Interaktywne raporty, które odświeżają się automatycznie i pokazują zawsze aktualne dane? To nie magia, to Microsoft Power BI! Czym jest to narzędzie, jakie daje możliwości i czy jego obsługa jest trudna? No i najważniejsze - ile to kosztuje? Na te pytania odpowiada Krzysztof Furowicz, Power BI Developer w Nav24.
Co kryje się pod pojęciem Business Intelligence?
Mówiąc najprostszym językiem, to wyciąganie sensu z dostępnych danych. Firmy wręcz toną w danych, ale bardzo często nie wyciągają z nich wniosków. Przedsiębiorstwa mają faktury, sprzedaż, stany magazynowe, listy klientów, dane produkcyjne, ale dopóki to leży w tabelkach, niewiele z tego wynika. BI (Business Intelligence) to taki proces, który te wszystkie "surowe" dane zamienia w konkretne informacje. Na ich podstawie szef, kierownik, lider czy manager może podjąć konkretną decyzję, zamiast zgadywać. Dla przykładu wyobraźmy sobie Excela z listą 100 tysięcy zapisów. Nie będziemy w stanie wyciągnąć z nich żadnych wniosków. Zagregowane i odpowiednio zwizualizowane dane dają dużą przewagę, ponieważ od razu widać na czym powinniśmy się skupić.
Czym jest narzędzie Microsoft Power BI? Jakie są wersje, czym się różnią?
Power BI to narzędzie analityczne od Microsoftu do tworzenia interaktywnych raportów i analiz. Nie jest to tylko tabela czy wykres w Excelu, a wielki krok dalej w kierunku interaktywnego dashboardu. Generalnie są dwie główne wersje:
- Power BI Desktop: tutaj tworzymy tak zwany model semantyczny. Wersja desktop jest używana do połączeń z danymi, ich modelowania, tworzenia relacji pomiędzy tabelami, miar DAX oraz kolumn kalkulowanych. W modelu semantycznym jest zawarta logika biznesowa. Następnie tworzymy wizualizację w celu zaprezentowania dostępnych danych w najbardziej przejrzysty sposób: tak, aby po pierwszym spojrzeniu na nasz dashboard, można było wyciągnąć wnioski.
- Power BI Service to chmurowa, internetowa część platformy Microsoft Power BI. Działa w przeglądarce i służy głównie do publikowania raportów z PowerBI Desktop, tworzenia dashboardów, udostępniania raportów innym osobom w firmie, ustawiania automatycznego odświeżania, zarządzania dostępem do raportów. Daje też możliwość korzystania z raportów na urządzeniach mobilnych.
Podsumowując, Power BI Desktop służy do tworzenia raportów, a Power BI Service do publikacji, udostępniania i zarządzania online.
W jakich obszarach działalności, branżach itd. to się sprawdza?
Szczerze mówiąc wszędzie tam, gdzie są dane, jest ich dużo i potrzebujemy z nich wyciągnąć wnioski. Finanse, sprzedaż, handel, produkcja, logistyka, HR, marketing, nieruchomości, IT, usługi - można długo wymieniać. Spójrzmy na przykład na finanse: mamy tutaj rachunek zysków i strat, przychody, koszty, EBITDA, bilans, raport przepływów pieniężnych, raporty należności i zobowiązań. Jeżeli chodzi o sprzedaż to na pewno nas interesuje, ile sprzedaliśmy i oczywiście jaka jest z tego marża. W produkcji chcemy wiedzieć jaką mamy jakość, dostępność, produktywność oraz monitorujemy wskaźniki takie, jak np. OEE. Wchodząc w temat HR możemy tworzyć np. raporty ewidencji czasu pracy, rotacji pracowników, zatrudnienia czy wynagrodzeń. Generalnie wyobraźmy sobie, że wszędzie, gdzie jest dużo danych a proces ich analizy jest czasochłonny, możemy to przełożyć na miary i logikę w raporcie, a następnie przeglądać wyniki. W dodatku aktualizują się one od kilku razy na dobę nawet do trzydziestominutowych interwałów.
Co Cię kręci w Power BI, czemu w ogóle się tym zajmujesz?
Zawsze sortowałem różne rzeczy kolorami, kształtami, typami. Zaczęło się niepozornie od klocków Lego i cukierków. Kiedyś przypadkiem trafiłem na taki obrazek w Internecie, który dał mi do myślenia co ja robię w analizie danych i raportowaniu. Wyobraźmy swoje dane jako pudło, do którego wrzucone są wszystkie klocki. Niby je mamy, jest ich dużo, ale nie wiemy co możemy z nich zbudować. Sama segregacja klocków daje możliwość zorientowania się, ile czego jest. Jak dodamy do tego instrukcję, to będziemy wiedzieć, czy jesteśmy w stanie coś zbudować i dowiemy się czego brakuje. Lubię liczby i analizę, a do tego pasjonuje się grafiką. Nie widzę innego połączenia jak wizualizacja danych.
Dużo wspominasz o danych – skąd Power BI może je czerpać? Czy można łączyć dane z różnych źródeł?
Oczywiście, że można! Łączenie danych z różnych źródeł to jest jedna z głównych zalet Power BI. Mamy możliwość np. podpięcia się pod system ERP, dołączenie danych z bazy SQL oraz pobieranie danych SharePoint. Aktualnie w Power BI jest dostępnych blisko 200 konektorów które bardzo ułatwiają podłączenie do danych. Takie najczęściej przeze mnie używane to między innymi: Excel Workbook, CSV, bazy SQL, Sharepoint Folder, Web, Dataverse, Dynamics 365 Business Central.
Czy taki raport można stworzyć samemu?
Jak najbardziej tak. Na podstawowym poziomie można się tego nauczyć dosyć szybko, szczególnie jeżeli używamy Excela na średniozaawansowanym poziomie. Trochę ciężej jest, gdy modele są bardziej złożone, a raporty wymagają np. pisania miar DAX. Aby zrobić naprawdę dobry raport, niezbędne jest już trochę doświadczenia. Warto spróbować, bo to nic nie kosztuje. Wersja Power BI Desktop jest darmowa i można ją pobrać z Microsoft AppStore.
Co wyróżnia raporty w Power BI na tle innych raportów biznesowych?
Główną zaletą jest interaktywność. Dla przykładu: klikamy w słupek na wykresie, a wszystkie dane na wizualizacji są od razu przefiltrowane do wybranych wartości. Możliwości wizualizacji oraz filtrowania danych dają szybki dostęp do najważniejszych informacji. Te raporty w pewnym sensie żyją, tzn. dane cały czas się aktualizują i mamy na bieżąco wgląd w najważniejsze dane. Nie jest to statyczny PDF czy eksport do Excela, tylko dashboardy, które aktualizują się cały czas według naszych założeń biznesowych.
Czy aby korzystać z Power BI trzeba go „spiąć” z ekosystemem Microsoft, np. Business Central czy Microsoft 365?
Nie trzeba spinać go z ekosystemem Microsoft. Power BI bardzo dobrze współpracuje z ekosystemem Microsoft, natomiast można go spiąć z różnymi innymi systemami. Szczerze mówiąc, ciężko znaleźć miejsce, gdzie nie da się podpiąć Power BI. Jest natomiast druga strona – praca z narzędziami w ekosystemie Microsoft daje dużo większe możliwości oraz integrację rozwiązań. Jest po prostu wygodniej. Logowanie, nadawanie uprawnień, publikacja raportów, wyświetlanie raportów np. w Teams bez potrzeby przelogowania się lub obserwowanie wskaźnika w osadzonym raporcie w Business Central daje sporą przewagę.
Czy korzystanie z Power BI jest drogie? Jaki jest próg wejścia?
Jak to mówią - to zależy. Power BI Desktop jest całkowicie darmowy. Można go pobrać z Microsoft AppStore, utworzyć raport i odświeżyć lokalnie na swoim komputerze. Jeżeli chcemy zacząć publikować i udostępniać raport w firmie to kolejnym krokiem jest Power BI Service. Z tego co kojarzę, aktualnie są 2 miesiące na testowanie za darmo. Na pewno dużą zaletą jest to, że na czas testów nie trzeba od razu podpinać karty czy innej metody płatności. Po prostu możemy opublikować raport w Power BI Service i sprawdzić, jak nam się sprawdza to narzędzie.
Jeżeli się zdecydujemy na użytek firmowy, to warto kupić licencję nawet pomimo upłynięcia bezpłatnego okresu. Po prostu, jeżeli narzędzie jest wykorzystywane firmowo, to powinniśmy opłacić minimum najniższą licencję. Podstawową licencją jest wersja Power BI Pro. Aktualnie jest to koszt ok. 12,10 euro na użytkownika na miesiąc. Ta licencja jest wystarczająca na początek i dużo klientów pozostaje przy niej. Jeżeli chcemy np. odświeżać automatycznie raport częściej niż 8 razy na dobę, to wtedy może być konieczne podniesienie do wersji Power BI Premium. Jej koszt to aktualnie 20,80 euro na użytkownika na miesiąc. Wersję Premium stosuje się również, jeżeli mamy duże modele danych.
Czy są jakieś ograniczenia odnośnie do raportów, które można tworzyć? Czy jesteśmy w stanie zrealizować nawet najbardziej szalone pomysły?
Możliwości są w pewnym sensie nieograniczone. Oczywiście patrząc w kontekście raportowania. Wszystko zależy od tego, czego potrzebuje klient. Ja jestem zawsze zdania, że wszystko da się zrobić, ale czasem wykonanie może minąć się z oczekiwaniami klienta. Dlatego zawsze trzeba przeanalizować założenia przed rozpoczęciem prac i jasno wyjaśnić jak to będzie wyglądało i jakie mogą być ograniczenia związane z rozwiązaniem. Jednym z takich bardziej zwariowanych, a zarazem ciekawych projektów były dane GPS z samochodów służbowych oraz wyświetlanie planowania obszarów na mapach z plików geolokalizacji na SharePoint.
A gdybyś miał podać przykłady jakichś ciekawych raportów, które udało Ci się stworzyć?
Ja osobiście lubię dane produkcyjne. Kiedyś prowadziłem projekt, który miał na celu wyświetlanie maszyn na layoucie zakładu. Myślałem, że będzie to ciężkie do osiągnięcia w Power BI, ale zauważyłem, że zaczyna się pojawiać coraz więcej narzędzi, które są w stanie pomóc mi zrealizować podobny plan w tym narzędziu.
Kiedy kończy się praca nad raportem? A może cały czas wprowadzacie jakieś zmiany, modyfikacje w stworzonych raportach?
Nad jednymi raportami praca kończy się zaraz po publikacji i potwierdzeniu, że wszystko działa zgodnie z założeniem. Jeżeli w źródłach raportu nic się nie zmienia, to działa on cały czas poprawnie. Żyjemy natomiast w czasach bardzo dynamicznego rozwoju. Aplikacje są udoskonalane, optymalizowane, jedyne co jest pewne to ciągła zmiana. W związku z tym raporty również trzeba utrzymywać i czuwać nad ich rozwojem.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda tworzenie raportów w praktyce i jak one działają? Obejrzyj nasz cykl webinarów poświęconych Power BI w ramach serii NavEducation: W Matrixie danych - odkryj świat Power BI
