Wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego może być jak wygrana na loterii. Właściwa firma będzie w stanie sprawnie i rzetelnie zrealizować projekt i w efekcie przeprowadzić skuteczne wdrożenie systemu ERP, pełniącego rolę motoru napędowego dla rozwoju Twojego przedsiębiorstwa. Błędna decyzja w zakresie doboru partnera może doprowadzić do wydłużenia procesu wdrożenia, potknięć oraz zakłóceń w funkcjonowaniu firmy, co generuje niepotrzebne koszty.
Jak zatem właściwie wybrać partnera wdrożeniowego?
Zadawaj trudniejsze pytania. Ze standardowymi każdy sobie poradzi. Dopiero trudniejsze pytania, które zmuszają partnera do myślenia i refleksji, pozwolą na odkrycie jego praktyk biznesowych, chęci oraz zaangażowania w sukces klienta, czyli i Twój. Uczciwy partner chętnie podzieli się wiedzą i doświadczeniem, udzielając Ci pełnych i szczerych odpowiedzi na zadane pytania.
Przychodzimy z pomocą, a konkretniej z 8 pytaniami, których możesz użyć podczas procesu oceny i wyboru partnera wdrożeniowego. W niniejszym artykule poznasz cztery z nich. Pozostałe znajdziesz w drugiej części wpisu. Nie wahaj się – wdrożenie systemu ERP nie należy do prostych i tanich przedsięwzięć, dlatego już na tym etapie bardzo ważne jest, aby dokonać słusznego wyboru.
Co stanowi o sukcesie procesu wdrożeniowego?
Systemy ERP są coraz bardziej intuicyjne oraz przyjazne dla użytkowników (user-friendly). Mimo to, wdrożenia niejednokrotnie bywają mocno zawiłe – żeby nie powiedzieć „zdradzieckie”. W związku z tym potrzebujesz partnera, który będzie rozumiał Twoje potrzeby i wymagania biznesowe oraz umiał dopasować do nich funkcjonalność oferowanego systemu ERP – takiego, jak np. Dynamics 365 Business Central – który usprawni procesy i przyniesie realne korzyści. Oprócz tego, idealnym byłoby, aby partner był w stanie „pochwalić się” zakończonymi z sukcesami wdrożeniami u innych klientów. Nie wahaj się – poproś o dowód.
ZDEFINIUJ PROCES
Potencjalny partner powinien jasno opisać fazy projektu wdrożenia, rezultaty i oczekiwane wyniki ich implementacji. Powinieneś dowiedzieć się, jak podchodzi do takich kwestii jak:
- gromadzenie danych i analiza wymagań;
- analiza przedwdrożeniowa;
- projekt rozwiązania;
- rozwój i konfiguracja;
- wdrożenie i szkolenia;
- wsparcie powdrożeniowe.
ZIDENTYFIKUJ POTENCJALNE PRZESZKODY I WYZWANIA
Podczas każdego projektu zdarzają się zmiany. Niektóre są większe, inne mniejsze. Nieoczekiwane i takie, których mogliśmy się spodziewać. Twój partner, na podstawie posiadanego doświadczenia, powinien wiedzieć, jak sobie z nimi poradzić. Ba, na pewno spotkał się już m.in. ze zmianą bądź nowymi wymaganiami w trakcie trwania projektu czy też z pracownikami opierającymi się zmianom. Doświadczony partner powinien z góry informować o potencjalnych pułapkach i sposobach radzenia sobie z nimi.
SPRAWDŹ REFERENCJE
Weryfikacja referencji to kluczowy krok. Godny zaufania partner powinien wręcz z przyjemnością zaprezentować otrzymane referencje czy też case study z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych. Co więcej, jeśli implementacje zostały przeprowadzone z sukcesem, to nie powinno być problemu, aby partner przekazał Ci dane kontaktowe do obecnych klientów, co pozwoli Ci odbyć rozmowę referencyjną. Zadzwoń i dowiedz się, jak przebiegała współpraca.
Jak moja firma może przyczynić się do sukcesu projektu wdrożenia?
Dość częstym błędem firm decydujących się na wdrożenie systemu ERP jest przeświadczenie, że partner wdrożeniowy – jak wróżka – wejdzie do firmy i wykona całą pracę sam. Chcąc uzyskać jak największą wartość z wdrożenia, wszyscy członkowie wyłonionego zespołu projektowego powinni być zaangażowani i jasno rozumieć cały proces: co się wydarzy, dlaczego oraz jak mogą pomóc.
KIEROWNICY PROJEKTU WDROŻENIA
Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces wdrożenia systemu ERP będzie długofalowo wspierać cele Twojego biznesu. Zespół wykonawczy oraz managerowie każdego działu powinni jasno określać i wyjaśniać podwładnym, w jaki sposób implementacja rozwiązania ERP przełoży się na założone cele.
ZREDUKUJ CZYNNIKI STRACHU
Zmiany są zawsze trudne, zwłaszcza w sytuacji, gdy w Twojej firmie są osoby, które obawiają się, że nowa technologia je zastąpi. Doświadczony partner powinien wesprzeć w zbudowaniu odpowiedniej komunikacji do takich osób, aby pomóc złagodzić lęk, obawy i podkreślić korzyści wynikające z wdrożenia danego systemu informatycznego.
DAJ PRACOWNIKOM CZAS
Jednym z najczęstszych wyzwań podczas procesu wdrożenia systemu ERP Dynamics 365 Business Central po stronie klienta jest czas pracy pracowników – docelowych użytkowników końcowych. Bardzo często aspekty związane z wdrożeniem stanowią dodatkowe obowiązki, co też wpływa na długość czasu pracy. Przepracowany, zestresowany pracownik to zły pracownik. Wyznaczenie konkretnych godzin/slotów godzinowych w ramach etatowego czasu pracy na działania związane z projektem jest krytyczne dla jego powodzenia oraz satysfakcji pracowników.
Jakie jest podejście partnera do zarządzania zmianą i szkoleń?
Ponownie – zmiany są trudne, ale jeśli wdrożenie ERP ma być skuteczne, to powinno w nie obfitować. Twój potencjalny partner powinien posiadać umiejętności w zakresie zarządzania zmianą, jak również plan, który pomoże Ci przygotować na nie zespół.
PRZYGOTUJ SIĘ NA OPÓR
Ludzie z natury są niechętni zmianom, czasami nawet do takiego stopnia, że są w stanie przesądzić o powodzeniu projektu wdrożeniowego. Partner powinien komunikować nadchodzące zmiany jeszcze przed właściwym wdrożeniem, aby wszyscy pracownicy czuli, że są częścią procesu.
ZASTOSUJ PODEJŚCIE ETAPOWE
Porozmawiaj z partnerem czy projekt może zostać podzielony na mniejsze etapy, aby zminimalizować potencjalne zakłócenia i umożliwić pracownikom sukcesywne zapoznawanie się z nowym systemem ERP. Godny zaufania partner powinien być otwarty na Twoje sugestie oraz priorytety Twojej firmy.
PLAN SZKOLENIOWY
Plan szkoleń powinien być odpowiednio rozpisany, z uwzględnieniem wdrażanych, kluczowych obszarów, aby żaden pracownik nie został pominięty. Kluczowym jest, aby konsultanci partnera byli faktycznie specjalistami w danej dziedzinie. Zapytaj, czy istnieje możliwość nagrywania szkoleń, aby najbardziej zmotywowani pracownicy mogli w dowolnej chwili sobie je odtworzyć.
Jak przydzielani są konsultanci do projektu wdrożenia?
O sukcesie projektu nie decydują handlowcy, a zespół projektowy. W jego skład wchodzą najczęściej project manager, architekt rozwiązań i konsultanci. Wybadaj szczerość partnera – zapytaj go, czy konkretne zadania będą przypisywane do osób mającą specjalistyczną wiedzę w danym zakresie, czy może jednak wyznacznikiem jest tutaj wolny czas danego konsultanta. Potencjalny partner powinien bez oporów przedstawić Ci krótkie opisy – „bio” – każdego z członków zespołu projektowego.
EKSPERCI Z LUDZKIM PODEJŚCIEM
Chociaż wiedza ekspercka ma kluczowe znaczenie dla sukcesu wdrożenia, umiejętności osobiste i zespołowe są równie ważne. Mowa tu o takich cechach jak:
- przedsiębiorczość: konsultanci powinni jasno rozumieć i mieć wiedzę na temat podstawowych procesów biznesowych zachodzących w Twojej firmie (finanse, sprzedaż, zakupy);
- znajomość branży: niektórzy z członków zespołu projektowego powinni wykazywać się specjalistyczną wiedzą w Twojej branży. Powinni rozumieć Twoje wymagania biznesowe i być w stanie opisać, jak dany proces powinien wyglądać oraz zapewnić najlepsze rekomendacje;
- wszechstronne, specjalistyczne umiejętności: w zależności od wymagań Twojego projektu, w zespole powinny znaleźć się doświadczone osoby mające specjalistyczne umiejętności, począwszy od wiedzy w zakresie technologii, rozwoju, kończąc na analizie danych;
- umiejętność przeprowadzania szkoleń i znajomość aspektów związanych z zarządzaniem zmianą: celem zespołu projektowego partnera powinno być przygotowanie Twoich pracowników, aby czuli się komfortowo z nowym systemem oraz wprowadzonymi zmianami organizacyjnymi. Do tego, zespół powinien potrafić zarządzać zmianą, aby pomóc użytkownikom zaadaptować się w nowym środowisku pracy;
- odpowiedzialność projektowa: project manager powinien jasno określić, w jaki sposób pojawiające się w trakcie projektu wyzwania będą rozwiązywane;
- proaktywne wsparcie: na końcu wdrożenia powinno nastąpić formalne przejście do kolejnej fazy projektu, czyli wsparcia powdrożeniowego – Twój potencjalny partner powinien je świadczyć. Ty zaś powinieneś otrzymać od niego informacje o zasadach jego świadczenia, m.in. sposobach kontaktu, wyznaczonych przez partnera osobach kontaktowych czy czasach reakcji.
CZTERY ZA NAMI, CZTERY PRZED NAMI
Jak widzisz, proces wdrożenia systemu ERP jest skomplikowanym przedsięwzięciem, w który zaangażowani są zarówno Twoi pracownicy, jak i konsultanci partnera, wspólnie tworzący zespół projektowy. Można zatem powiedzieć, że w ogromnej mierze o sukcesie wdrożenia decydują ludzie, a więc i pracownicy partnera wdrożeniowego, którego zdecydujesz się wybrać. Dlatego też każde z czterech powyższych pytań w dużym stopniu odnosi się właśnie do kwestii zasobów ludzkich i tego, jaką rolę odgrywają Twoi pracownicy oraz jak mogą reagować na zmianę. Z drugiej strony pojawia się kwestia tego, w jaki sposób partner przydziela konsultantów do projektu oraz jakimi cechami powinni się oni odznaczać.
W drugiej części wpisu dowiesz się m.in. jaki wpływ na projekt może mieć wielkość organizacji wybranego przez Ciebie partnera, jak wygląda kwestia modyfikacji programistycznych oraz o co pytać potencjalnego partnera w kontekście budżetu projektowego.
W Nav24 jesteśmy gotowi odpowiedzieć na Twoje trudne pytania – zadaj je już dziś pisząc na kontakt@nav24.pl.
