Powrót do strony głównej

5 trików w Outlook, które przyśpieszą Twoją pracę

5 trików w Outlook, które przyśpieszą Twoją pracę

5 trików w Outlook, które przyspieszą Twoją pracę
Można powiedzieć, że Microsoft Outlook to taka „rozbudowana” skrzynka pocztowa, przy pomocy której możliwe jest wysyłanie wiadomości email, organizowanie spotkań przy użyciu kalendarza oraz zarządzanie kontaktami i zadaniami. Jest to często używane narzędzie, na co wpływa m.in. interfejs aplikacji, a w tym wstążka, która jest dobrze znana z innych rozwiązań Office 365 (np. Word, Excel). Zajrzyjmy jednak głębiej w jego funkcjonalność – skoro już w pewnym zakresie z niego korzystamy, to wyciśnijmy z niego jeszcze więcej. Sprawdźmy, 5 trików w Outlook, które sprawią, że nasza praca będzie efektywniejsza i przyjemniejsza.
Reguły

Outlook pozwala na stworzenie pewnych reguł, które pozwolą nad zapanowaniem nad skrzynką odbiorczą oraz zautomatyzują niektóre procesy. Przygodę z regułami można rozpocząć od pustego szablonu lub od wyboru gotowego. W następnym kroku należy zdefiniować warunki, które muszą zostać spełnione, aby reguła zadziałała. Wybór jest naprawdę szeroki, także wszystko de facto zależy od kreatywności. W kolejnym etapie tworzenia reguły mamy możliwość na wskazanie akcji oraz wyjątków – tutaj również kłania się pomysłowość twórcy. Dobrym pomysłem jest dodanie akcji „wyświetl alert na pulpicie”, ponieważ pop-up informujący o nowej wiadomości pokazuje się tylko dla tych, które bezpośrednio „wpadają” do skrzynki odbiorczej. Po wykonaniu reguły trzeba ją zapisać i zastosować – nic nie stoi na przeszkodzie, aby ją później wyedytować, czy nawet usunąć.

Szybkie Kroki 

Funkcja, która zdecydowanie oszczędza czas, to Szybkie Kroki. Nie jest to nowa opcja, jednak jeśli poświęci się trochę czasu i zdefiniuje własne Szybkie Kroki to praca stanie się od razu przyjemniejsza. Na czym polega ta funkcjonalność? Powiedzmy, że chcielibyśmy mieć możliwość weryfikacji i przenoszenia, w naszym mniemaniu, istotnych wiadomości do określonego folderu. Następnie, chcielibyśmy nadać im określony priorytet, zkategoryzować jako np. „interesujące” i automatycznie wysłać maila do określonej osoby. Wszystkie te czynności możemy „zamknąć” w obrębie Szybkiego Kroku i wykonać je jednym kliknięciem. Wystarczy, że klikniemy w polecenie „Utwórz nową” w grupie Szybkie Kroki, a następnie nazwiemy i zdefiniujemy nasz Szybki Krok.

Pole UDW

Pole UDW (Ukryte dla wiadomości) nie jest niczym odkrywczym, jednak pole to jest domyślnie wyłączone. Aby je aktywować, tworząc nową wiadomość należy wybrać Opcje i kliknąć w UDW. Umieszczenie adresata w tym polu spowoduje, że otrzyma on kopię wiadomości, którą wysłał właściciel maila do osoby, której adres umieścił w polu DO. Jest to również bardzo przydatna funkcja, jeśli wysyłamy np. jakąś ofertę do wielu firmy. W ten sposób, odbiorcy nie będą tego świadomi, że zapytanie trafiło także do innych organizacji.

Wyszukiwanie

Na przestrzeni lat, funkcja wyszukiwania w programie Microsoft Outlook została wielokrotnie zmodyfikowana. Obecnie, mamy naprawdę wiele możliwości w tym zakresie. Mając podpiętych kilka adresów możemy przeszukiwać wszystkie na raz. Dodatkowo, po umieszczeniu kursora w okienku wyszukiwania, pojawiają się uściślenia, na podstawie których możemy dokładnie określić filtry wyszukiwania. Po wybraniu konkretnego uściślenia w searchbox`ie pojawia się komenda, np. „od:Klaudia” i na tej podstawie przeszukiwana jest skrzynka pocztowa. Obyci użytkownicy na pewno ucieszą się z faktu, że mogą wpisywać te komendy bezpośrednio do okienka.

Druga strefa czasowa

Bardzo przydatną opcją w Kalendarzu Outlook jest możliwość dodania drugiej strefy czasowej. Dzięki temu zdecydowanie łatwiej jest wybrać dogodny termin na spotkanie czy videokonferencje z ważnymi partnerami biznesowymi oraz klientami. Wystarczy wejść w kartę Plik, następnie Opcje, Kalendarz i w sekcji Strefy czasowe zaznaczyć checkbox. W tym momencie, możemy wprowadzić etykietę dla strefy oraz wybrać pożądaną z listy rozwijanej. Po dokonaniu zmian wystarczy kliknąć Ok.






Sprawdź, jak zastosować powyższe sztuczki w praktyce, aby Twoja praca była efektywniejsza i przyjemniejsza!

Microsoft Office 365