Zdecydowałeś się na wdrożenie w swojej organizacji oprogramowania klasy ERP (Enterprise Resource Planning)? – Świetnie! W Twojej głowie pojawia się pewnie teraz tysiąc pytań: co teraz? Jakie są kolejne kroki? Musisz wiedzieć, że wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie jest dużym projektem, który wymaga wiele zaangażowania i pracy nie tylko ze strony partnera wdrożeniowego, ale także ze strony firmy. Zobacz, jak się przygotować i jakich błędów uniknąć, aby proces wdrożenia przebiegł sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
#1 Brak analizy przedwdrożeniowej
Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowa do właściwego rozpoznania potrzeb przedsiębiorstwa, w którym planowane jest wdrożenie, a także do precyzyjnego określenia kosztów oraz harmonogramu wdrożenia. Podczas analizy odbywają się spotkania warsztatowe, w czasie których opracowywane zostają najważniejsze procesy biznesowe. Wykonywana jest wówczas również analiza Gap & Fit, która określa które wymagania klienta można wdrożyć w ramach standardu sytemu ERP, a które wymagania będą potrzebowały modyfikacji. Powstaje wtedy też spis procesów objętych wdrożeniem oaz karta projektu i plan projektu. Na podstawie analizy przedwdrożeniowej zarząd firmy, która jest zainteresowana wdrożeniem dostaje pełną informację na temat tego czy dany system będzie w stanie spełnić wymagania przedsiębiorstwa oraz świadomie podjąć decyzję o wdrożeniu. Warto tutaj zapoznać się również z artykułem: Wdrożenie systemu ERP w firmie – rola analityka.
#2 Brak dokumentacji
Choć może to brzmieć trochę banalnie, to często przedsiębiorstwa nie spisują i nie dokumentują procesów, które w nich zachodzą. Brak pisemnych wymagań, schematów blokowych, czy też kryteriów oceny powoduje, że partner wdrożeniowy ma ogromne trudności z przedstawieniem jakiegokolwiek rozwiązania. Minimalna dokumentacja powinna zawierać:
• Pisemne wymagania według obszarów funkcjonalnych, takich jak finanse, zapasy, należności, itp. Idealnie, gdyby posiadały one priorytety typu „nice-to-have” oraz „must-have”.
• Wykresy przedstawiające przebieg procesów i zachodzących transakcji.
Dzięki temu, możemy być pewni, że od samego początku współpracy partner wdrożeniowy zrozumie procesy zachodzące cały proces wdrożenia będzie zdecydowanie łatwiejszy i przyjemniejszy.
#3 Brak definicji sukcesu
Jest to zaskakujące, ale ogromna część organizacji nie ma określonej jasnej definicji sukcesu lub wskaźnika ROI (zwrotu z inwestycji). Wiele organizacji nie poświęca czasu na dokumentowanie celów, które powinny zostać osiągnięte dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania. Jak zatem zdefiniować sukces? Poproś wszystkich menadżerów o opinię na temat planowanego wdrożenia. Przejdź od działu do działu i zapytaj pracowników, co powinien wnieść nowy system w ich obszarze działalności, aby pracowało się im efektywniej i bardziej komfortowo. Zadawanie pytań pozwoli ci na stworzenie listy potrzeb i celów, które powinien zapewnić nowy system. W miarę realizacji projektu będziesz mógł jej użyć do weryfikowania zmian oraz przedstawiania propozycji różnych dodatkowych funkcjonalności.
#4 Brak zaangażowania wszystkich działów firmy we wdrożenie
Dzisiejsze rozwiązania są bardziej zintegrowane niż kiedykolwiek wcześniej, co ma istotny wpływ na funkcjonowanie poszczególnych działów i oddziałów firmy, a tym samym – całego organizmu. Mimo tego, że w obrębie jednej firmy jest kilka działów, a niejednokrotnie duże przedsiębiorstwa posiadają kilka oddziałów w różnych lokalizacjach, to w ogromnej ilości przypadków nie będą one funkcjonować w identyczny sposób. Ba, jest to praktycznie pewne. W związku z tym, zadbaj o to, aby każda jednostka Twojej organizacja miała i pracowała na jednym systemie. Początkowo, może się to wydawać przytłaczające, ale późniejsze korzyści z tego płynące są tego warte.
#5 Brak znajomości partnera wdrożeniowego
Wszyscy bywają pod wrażeniem przygotowanej prezentacji i demo systemu przez handlowców. Wiele organizacji nie poświęca jednak czasu, aby spotkać się z rzeczywistym zespołem wdrożeniowym, który będzie zajmował się implementacją nowego rozwiązania, szkoleniami oraz serwisem powdrożeniowym. Pamiętaj, aby zawsze spotkać się z tymi osobami, gdyż będziesz z nimi codziennie pracować podczas trwania projektu. Dzięki temu, Twój projekt ma znacznie większą szansę na sukces.
Powyższe 4 błędy są jednymi z najczęstszych, jednak ich wystrzeganie się w dużym stopniu przybliża do pożądanego celu, jakim jest wdrożenie nowego systemu ERP z sukcesem. NAV24 istnieje, aby pomóc Twojej firmie w wykorzystaniu technologii, czyniąc ją bardziej wydajniejszą i efektywniejszą.
