Od pierwszego stycznia 2024 polskich przedsiębiorców obejmie nowy obowiązek – korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). Co to oznacza w praktyce i z jakimi zmianami należy się liczyć? Odpowiadamy na najważniejsze pytania o KSeF!
Krajowy System e-Faktur – co to takiego?
Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych i ich wymianę pomiędzy kontrahentami krajowymi. Przeznaczony jest dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz zwolnionych z tego podatku, jak i podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. System KSeF udostępniany jest w formie usługi w chmurze. Przetwarza faktury zakupu i sprzedaży w formacie plików XML zgodnie ze strukturą logiczną dostarczaną przez Ministerstwo Finansów. Do zarządzania fakturami wymagana jest autoryzacja za pomocą podpisu kwalifikowanego, pieczęci, profilu zaufanego lub tokenu.
Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?
Pilotaż systemu trwał od października do grudnia 2021 roku, a już w styczniu 2022 roku KSeF został udostępniony użytkownikom. Jednak aktualnie korzystanie z systemu jest dobrowolne i to podatnicy decydują o tym, w jaki sposób wystawiają faktury. Zmieni się to już za niespełna rok: od 1 stycznia 2024 korzystanie z Systemu będzie obligatoryjne.
Jak zacząć korzystać z KSeF?
Ministerstwo przygotowało Aplikację Podatnika KSeF. Umożliwia ona wystawianie, odbieranie oraz przeglądanie faktur elektronicznych, zarządzanie uprawnieniami użytkowników, przeglądanie sesji, a także generowanie tokenów autoryzacyjnych. Wersja testowa Aplikacji Podatnika pozwala sprawdzić, jak działa System i przyzwyczaić się do korzystania z KSeF. Warto jednak podkreślić, że korzystanie Krajowego Systemu e-Faktur możliwe będzie także za pośrednictwem komercyjnych rozwiązań, np. dostępnych na rynku programów do fakturowania.
Krajowy System e-Faktur a Twój system ERP*
Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, wszystkie działające w kraju systemy trzeba będzie dopasować do jego wymogów. Rozwiązaniem w przypadku Microsoft Dynamics 365 Business Central jest integracja na poziomie aplikacji Polska Lokalizacja.
Komunikacja między aplikacją a systemem w procesie sprzedaży wyglądać ma następująco:
- w trakcie księgowania nastąpi sprawdzenie i walidacja faktury;
- w celu uzupełnienia poszczególnych pól wprowadzone zostaną dodatkowe słowniki;
- poprawnie zweryfikowana w systemie faktura zostanie wysłana do akceptacji w KSeF;
- w Krajowym Systemie e-Faktur faktura uzyska unikalny numer KSeF ID i stanie się faktycznym dokumentem;
- plik XML z fakturą trafi do kolejki wysyłającej do KSeF;
- na podstawie potwierdzenia UPO z KSeF w księgach zaktualizowany zostanie numer identyfikacyjny KSeF ID.
Z kolei w procesie zakupu komunikacja Polskiej Lokalizacji z Krajowym Systemem e-Faktur obejmie dwa etapy:
- zapytanie o listę faktur na zadany zakres dat;
- pobranie plików XML z KSeF.
Do autentykacji wykorzystywany będzie token autoryzacyjny.
Jakie będą konsekwencje niewprowadzenia KSeF w firmie?
Projekt ustawy wprowadzającej obowiązek korzystania z Systemu zakłada kary pieniężne. Przewiduje jednak półroczny okres przejściowy: nakładanie kar ma się rozpocząć 1 lipca 2024 roku. Wysokość kary może wynieść równowartość nawet 100% wykazanego na fakturze podatku. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, maksymalna wysokość kary wyniesie natomiast 18,7% ogólnej kwoty, na jaką opiewa faktura. Obowiązywać będą jednak kary minimalne:
- 1000 złotych w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie z ogólnie obowiązującą schemą XSD;
- 500 złotych w przypadku nieterminowego przesłania do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu.
Według informacji przekazanych przez ministerstwo finansów na początku stycznia 2023 roku, kwestia kar – szczególnie ich dolnych granic – jest jeszcze analizowana.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur budzi wiele wątpliwości i obaw wśród przedsiębiorców. Dzięki integracji z systemem Business Central, jego użytkownicy będą mogli w prosty sposób dostosować się do nowego wymogu. Jeżeli masz wątpliwości związane z wprowadzeniem KSeF, skontaktuj się z nami – odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.
*Źródło: https://www.it.integro.pl/aktualnosci/integracja-systemu-erp-z-krajowym-systemem-e-faktur
