W pewnej firmie zajmującej się logistyką, codziennością stały się stresujące chwile, nieustanny pośpiech i powtarzające się błędy. Każdy dzień zaczynał się od rozmów o nowych zamówieniach, ale nie chodziło tylko o to, co trzeba wysłać. Najwięcej uwagi poświęcano temu, jak to zapakować.
Problemy z wysyłką zamówień
Każde zamówienie było inne. Jeden klient potrzebował delikatnych produktów, które wymagały specjalnego pakowania, inny chciał, aby zamówienie zmieściło się na jednej palecie, ale po dodaniu nowych produktów waga przekroczyła dopuszczalne limity. Potem nadchodził czas wyliczeń, które okazywały się błędne. I znowu trzeba było przepakować produkty w pośpiechu, co prowadziło do frustracji. Zespół magazynowy od rana do wieczora walczył z kartonami, paletami, taśmami i etykietami. Stres rósł, bo wszyscy wiedzieli, że każde opóźnienie oznacza zawiedzionego klienta.
I choć na pozór wszystko wydawało się pod kontrolą, koszty transportowe rosły w zastraszającym tempie. Wysyłano za dużo źle dobranych do wielkości zamówień paczek, , a opakowania były często za duże lub za małe. Marnowano przestrzeń, a firma nie odzyskiwała pieniędzy za wysyłkę. Koszt palet, kartonów, wypełniaczy – wszystko to kumulowało się, a w raportach coraz częściej pojawiały się czerwone liczby.
Do tego dochodziła niekończąca się papierkowa robota. Po zapakowaniu towarów, należało przystąpić do przygotowania transportu. Ręczne wprowadzanie danych do systemów kurierskich zajmowało godziny. Zespół nie tylko musiał zmierzyć i zważyć paczki, ale również generować etykiety. Dokumenty były gubione, a systemy kurierskie nie zawsze zgadzały się z danymi wprowadzonymi przez pracowników. Z każdą godziną napięcie rosło. Zbliżały się kolejne terminy, a większość zamówień nie była jeszcze gotowa do wysyłki. Klienci dzwonili, pytali o status swoich przesyłek. Wiadomości o opóźnieniach zaczynały się kumulować. Każde opóźnienie skutkowało niezadowoleniem, a niezadowoleni klienci oznaczali straty.
W pewnym momencie, podczas jednej z nerwowych rozmów, pojawiło się pytanie: „Co by było, gdyby to wszystko dało się uprościć? Gdyby system sam sugerował opakowania, a zlecenie transportowe było utworzone w ciągu kilku minut? Gdybyśmy wiedzieli dokładnie, które opakowanie najlepiej pasuje do konkretnego zamówienia?”. Zespół nie potrafił znaleźć odpowiedzi, ale wiedział, że coś musi się zmienić. Zbyt wiele elementów wymagało ręcznego nadzoru, a każdy błąd miał swoje konsekwencje. Każda nieoptymalna paczka, każde źle dobrana opakowanie – to nie tylko dodatkowe koszty, ale także opóźnienia i negatywne opinie klientów.
Z pomocą przyszedł nowy system. Wszystkie te problemy – chaotyczne pakowanie, straty związane z nieodpowiednimi opakowaniami, opóźnienia w procesie transportowym – zniknęły. Wystarczyło skonfigurować odpowiednie zasady w systemie, a ten sam obliczał liczbę opakowań, sugerował najlepsze rozwiązania w kontekście ilości i wagi zapasów, a także pozwalał na automatyczne dodanie kosztów opakowań do zamówień sprzedaży. Pracownicy zaczęli korzystać z nowych funkcji, a ich praca stała się o wiele łatwiejsza. Każde zamówienie było teraz pakowane zgodnie z optymalnymi zasadami, co sprawiało, że przestrzeń była wykorzystana w 100%. Zamiast marnować czas na dopasowywanie paczek, system sam dostarczał rekomendacje, a pracownicy jedynie je zatwierdzali.
Ale to nie wszystko. Wysyłka stała się szybsza. Zamiast godzin spędzonych na ręcznym wpisywaniu danych, system automatycznie generował dokumenty transportowe, oraz składał zlecenia w firmach transportowych. Zamówienie sprzedaży i zamówienie transportowe były teraz zintegrowane, co oznaczało, że cała procedura, od zapakowania po wysyłkę, była zakończona w ciągu kilku minut. Klienci otrzymywali swoje paczki na czas, a firma zaczęła oszczędzać na kosztach transportu i opakowań.
Co więcej, pracownicy zyskali możliwość symulowania ilości opakowań przy tworzeniu oferty. To dało im większą pewność podczas negocjacji z klientami, pozwalając na precyzyjne oszacowanie kosztów wysyłki i eliminację ryzyka niespodziewanych wydatków. Dzięki temu proces sprzedaży stał się bardziej profesjonalny i transparentny. Z dnia na dzień firma zaczęła zyskiwać nie tylko na efektywności, ale także na pozytywnych opiniach. Klienci, którzy wcześniej skarżyli się na opóźnienia, teraz chwalili firmę za szybki czas realizacji. Zespół czuł się odciążony, gdyż procesy były teraz bardziej przewidywalne, a błędy – rzadsze. W końcu wszyscy poczuli ulgę – problem pakowania, błędów w transporcie i rosnących kosztów został rozwiązany.
Jak Transport Management System rozwiązuje te problemy?
TMS nie tylko automatyzuje proces pakowania, ale również usprawnia zarządzanie transportem m.in. automatycznie dodając koszt transportu do zamówień sprzedaży. Dzięki funkcjonalności sugerowanych opakowań oraz powiązanych narzędzi wszystkie wyzwania stają się łatwiejsze do opanowania.
Automatyczne dobieranie opakowań
System w czasie rzeczywistym analizuje ilość i wagę zapasów w zamówieniu oraz dobiera optymalne opakowania na podstawie zdefiniowanych wcześniej zasad. Jeżeli 110 sztuk produktu zmieści się na jednej palecie, TMS to zasugeruje. Jeśli jednak mamy 15 sztuk, to system wie, że trzeba spakować je do dwóch kartonów.
Dodanie opakowań jako pozycji sprzedaży
Każde opakowanie kosztuje – czy to karton, czy paleta. Transport Management System pozwala automatycznie dodać koszt opakowań do zamówienia sprzedaży. Dzięki temu firma może odzyskać wartość wydanych materiałów, unikając strat finansowych. Klient widzi dokładnie, za co płaci, co poprawia przejrzystość rozliczeń.
Przygotowanie zamówień transportowych
Kiedy zamówienie jest gotowe, system automatycznie przypisuje zapakowane produkty do zamówienia transportowego. Dzięki temu generowanie dokumentów wysyłkowych i etykiet kurierskich staje się błyskawiczne. Integracja z popularnymi dostawcami usług kurierskich pozwala na przesłanie zamówienia jednym kliknięciem, eliminując czasochłonne ręczne wprowadzanie danych.
Konsolidacja opakowań
TMS idzie o krok dalej – analizuje, czy mniejsze opakowania można skonsolidować w większe. Wysyłka jednej palety jest znacznie bardziej opłacalna niż kilkunastu pojedynczych paczek. System uwzględnia priorytety ustawione w regułach pakowania i proponuje najlepsze rozwiązanie.
Przejrzystość i personalizacja
Wyniki obliczeń są widoczne w sekcji dodatkowych informacji, dzięki czemu użytkownik od razu widzi podsumowanie liczby opakowań, ich typu oraz kosztów. TMS pozwala też na personalizację pól, aby dopasować podgląd do indywidualnych potrzeb firmy.
Specjalne pakowanie
Jeżeli dla zapasu zdefiniowane są specjalistyczne instrukcje dotyczące pakowania, zostaną one pokazane w systemie minimalizując ryzyko, że ktoś coś źle spakuje, a klient otrzyma uszkodzony towar.
Szybciej, taniej, łatwiej
Wyobraźmy sobie nową rzeczywistość. Pracownik wprowadza zamówienie do systemu, a TMS w kilka sekund dobiera odpowiednie opakowania, dodaje je do zamówienia jako pozycje sprzedaży, a następnie przygotowuje zamówienie transportowe. Etykiety kurierskie są gotowe, a transport zamówienia do klienta zostaje zoptymalizowany pod kątem kosztów i czasu. Brak nerwów, brak błędów, pełna kontrola nad procesem.
Wdrożenie TMS – krok w stronę optymalizacji
Jeśli Twoja firma zmaga się z chaosem w procesach pakowania i wysyłki, rozwiązaniem jest produkt TMS dla Dynamics 365 Business Central. Dzięki automatyzacji sugerowanych opakowań, precyzyjnemu zarządzaniu kosztami i szybkiemu przygotowaniu zamówień transportowych możesz oszczędzić czas, pieniądze i zasoby. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak TMS może odmienić logistykę w Twojej firmie!
