Zdecydowałeś się na wdrożenie w swojej organizacji oprogramowania klasy ERP (Enterprise Resource Planning)? – Świetnie! W Twojej głowie pojawia się pewnie teraz tysiąc pytań: co teraz? Jakie są kolejne kroki? Musisz wiedzieć, że wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie jest dużym projektem, który wymaga wiele zaangażowania i pracy nie tylko ze strony partnera wdrożeniowego, ale także ze strony firmy. Zobacz, jak się przygotować i jakich błędów uniknąć, aby proces wdrożenia przebiegł sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
Brak analizy przedwdrożeniowej
Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowa do właściwego rozpoznania potrzeb przedsiębiorstwa, w którym planowane jest wdrożenie, a także do precyzyjnego określenia kosztów oraz harmonogramu wdrożenia. Podczas analizy odbywają się spotkania warsztatowe, w czasie których opracowywane zostają najważniejsze procesy biznesowe. Wykonywana jest wówczas również analiza Gap & Fit, która określa które wymagania klienta można wdrożyć w ramach standardu sytemu ERP, a które wymagania będą potrzebowały modyfikacji. Powstaje wtedy też spis procesów objętych wdrożeniem oaz karta projektu i plan projektu. Na podstawie analizy przedwdrożeniowej zarząd firmy, która jest zainteresowana wdrożeniem dostaje pełną informację na temat tego czy dany system będzie w stanie spełnić wymagania przedsiębiorstwa oraz świadomie podjąć decyzję o wdrożeniu. Warto tutaj zapoznać się również z artykułem: Wdrożenie systemu ERP w firmie – rola analityka.
Brak dokumentacji
Choć może to brzmieć trochę banalnie, to często przedsiębiorstwa nie spisują i nie dokumentują procesów, które w nich zachodzą. Brak pisemnych wymagań, schematów blokowych, czy też kryteriów oceny powoduje, że partner wdrożeniowy ma ogromne trudności z przedstawieniem jakiegokolwiek rozwiązania. Minimalna dokumentacja powinna zawierać:
- Pisemne wymagania według obszarów funkcjonalnych, takich jak finanse, zapasy, należności, itp. Idealnie, gdyby posiadały one priorytety typu „nice-to-have” oraz „must-have”.
- Wykresy przedstawiające przebieg procesów i zachodzących transakcji.
Dzięki temu, możemy być pewni, że od samego początku współpracy partner wdrożeniowy zrozumie procesy zachodzące cały proces wdrożenia będzie zdecydowanie łatwiejszy i przyjemniejszy.
Brak definicji sukcesu
Jest to zaskakujące, ale ogromna część organizacji nie ma określonej jasnej definicji sukcesu lub wskaźnika ROI (zwrotu z inwestycji). Wiele organizacji nie poświęca czasu na dokumentowanie celów, które powinny zostać osiągnięte dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania. Jak zatem zdefiniować sukces? Poproś wszystkich menadżerów o opinię na temat planowanego wdrożenia. Przejdź od działu do działu i zapytaj pracowników, co powinien wnieść nowy system w ich obszarze działalności, aby pracowało się im efektywniej i bardziej komfortowo. Zadawanie pytań pozwoli ci na stworzenie listy potrzeb i celów, które powinien zapewnić nowy system. W miarę realizacji projektu będziesz mógł jej użyć do weryfikowania zmian oraz przedstawiania propozycji różnych dodatkowych funkcjonalności.
Brak zaangażowania wszystkich działów firmy we wdrożenie
Dzisiejsze rozwiązania są bardziej zintegrowane niż kiedykolwiek wcześniej, co ma istotny wpływ na funkcjonowanie poszczególnych działów i oddziałów firmy, a tym samym – całego organizmu. Mimo tego, że w obrębie jednej firmy jest kilka działów, a niejednokrotnie duże przedsiębiorstwa posiadają kilka oddziałów w różnych lokalizacjach, to w ogromnej ilości przypadków nie będą one funkcjonować w identyczny sposób. Ba, jest to praktycznie pewne. W związku z tym, zadbaj o to, aby każda jednostka Twojej organizacja miała i pracowała na jednym systemie. Początkowo, może się to wydawać przytłaczające, ale późniejsze korzyści z tego płynące są tego warte.
Brak znajomości partnera wdrożeniowego
Wszyscy bywają pod wrażeniem przygotowanej prezentacji i demo systemu przez handlowców. Wiele organizacji nie poświęca jednak czasu, aby spotkać się z rzeczywistym zespołem wdrożeniowym, który będzie zajmował się implementacją nowego rozwiązania, szkoleniami oraz serwisem powdrożeniowym. Pamiętaj, aby zawsze spotkać się z tymi osobami, gdyż będziesz z nimi codziennie pracować podczas trwania projektu. Dzięki temu, Twój projekt ma znacznie większą szansę na sukces.
Powyższe 4 błędy są jednymi z najczęstszych, jednak ich wystrzeganie się w dużym stopniu przybliża do pożądanego celu, jakim jest wdrożenie nowego systemu ERP z sukcesem. NAV24 istnieje, aby pomóc Twojej firmie w wykorzystaniu technologii, czyniąc ją bardziej wydajniejszą i efektywniejszą.
