Powody zmiany systemu ERP
Dotychczasowy system ERP, wdrożony w 2003 roku, wymagał korzystania z wielu niezintegrowanych narzędzi. Dział finansowy nie miał wglądu w istotne dane. Z kolei dział IT musiał poświęcać wiele czasu na transfer informacji między rożnymi systemami. Dodatkowo, konieczność tworzenia własnych rozwiązań, takich jak program do zarządzania produkcją, pokazała niedoskonałości poprzedniego ERP.
Wybór nowego systemu
Nowy system miał przyspieszyć rozwój firmy i zbudować przewagę nad konkurencją. Ważne było dopasowanie do specyficznych wymagań Jiffy Packaging oraz możliwość dalszego rozwoju systemu. Wybór padł na Dynamics 365 Business Central ze względu na to, że firma korzystała już z narzędzi Microsoft 365. Jednym z czynników decydujących była integracja z Microsoft Excel i Power BI. Istotna okazała się także możliwość rozszerzenia systemu o WMS i Panel Produkcyjny. Nav24 został partnerem wdrożeniowym przede wszystkim ze względu na dużą responsywność i dobre zrozumienie potrzeb biznesowych Jiffy Packaging.
Podejście do wdrożenia systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central
Przygotowanie do wdrożenia rozpoczęło się dużo wcześniej. Założenia projektu były konsultowane z pracownikami firmy. Mając w perspektywie pozytywne zmiany na poziomie usprawnień pracy, jakie przyniesie ze sobą wdrożenie Business Central, z optymizmem podchodzili oni do tej zmiany. Sam proces wdrożenia przebiegł bardzo sprawnie, a konsultanci Nav24 wspierali firmę na każdym etapie.
Wdrożone rozwiązania
W oparciu o potrzeby firmy Jiffy, zdecydowano się na wdrożenie systemu Business Central wraz z szeregiem dodatkowych rozwiązań oraz modyfikacji. Wśród wdrożonych rozwiązań znalazły się między innymi:
- Panel Produkcyjny Nav24;
- MobileNav (zmodyfikowany) do pełnej obsługi magazynów, przyjęć, wydań, przesunięć międzymagazynowych, obsługi produkcji;
- Netronic, dodatek dla planistów pokazujący, do jakich procesów wykorzystywane będą konkretne maszyny;
- Arkusz planowania MRP do automatyzacji zamówień materiałów i generowania zleceń produkcyjnych (modyfikacja standardowej funkcjonalności Business Central pod potrzeby Jiffy).
Efekty wdrożenia
Efekty wdrożenia nowych rozwiązań widoczne są w całej firmie: od planowania produkcji, przez magazyn, po obsługę klienta i dział księgowości.
Plan produkcyjny powstaje na podstawie zamówień z działu customer service. Business Central dostarcza informacji na temat dostępności zasobów, a koordynator produkcji generuje zlecenia produkcyjne. Pracownik uruchamiający zlecenia produkcyjne widzi dostępność poszczególnych gniazd roboczych oraz osób. Efektywne zarządzanie procesami produkcyjnymi zapewnia autorskie rozwiązanie Nav24 – Panel Produkcyjny. Pozwala on między innymi na monitorowanie w czasie rzeczywistym wszystkich ważnych czynników (np. ilości prowadzonych operacji i ich czasu), przydzielanie pracowników do brygad czy gromadzenie danych o przezbrojeniach i awariach.
Pracownik magazynu, korzystając z mobilnych urządzeń, ma dostęp do odpowiednich danych z systemu Business Central, dzięki czemu dokładnie wie co i dokąd ma dostarczyć. Dane do systemu zbierane są przy wykorzystaniu nowoczesnych skanerów. Zmiana okazała się rewolucyjna i przyspieszyła prace na magazynie o około 30%. Dział logistyki zyskał dostęp do aktualnych stanów magazynowych oraz zamówień i na tej podstawie planuje transport towarów. Dodatkowa integracja z wagami pozwala na optymalizację przestrzeni załadunkowej.
System umożliwia śledzenie, ile materiału z danej partii zostało zużyte do produkcji danej partii, a także na jakiej maszynie partia została wykonana. Tym samym dział obsługi klienta zna rzeczywisty koszt wytworzenia danej partii, co jest niezwykle istotne dla klientów. Z kolei integracja z systemem spedycyjnym pozwala na dokładne określenie daty dostawy.
W zakresie księgowości motywacją do zmiany na system Business Central była chęć lepszego dostosowania do przepisów prawa i wydajniejszego wsparcia procesów księgowych. Nowy system zdecydowanie poprawił ogląd na proces produkcji, umożliwiając lepsze rozliczenie kosztów i odchyleń. Szczególną wartość stanowią możliwości raportowania i efektywne wyciąganie danych. Pozwala to na szczegółową analizę działalności firmy, na przykład określenie poziomu marżowości sprzedawanych wyrobów gotowych. Ogromną zaletą systemu Business Central jest też dostęp do pełnych danych finansowych na potrzeby controllingu.
„Po wdrożeniu Business Central przeobraziliśmy się z firmy, która skupia się na zbieraniu i rejestrowaniu danych, w firmę, która skupia się na analizie danych. Wcześniej bardzo dużo czasu poświęcaliśmy na zbieranie danych produkcyjnych, na zaszywanie tego w systemie. Późniejsze wyciąganie tych danych też było problematyczne. Wyeliminowane zostało bardzo dużo dokumentacji papierowej w postaci zapotrzebowania magazynowego. WMS wniósł bardzo dużą poprawę pod względem eliminacji błędów.”
Paweł Sitkiewicz, Plant Director
