Obecny rozwój zarządzania danymi i możliwości technologiczne powodują, że systemy ERP (Enterprise Resource Planning) stały się siłą napędową nowoczesnego biznesu. Mimo to, wiele osób wciąż uważa, że jest to rozwiązanie tylko dla dużych firm. O ile mogło tak być w przeszłości, o tyle rzeczywistość jest inna – systemy ERP są obecnie przydatnym i często niezbędnym narzędziem dla firm z sektora MŚP. Starannie zaplanowane wdrożenie tego rodzaju oprogramowania pozwala na osiągnięcie wielu wymiernych korzyści oraz dalszy rozwój biznesu. Również dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw holistycznie usprawniają, optymalizują oraz automatyzują procesy i przepływ informacji w obrębie organizacji. Dzięki takiemu systemowi przedsiębiorstwa są w stanie uzyskać znaczną przewagę konkurencyjną w swojej branży.
Najważniejsze funkcjonalności systemu ERP dla małej i średniej firmy
System ERP dla MŚP jest elastycznym i łatwo skalowalnym środowiskiem, które precyzyjnie dopasowuje się do potrzeb, preferencji i specyfiki przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ERP dla firm umożliwia organizacjom uzyskanie pełnej kontroli nad kosztami i przychodami, ułatwiając analizę prognozowanych zysków i obciążeń, jednocześnie planując oraz kontrolując wszelkie wydatki. Małe i średnie firmy docenią również możliwość łatwiejszej analizy i wizualizacji danych, a także prognozowania i budżetowania.
ERP dla firm to środowisko składające się z rozbudowanych, ściśle zintegrowanych ze sobą modułów, które kompleksowo ułatwiają definiowanie, organizowanie i zarządzanie procesami w firmach. To, co wyróżnia zintegrowany system do zarządzania zasobami, to korzystanie modułów oprogramowania z jednej bazy danych. Tym samym jedne dane wsadowe mogą być przetwarzane przez liczne moduły związane np. z produkcją, finansami, magazynem czy sprzedażą. System ERP dla małej i średniej firmy pozwala sprawnie monitorować i zarządzać wszystkimi zasobami organizacji – począwszy od zasobów ludzkich, przez środki trwałe, aż po zakupy i zasoby materiałowe firmy. Dzięki temu oprogramowanie zwiększa efektywność workflow na każdej płaszczyźnie funkcjonowania organizacji, systematyzując i optymalizując procesy, pracę działów oraz poziom sprzedaży i obsługi klienta.
Dzięki temu systemowi możliwe jest znaczne zoptymalizowanie i zwiększenie wydajności działu finansów, HR, handlu, a także działów związanych z obsługą klientów, zarządzaniem zapasami oraz działem produkcji w firmie. Integracja wszystkich modułów systemu pozwala wykorzystać pełny potencjał organizacji, ograniczając ryzyko błędów i nietrafionych decyzji. Oprogramowanie porządkuje i systematyzuje wszelkie procesy i znacząco usprawnia komunikację wewnątrz organizacji.
Zalety systemu ERP dla małych firm
Wśród kluczowych korzyści zapewnianych przez system ERP dla małych i średnich firm są niższe koszty pracy, większa kontrola nad zakupami i zapasami, zwiększona produktywność połączona z niższymi kosztami pracy, czy sprawniejszy i zdrowszy cash flow. Kompletne podejście do zarządzania organizacją możliwe dzięki funkcjonalnemu systemowi ERP dla MŚP stanowi fundament rozwoju i skalowania firm oraz zyskania przez nią przewagi konkurencyjnej w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym i gospodarczym. Przedstawiamy poniżej wybrane zalety systemu ERP dla małych i średnich firm.
Wydajność
Jedną z kluczowych zalet systemów ERP jest fakt, iż podnoszą one wydajność działania. Konsolidacja wszystkich informacji z poszczególnych działów firmy w jeden ustandaryzowany system eliminuje m.in. konieczność ponownego wprowadzania danych. Dzięki temu, system staję się bardziej spójny i niezawodny, a tym samym – umożliwia osiągnięcie oszczędności w zakresie czasu przeznaczanego na wyszukiwanie konkretnych informacji. Przykładem nowoczesnego systemu ERP, który z powodzeniem używany jest również w małych firmach jest Dynamics 365 Business Central. Warte podkreślenia jest to, że ten system zapewnia również skalowalność, a zatem nie będzie potrzeby wymiany na inny system w przypadku rozwoju firmy.
Podejmowanie decyzji
Systemy ERP są pomocne w zakresie podejmowania bardziej świadomych decyzji dotyczących firmy poprzez oferowanie różnych statystyk dostępnych w czasie rzeczywistym (statystyki dotyczące sprzedaży, księgowości, zapasów, personelu, itp.). Dane w czasie rzeczywistym pozwalają również łatwiej wykrywać potencjalne przeszkody i je rozwiązywać. Ponadto, posiadanie ogólnego zarysu tego, jak dane przedsiębiorstwo działa i jak szybko jest w stanie reagować na stale zmieniające się środowisko biznesowe, jest szczególnie ważne dla rozwijających się małych firm.
Wymiana informacji
Wreszcie – poprzez łatwy dostęp do kluczowych danych, które są dostępne z poziomu jednego systemu, usprawnia się komunikacja i wymiana danych. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych firm, gdzie pracownicy często wykonują wiele obowiązków wchodzących w zakres kilku stanowisk. System ERP umożliwia im na niezbędny dostęp do danych z wielu obszarów firmy oraz łatwe wzajemne udostępnianie. Możliwość współpracy i zespołowe rozwiązywanie problemów to szansa dla małych firm, aby rosnąć i rozwijać się.
Poprawa relacji z klientami
Moduły odpowiedzialne za handel i relacjami z klientami sprzyjają wysokiej sprzedaży. To nie tylko baza danych z informacjami o klientach, ale również zaawansowana analityka. Uporządkowana struktura procesów i przepływ pracy pozwalają zapewnić wysoki poziom obsługi klientów. Dzięki rozbudowanym narzędziom i integracją, zarówno pracownicy odpowiedzialni za handel, jak i zarząd mogą na bieżąco śledzić procesy mające wpływ na wynik finansowy firmy.
Planowanie i prognozowanie
Dobre planowanie i prognozowanie jest niezwykle istotne, zwłaszcza w firmach, gdzie czas realizacji zamówienia jest długi. Trafne prognozowanie daje możliwość poprawnego zaplanowania produkcji i dostaw. W systemie Dynamics 365 Business Central prognozy mogą być w łatwy sposób przekształcane na plany produkcyjne oraz uzgadniać z rzeczywistą sprzedaż. Możliwe jest także wprowadzanie w łatwy sposób zmian dla prognoz istniejących planów produkcyjnych.
Czy mała firma potrzebuje systemu ERP?
W przypadku każdej firmy wygląda to trochę inaczej. Najczęstszymi oznakami wskazującymi na to, że najwyższa pora na zmianę obecnego i wdrożenie systemu ERP, są:
- niespójne, powtarzające się i zdezorganizowane dane;
- trudności z nadążaniem nad realizacją zamówień, przesyłek, itp.;
- brak możliwości lub trudności z uzyskiwaniem raportów i kluczowych danych, co spowalnia podejmowanie decyzji;
- brak możliwości prognozowania i szacowania przyszłych kosztów, sprzedaży, itp.;
- trudności spowodowane brakiem spójnej komunikacji i wymiany informacji między działami.
Przeczytaj także: nav24.pl/system-erp-dla-malych-firm
Kluczowe kwestie w wyborze systemu ERP dla firmy z sektora MŚP
Choć systemy ERP to fantastyczne rozwiązania, wymagają jednak odpowiedniej implementacji, aby przynosiły profity. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu to inwestycja – początkowe koszty mogą wydawać się wysokie, ale właściwa implementacja i późniejsza eksploatacja rekompensuje to z nawiązką. Inwestycja w taki system również dla firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw z reguły okazuje się trafnym wyborem. Należy jednak pamiętać o kilku ważnych czynnikach, jeżeli decydujemy się na tego typu rozwiązanie. Najważniejszymi kwestiami, jakie należy rozważyć, to:
- Ile czasu mogę poświęcić na wdrożenie systemu ERP?
- Ile jestem gotów wydać na dobry system?
- Ile szkoleń będą potrzebować moi pracownicy, aby nauczyć się korzystać z nowego systemu?
- Ile pomocy technicznej i dostosowań moja firma będzie wymagać?
Jeżeli szukasz sprawdzonego systemu klasy ERP bądź chcesz zmienić obecnie posiadany – postaw na Microsoft Dynamics 365 Business Central – system, któremu zaufało ponad 160 000 firm na całym świecie!
