Z poczty e-mail korzysta obecnie praktycznie każda organizacja – jest to jedna z głównych form komunikacji w dzisiejszym biznesie. Na rynku dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają jej obsługę. Nie ulega wątpliwości, że jednym z najpopularniejszych, jest Microsoft Outlook.
Z tego artykułu poznasz takie funkcje aplikacji Outlook jak:
- Skróty klawiszowe
- Szybkie części
- Szablony wiadomości e-mail
- Automatyczne formatowanie
- Opóźnienie dostarczenia wiadomości
- Strefy czasowe i Święta
- Spotkania Cykliczne
- Udostępnianie kalendarza
- Formatowanie w kalendarzu
- Szybkie tworzenie terminu
Outlook to taka „rozbudowana” skrzynka pocztowa, przy pomocy której użytkownik może wysyłać wiadomości e-mail, zarządzać kontaktami czy korzystać z kalendarza. Aplikacja jest często wybierana przez organizacje do obsługi poczty, na co wpływ ma jej znajomy interfejs. Szczególnie tyczy się to wstążki, która jest dobrze znana z innych rozwiązań firmy z Redmond, jak Word czy Excel. Co więcej, Outlook wchodzi w skład usługi Microsoft 365, a jego potencjał jest najbardziej widoczny przy połączeniu jej z serwerem pocztowym Exchange. Takie połączenie bierzemy też pod uwagę w niniejszym artykule. Nie przeciągając – poznaj 10 funkcji aplikacji Outlook (wersja zainstalowana lokalnie) zwiększających produktywność.
Skróty klawiszowe w Microsoft Outlook
Skróty klawiszowe niejednokrotnie pozwalają przyspieszyć codzienne działania. Dzięki temu, możesz czas i przeznaczyć go na inne zadania. Outlook posiada wiele skrótów, których działanie możesz zobaczyć tutaj. Niemniej jednak, poniżej znajdziesz kilka najistotniejszych:
- Shift + Ctrl + M – tworzenie nowa wiadomość e-mail (będąc w głównym widoku aplikacji),
- Ctrl + K – wstawianie linku w treści nowej wiadomości,
- Ctrl + D – usuwanie zaznaczonej wiadomości,
- Ctrl + R – odpowiadanie tylko nadawcy zaznaczonej wiadomości,
- Shift + Ctrl + R – odpowiadanie wszystkim w zaznaczonej wiadomości,
- Ctrl + F – przesyłanie dalej zaznaczonej wiadomości,
- Ctrl + Alt + F – przesyłanie dalej danej konwersacji, ale w formie załącznika wiadomości e-mail,
- Shift + Ctrl + A – tworzenie nowego terminu (będąc w widoku kalendarza),
- Shift + Ctrl + K – tworzenie nowego zadania.
Szybkie części
Outlook pozwala na zautomatyzowanie niektórych rzeczy. Powtarzając i często wysyłając te same bloki tekstu warto skorzystać z opcji Szybkich Części. Tworząc treść w nowej wiadomości zaznacz ją, kliknij w kartę Wstawianie, następnie Szybkie Części i wybierz opcję „Zapisz zaznaczenie w galerii Szybkich Części”. Teraz wystarczy, że nazwiesz utworzoną szybką część i ją zapiszesz klikając „Ok”. Szybką część możesz wstawić właśnie z poziomu galerii Szybkich Części lub zacznij wpisywać jej nazwę – Outlook wyświetli Ci komunikat o właściwej szybkiej części – kliknij Enter, aby ją wstawić.
Szablony wiadomości e-mail
Zasadnicza różnica między Szybkimi częściami a Szablonami wiadomości w aplikacji Outlook jest taka, że do szablonu możemy dołączyć załącznik. Tworząc wiadomość i chcąc zapisać ją jako szablon, będąc w oknie nowej wiadomości kliknij w Plik i Zapisz jako. Następnie, nazwij szablon i zapisz go jako typ „Szablon Outlook”. Aby użyć szablonu, będąc w głównym widoku aplikacji, kliknij w ikonkę „Nowe elementy”, po czym w „Więcej elementów” -> „Wybierz formularz” -> Szukaj w „Szablony użytkownika w systemie plików” i wybierz pożądany szablon.
Dostęp do szablonów, które nie są tak wprost nazwane (w Outlook są one określone jako „formularze”) jest mało intuicyjny. Można jednak zmodyfikować sobie wstążkę, dodając do niej odpowiedni przycisk. Tworzenie szablonu i dodawanie takiego przycisku możesz zobaczyć tutaj.
Integracja z systemem ERP Dynamics 365 Business Central
Teraz prawdziwa wisienka na torcie. To może być dla niektórych rewolucja i realne przyśpieszenie codziennej pracy. Integracja Outlook’a z systemem ERP. Tym systemem jest Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dzięki integracji, od razu z poziomu klienta poczty możesz zapisać nowego kontrahenta, wprowadzić zamówienie, a nawet wystawić fakturę. Po jednym kliknięciu masz dostęp do historii transakcji, zaległych należności, interakcji z klientem czy dostawcą. Więcej o możliwościach integracji Office 365 / Microsoft 365 przeczytasz w artykule Integracja Dynamics 365 Business Central z Office 365.
Automatyczne formatowanie
Zapewne codziennie otrzymujesz masę maili i nieraz zdarzyło Ci się któryś przeoczyć. Użyj Automatycznego formatowania, które bazuje na warunkach. Dzięki wspomnianej opcji możesz np. nadać szczególne formatowanie dla wiadomości od Twojego szefa. Kliknij w kartę Widok -> Ustawienia widoku -> Formatowanie warunkowe. Następnie, dodaj nową regułę oraz określ efekt po spełnieniu jej warunków – font, jego rozmiar, kolor. W następnym kroku wystarczy, że zdefiniujesz wspomniane warunki i je zapiszesz.
Opóźnienie dostarczenia wiadomości
Na pewno nieraz zdarzyło Ci się wysłać maila „za szybko” bądź przypadkowo i chętnie chciałbyś do niego wrócić. Outlook posiada funkcję Opóźnionego Dostarczania Wiadomości, która może Ci pomóc w przytoczonym przypadku. Opóźnienie Dostarczenia możesz zdefiniować dla konkretnej wiadomości. W tym celu, pisząc nową, kliknij w kartę Opcje i „Opóźnij dostarczenie”. W następnym kroku wystarczy, że określisz odpowiednią datę i godzinę przy checkbox`ie „Nie dostarczaj przed” i gotowe. Co więcej, przytoczoną opcję możesz ustawić globalnie dla wszystkich nowych maili (należy utworzyć odpowiednią regułę w Outlook).
Strefy czasowe i święta
Pracując w międzynarodowym środowisku bardzo ważne jest, aby planując spotkanie wziąć pod uwagę czas w danej strefie czasowej. Outlook umożliwia dodanie dodatkowych dwóch stref czasowych do kalendarza. Chcąc być jeszcze bardziej precyzyjny możesz również dodać święta z danego państwa. Aby to zrobić wystarczy, że wejdziesz w Opcje Outlook`a i w sekcji Strefy Czasowe wybierzesz właściwe. Chcąc dodać święta wybierz opcję „Dodaj dni wolne” w sekcji Opcje kalendarza.
Spotkania cykliczne
Kalendarz Outlook umożliwia także tworzenie spotkań cyklicznych. Dzięki temu, wiedząc, że dane wydarzenie odbywa się regularnie i w tych samych porach, nie musisz go za każdym razem zapisywać od nowa. Tworząc w kalendarzu nowy termin lub spotkanie wystarczy, że wybierzesz opcję „Cykl” na wstążce i go zdefiniujesz. Więcej na temat organizowania cyklu spotkań dowiesz się z tego video.
Udostępnianie kalendarza
Potencjał, który „drzemie” w kalendarzu Outlook, ujawnia się wtedy, gdy nasza poczta jest obsługiwana przez serwer Exchange. Pozwala to na udostępnianie kalendarzy między użytkownikami w danej organizacji. Można to zrobić na kilka sposobów, jednak najprostszym jest nadanie odpowiednich uprawnień do kalendarza innym osobom z firmy. Aby je zdefiniować, będąc w widoku kalendarza i karcie Narzędzia główne, wybierz „Udostępnij kalendarz” i wskaż swój. Po zdefiniowaniu uprawnień dla konkretnych osób wystarczy, że otworzą one twój kalendarz w swoich Outlook`ach. Jeśli chcesz poznać dodatkowe 2 sposoby na udostępnianie kalendarza to kliknij w ten link.
Formatowanie w kalendarzu
Kalendarz Outlook również pozwala na formatowanie warunkowe. Możesz go użyć np. do automatycznego oznaczania spotkań konkretnymi kolorami. Wystarczy, że zdefiniujesz odpowiednie warunki. Dostęp do tej opcji jest analogiczny jak w przypadku formatowania wiadomości e-mail. Będąc w widoku kalendarza, kliknij w kartę Widok -> Ustawienia widoku -> i Formatowanie warunkowe. „Ściągę” z tworzenia warunków formatujących w kalendarzu odnajdziesz tutaj.
Podsumowanie
Przytoczone funkcje to tylko niektóre opcje, które oferuje Outlook w ramach usługi Office 365. Należy tutaj również wspomnieć o takich możliwościach jak tworzenie delegata, dodawanie domen do „białej” i „czarnej” listy czy też tworzenie wielu podpisów wiadomości. Oprócz wspomnianych funkcjonalności i możliwości integracji z systemem ERP Dynamics 365 Business Central, warto także wspomnieć o możliwych integracjach np. z OneNote czy OneDrive dla firm.
