« powrót do strony głównej

5 trików w Outlook, które przyśpieszą Twoją pracę

5 trików w Outlook, które przyspieszą Twoją pracę

Można powiedzieć, że Microsoft Outlook to taka „rozbudowana” skrzynka pocztowa, przy pomocy której możliwe jest wysyłanie wiadomości email, organizowanie spotkań przy użyciu kalendarza oraz zarządzanie kontaktami i zadaniami. Jest to często używane narzędzie, na co wpływa m.in. interfejs aplikacji, a w tym wstążka, która jest dobrze znana z innych rozwiązań Office 365 (np. Word, Excel). Zajrzyjmy jednak głębiej w jego funkcjonalność – skoro już w pewnym zakresie z niego korzystamy, to wyciśnijmy z niego jeszcze więcej. Sprawdźmy, 5 trików w Outlook, które sprawią, że nasza praca będzie efektywniejsza i przyjemniejsza.

Reguły 5 trików w Outlook


Outlook pozwala na stworzenie pewnych reguł, które pozwolą nad zapanowaniem nad skrzynką odbiorczą oraz zautomatyzują niektóre procesy. Przygodę z regułami można rozpocząć od pustego szablonu lub od wyboru gotowego. W następnym kroku należy zdefiniować warunki, które muszą zostać spełnione, aby reguła zadziałała. Wybór jest naprawdę szeroki, także wszystko de facto zależy od kreatywności. W kolejnym etapie tworzenia reguły mamy możliwość na wskazanie akcji oraz wyjątków – tutaj również kłania się pomysłowość twórcy. Dobrym pomysłem jest dodanie akcji „wyświetl alert na pulpicie”, ponieważ pop-up informujący o nowej wiadomości pokazuje się tylko dla tych, które bezpośrednio „wpadają” do skrzynki odbiorczej. Po wykonaniu reguły trzeba ją zapisać i zastosować – nic nie stoi na przeszkodzie, aby ją później wyedytować, czy nawet usunąć.

Szybkie Kroki 

5 trików w OutlookFunkcja, która zdecydowanie oszczędza czas, to Szybkie Kroki. Nie jest to nowa opcja, jednak jeśli poświęci się trochę czasu i zdefiniuje własne Szybkie Kroki to praca stanie się od razu przyjemniejsza. Na czym polega ta funkcjonalność? Powiedzmy, że chcielibyśmy mieć możliwość weryfikacji i przenoszenia, w naszym mniemaniu, istotnych wiadomości do określonego folderu. Następnie, chcielibyśmy nadać im określony priorytet, zkategoryzować jako np. „interesujące” i automatycznie wysłać maila do określonej osoby. Wszystkie te czynności możemy „zamknąć” w obrębie Szybkiego Kroku i wykonać je jednym kliknięciem. Wystarczy, że klikniemy w polecenie „Utwórz nową” w grupie Szybkie Kroki, a następnie nazwiemy i zdefiniujemy nasz Szybki Krok.

Pole UDW

Pole UDW (Ukryte dla wiadomości) nie jest niczym odkrywczym, jednak pole to jest domyślnie wyłączone. Aby je aktywować, tworząc nową wiadomość należy wybrać Opcje i kliknąć w UDW. Umieszczenie adresata w tym polu spowoduje, że otrzyma on kopię wiadomości, którą wysłał właściciel maila do osoby, której adres umieścił w polu DO. Jest to również bardzo przydatna funkcja, jeśli wysyłamy np. jakąś ofertę do wielu firmy. W ten sposób, odbiorcy nie będą tego świadomi, że zapytanie trafiło także do innych organizacji.

Wyszukiwanie

Na przestrzeni lat, funkcja wyszukiwania w programie Microsoft Outlook została wielokrotnie zmodyfikowana. Obecnie, mamy naprawdę wiele możliwości w tym zakresie. Mając podpiętych kilka adresów możemy przeszukiwać wszystkie na raz. Dodatkowo, po umieszczeniu kursora w okienku wyszukiwania, pojawiają się uściślenia, na podstawie których możemy dokładnie określić filtry wyszukiwania. Po wybraniu konkretnego uściślenia w searchbox`ie pojawia się komenda, np. „od:Klaudia” i na tej podstawie przeszukiwana jest skrzynka pocztowa. Obyci użytkownicy na pewno ucieszą się z faktu, że mogą wpisywać te komendy bezpośrednio do okienka.

Druga strefa czasowa


Bardzo przydatną opcją w Kalendarzu Outlook jest możliwość dodania drugiej strefy czasowej. Dzięki temu zdecydowanie łatwiej jest wybrać dogodny termin na spotkanie czy videokonferencje z ważnymi partnerami biznesowymi oraz klientami. Wystarczy wejść w kartę Plik, następnie Opcje, Kalendarz i w sekcji Strefy czasowe zaznaczyć checkbox. W tym momencie, możemy wprowadzić etykietę dla strefy oraz wybrać pożądaną z listy rozwijanej. Po dokonaniu zmian wystarczy kliknąć Ok.


Sprawdź, jak zastosować powyższe sztuczki w praktyce, aby Twoja praca była efektywniejsza i przyjemniejsza!

Zaufali nam

Partnerzy technologiczni

Microsoft
LS Retail
Netronic
Continia
Delmia
Anveo