie. Zgodnie z dokumentacją Microsoft, poszczególne akcje wykonywane przez Sales Order Agent konsumują następującą ilość kredytów:
*wspierane formaty załączników, które podlegają procesowaniu: PDF, PNG, JPG
Idąc dalej za dokumentacją Microsoftu – typowy proces obsługiwany przez Sales Order Agent zużywa około 14 kredytów. Przyjmując zakup licencji Copilot Studio (koszt około 2 400 dolarów/ rok), która uprawnia firmę do budowy własnych agentów i wykorzystania 25 tysięcy kredytów miesięcznie, w skali miesiąca Sales Order Agent jest w stanie zrealizować około 1 785 procesów związanych z obsługą klienta pod kątem komunikacji, tworzenia ofert i ich późniejszego przekształcania w zamówienia sprzedaży. Oczywiście, przy mniejszej skali przygotowywania dokumentów sprzedaży, za użyte kredyty możesz rozliczać się na podstawie rzeczywistego zużycia (tzw. model pay as you go), który będzie zdecydowanie korzystniejszy.
Warto również wspomnieć o kwestii języka polskiego w kontekście korzystania z Sales Order Agent w Business Central. Microsoft mocno zaznacza, że choć agenta można używać w innych językach niż angielski (z którym najlepiej sobie radzi), może on nie działać tak precyzyjnie, jak w językach w pełni wspieranych. Oczywiście, jeśli korzystasz z Business Central w polskiej wersji to interfejs Sales Order również zobaczysz po polsku, jednak jakość odpowiedzi i skuteczność rozpoznawania polskich nazw produktów czy sformułowań może być nieco niższa.
Czy warto skorzystać z Sales Order Agent w Business Central?
Sales Order Agent został stworzony po to, by oszczędzić Twój czas i usprawnić pracę osób odpowiedzialnych za obsługę klienta. Dla firm z sektora MŚP, gdzie każdy pracownik często pełni wiele ról, automatyzacja = korzyść. Do korzyści wynikających z zastosowania Sales Order Agent można zaliczyć:
- Szybsza obsługa zamówień – agent potrafi przygotować ofertę w ciągu kilku minut od otrzymania maila, co przyspiesza proces sprzedaży i sprawia, że klient jest błyskawicznie obsłużony. Według Microsoft, wykorzystanie Sales Order Agent przekłada się na wyższą efektywność działania i oszczędność kosztów, a także pomaga radzić sobie z większą liczbą zamówień bez zatrudniania dodatkowych osób.
- Lepsza obsługa klienta – agent działa nieprzerwanie w tle, co sprawia, że jeśli klient wyśle zamówienie, np. po godzinach pracy biura to rano przygotowana oferta już może na Ciebie czekać. To skraca czas oczekiwania klienta na ofertę. Co więcej, agent proaktywnie wchodzi w interakcje z klientem, który potrzebuje dodatkowych informacji w zakresie oferty, której oczekuje klient.
- Pełna kontrola nad procesem – mimo że agent działa autonomicznie, cały czas trzymasz rękę na pulsie i możesz zweryfikować działania agenta na poszczególnych etapach procesu obsługi klienta. To też sprawia, że nic nie dzieje się bez Twojej wiedzy.
Nie ulega wątpliwości, że Sales Order Agent sprawdzi się idealnie w przypadku firm, które otrzymują sporo zapytań ofertowych i zamówień od klientów (np. hurtownia, dystrybutor, producent współpracujący z sieciami sklepów). Dla tego typu przedsiębiorstw, wspomniany agent może być „wybawieniem”, przyspieszając proces przygotowywania ofert i zamówień sprzedaży. W ten sposób nawet niewielki zespół jest w stanie obsłużyć większą liczbę zamówień bądź skupić się na budowaniu lepszych relacji z klientami.
Zainteresował Cię temat Sales Order Agent w Dynamics 365 Business Central? Czujesz, że AI może być dla Twojej firmy szansą na usprawnienie procesów? Chciałbyś zweryfikować funkcjonalność Sales Order Agent w Business Central lub sprawdzić i przetestować Copilota w firmie, ale masz wiele obaw i pytań lub po prostu nie wiesz, jak się za to zabrać? Chętnie porozmawiamy i pomożemy! Wystarczy, że wypełnisz formularz kontaktowy na dole niniejszej strony i umówisz się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest Sales Order Agent w Business Central i jakie zadania automatyzuje?
Sales Order Agent to wbudowany agent AI w systemie Dynamics 365 Business Central, który automatyzuje obsługę przychodzących zapytań ofertowych i zamówień sprzedaży składanych drogą mailową. Agent monitoruje przypisaną skrzynkę e-mail, analizuje treść wiadomości od klientów, wyszukuje produkty i sprawdza ich dostępność magazynową, a następnie przygotowuje ofertę sprzedaży w formacie PDF i wysyła ją do klienta. Jeśli klient potwierdzi zamówienie, agent przekształca ofertę w zamówienie sprzedaży i informuje o tym klienta kolejną wiadomością. Każdy z tych kroków wymaga zatwierdzenia przez użytkownika Business Central, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem.
Czy Sales Order Agent w Business Central wymaga osobnej licencji?
Sales Order Agent nie wymaga zakupu dodatkowej licencji – jest dostępny w ramach standardowych licencji Dynamics 365 Business Central Essentials oraz Premium. Korzystanie z agenta wiąże się jednak z zużyciem tzw. kredytów (Copilot credits), które są płatne. Każda akcja agenta – analiza maila, wygenerowanie oferty, przygotowanie odpowiedzi – konsumuje określoną liczbę kredytów. Typowy, pełny proces obsługi jednego zapytania zużywa około 14 kredytów. Firmy mogą rozliczać się w modelu pay-as-you-go lub nabyć licencję Copilot Studio z pulą 25 000 kredytów miesięcznie, co przy typowym zużyciu pozwala obsłużyć około 1 785 procesów w ciągu miesiąca.
Dla jakich firm Sales Order Agent w Business Central przyniesie największe korzyści?
Sales Order Agent sprawdza się najlepiej w firmach, które regularnie obsługują dużą liczbę zapytań ofertowych i zamówień przychodzących e-mailem – czyli przede wszystkim w hurtowniach, firmach dystrybucyjnych oraz u producentów współpracujących z sieciami sklepów lub wieloma odbiorcami B2B. Dla takich przedsiębiorstw automatyzacja rutynowej pracy związanej z przygotowywaniem ofert oznacza, że niewielki zespół sprzedażowy jest w stanie obsłużyć znacznie większy wolumen zamówień lub uwolnić czas handlowców na budowanie relacji z klientami. Firmy, które otrzymują tylko sporadyczne zapytania, mogą skorzystać z modelu pay-as-you-go, unikając stałych opłat.
Jak Sales Order Agent weryfikuje dane klienta i sprawdza dostępność produktów?
Po otrzymaniu wiadomości agent w pierwszej kolejności identyfikuje nadawcę i szuka jego powiązania z istniejącymi kartotekami klientów w systemie Business Central. Jeśli znajdzie dopasowanie, automatycznie przypisuje zapytanie do właściwego klienta i uwzględnia jego indywidualne warunki handlowe – ceny, rabaty, terminy płatności. Następnie na podstawie treści maila wyszukuje żądane produkty, sprawdza ich dostępność magazynową i ustala najbliższy możliwy termin dostawy w oparciu o mechanizm CTP (capable-to-promise). Jeśli klient nie podał wszystkich niezbędnych danych – np. ilości czy adresu dostawy – agent samodzielnie wysyła do niego wiadomość z prośbą o uzupełnienie brakujących informacji.
Czy Sales Order Agent w Business Central obsługuje język polski?
Sales Order Agent może być używany w języku polskim – interfejs agenta w polskiej wersji Business Central wyświetla się po polsku. Microsoft wyraźnie jednak zastrzega, że agent jest zoptymalizowany przede wszystkim pod kątem języka angielskiego i w innych językach może działać mniej precyzyjnie. W praktyce oznacza to, że skuteczność rozpoznawania polskich nazw produktów, sformułowań w treści wiadomości czy specyficznych zwrotów handlowych może być nieco niższa niż w przypadku korespondencji prowadzonej w języku angielskim. Jest to istotna informacja dla polskich firm, które planują wdrożenie agenta w środowisku wyłącznie polskojęzycznym.
Źródła:
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/sales-order-agent
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/sales-order-agent-process?toc=/dynamics365/business-central/toc.json
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/faqs-sales-order-taker-agent
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/administration/tenant-admin-center-manage-consumption-billing
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/release-plan/2024wave2/smb/dynamics365-business-central/use-copilot-agent-capabilities-automate-sales-order-taking-process
