« powrót do strony głównej

Outlook – 10 funkcji zwiększających produktywność

[Głosów:1    Średnia:5/5]

Z poczty e-mail korzysta obecnie praktycznie każda organizacja – jest to jedna z głównych form komunikacji w dzisiejszym biznesie. Na rynku dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają jej obsługę. Nie ulega wątpliwości, że jednym z najpopularniejszych, jest Microsoft Outlook.

Z tego artykułu poznasz takie funkcje aplikacji Outlook jak:

Skróty klawiszowe

Szybkie części

Szablony wiadomości e-mail

Automatyczne formatowanie

Opóźnienie dostarczenia wiadomości

Strefy czasowe i Święta

Spotkania Cykliczne

Udostępnianie kalendarza

Formatowanie w kalendarzu

Szybkie tworzenie terminu

Outlook to taka „rozbudowana” skrzynka pocztowa, przy pomocy której użytkownik może wysyłać wiadomości e-mail, zarządzać kontaktami czy korzystać z kalendarza. Aplikacja jest często wybierana przez organizacje do obsługi poczty, na co wpływ ma jej znajomy interfejs. Szczególnie tyczy się to wstążki, która jest dobrze znana z innych rozwiązań firmy z Redmond, jak Word czy Excel. Co więcej, Outlook wchodzi w skład usługi Office 365, a jego potencjał jest najbardziej widoczny przy połączeniu jej z serwerem pocztowym Exchange. Takie połączenie bierzemy też pod uwagę w niniejszym artykule. Nie przeciągając – poznaj 10 funkcji aplikacji Outlook (wersja zainstalowana lokalnie) zwiększających produktywność.

1.      Skróty klawiszowe

Skróty klawiszowe niejednokrotnie pozwalają przyspieszyć codzienne działania. Dzięki temu, możesz czas i przeznaczyć go na inne zadania. Outlook posiada wiele skrótów, których działanie możesz zobaczyć tutaj. Niemniej jednak, poniżej znajdziesz kilka najistotniejszych:

Shift + Ctrl + M – tworzenie nowa wiadomość e-mail (będąc w głównym widoku aplikacji),

Ctrl + K – wstawianie linku w treści nowej wiadomości,

Ctrl + D – usuwanie zaznaczonej wiadomości,

Ctrl + R – odpowiadanie tylko nadawcy zaznaczonej wiadomości,

Shift + Ctrl + R – odpowiadanie wszystkim w zaznaczonej wiadomości,

Ctrl + F – przesyłanie dalej zaznaczonej wiadomości,

Ctrl + Alt + F – przesyłanie dalej danej konwersacji, ale w formie załącznika wiadomości e-mail,

Shift + Ctrl + A – tworzenie nowego terminu (będąc w widoku kalendarza),

Shift + Ctrl + K – tworzenie nowego zadania.

2.      Szybkie części

Outlook pozwala na zautomatyzowanie niektórych rzeczy. Powtarzając i często wysyłając te same bloki tekstu warto skorzystać z opcji Szybkich Części. Tworząc treść w nowej wiadomości zaznacz ją, kliknij w kartę Wstawianie, następnie Szybkie Części i wybierz opcję „Zapisz zaznaczenie w galerii Szybkich Części”. Teraz wystarczy, że nazwiesz utworzoną szybką część i ją zapiszesz klikając „Ok”. Szybką część możesz wstawić właśnie z poziomu galerii Szybkich Części lub zacznij wpisywać jej nazwę – Outlook wyświetli Ci komunikat o właściwej szybkiej części – kliknij Enter, aby ją wstawić.

outlook szybkie czesci

3.      Szablony wiadomości e-mail

Zasadnicza różnica między Szybkimi częściami a Szablonami wiadomości w aplikacji Outlook jest taka, że do szablonu możemy dołączyć załącznik. Tworząc wiadomość i chcąc zapisać ją jako szablon, będąc w oknie nowej wiadomości kliknij w Plik i Zapisz jako. Następnie, nazwij szablon i zapisz go jako typ „Szablon Outlook”. Aby użyć szablonu, będąc w głównym widoku aplikacji, kliknij w ikonkę „Nowe elementy”, po czym w „Więcej elementów” -> „Wybierz formularz” -> Szukaj w „Szablony użytkonika w systemie plików” i wybierz pożądany szablon.

Dostęp do szablonów, które nie są tak wprost nazwane (w Outlook są one określone jako „formularze”) jest mało intuicyjny. Można jednak zmodyfikować sobie wstążkę, dodając do niej odpowiedni przycisk. Tworzenie szablonu i dodawanie takiego przycisku możesz zobaczyć tutaj.

outlook szablony email

4.      Automatyczne formatowanie

Zapewne codziennie otrzymujesz masę maili i nieraz zdarzyło Ci się któryś przeoczyć. Użyj Automatycznego formatowania, które bazuje na warunkach. Dzięki wspomnianej opcji możesz np. nadać szczególne formatowanie dla wiadomości od Twojego szefa. Kliknij w kartę Widok -> Ustawienia widoku -> Formatowanie warunkowe. Następnie, dodaj nową regułę oraz określ efekt po spełnieniu jej warunków – font, jego rozmiar, kolor. W następnym kroku wystarczy, że zdefiniujesz wspomniane warunki i je zapiszesz.

outlook automatyczne formatowanie

5.      Opóźnienie dostarczenia wiadomości

Na pewno nieraz zdarzyło Ci się wysłać maila „za szybko” bądź przypadkowo i chętnie chciałbyś do niego wrócić. Outlook posiada funkcję Opóźnionego Dostarczania Wiadomości, która może Ci pomóc w przytoczonym przypadku. Opóźnienie Dostarczenia możesz zdefiniować dla konkretnej wiadomości. W tym celu, pisząc nową, kliknij w kartę Opcje i „Opóźnij dostarczenie”. W następnym kroku wystarczy, że określisz odpowiednią datę i godzinę przy checkbox`ie „Nie dostarczaj przed” i gotowe. Co więcej, przytoczoną opcję możesz ustawić globalnie dla wszystkich nowych maili (należy utworzyć odpowiednią regułę w Outlook).

outlook opoznienie dostarczenia wiadomosci

6.    Strefy czasowe i święta

Pracując w międzynarodowym środowisku bardzo ważne jest, aby planując spotkanie wziąć pod uwagę czas w danej strefie czasowej. Outlook umożliwia dodanie dodatkowych dwóch stref czasowych do kalendarza. Chcąc być jeszcze bardziej precyzyjny możesz również dodać święta z danego państwa. Aby to zrobić wystarczy, że wejdziesz w Opcje Outlook`a i w sekcji Strefy Czasowe wybierzesz właściwe. Chcąc dodać święta wybierz opcję „Dodaj dni wolne” w sekcji Opcje kalendarza.

outlook strefy czasowe

7.      Spotkania cykliczne

Kalendarz Outlook umożliwia także tworzenie spotkań cyklicznych. Dzięki temu, wiedząc, że dane wydarzenie odbywa się regularnie i w tych samych porach, nie musisz go za każdym razem zapisywać od nowa. Tworząc w kalendarzu nowy termin lub spotkanie wystarczy, że wybierzesz opcję „Cykl” na wstążce i go zdefiniujesz. Więcej na temat organizowania cyklu spotkań dowiesz się z tego video.

outlook spotkania cykliczne

8.      Udostępnianie kalendarza

Potencjał, który „drzemie” w kalendarzu Outlook, ujawnia się wtedy, gdy nasza poczta jest obsługiwana przez serwer Exchange. Pozwala to na udostępnianie kalendarzy między użytkownikami w danej organizacji. Można to zrobić na kilka sposobów, jednak najprostszym jest nadanie odpowiednich uprawnień do kalendarza innym osobom z firmy. Aby je zdefiniować, będąc w widoku kalendarza i karcie Narzędzia główne, wybierz „Udostępnij kalendarz” i wskaż swój. Po zdefiniowaniu uprawnień dla konkretnych osób wystarczy, że otworzą one twój kalendarz w swoich Outlook`ach. Jeśli chcesz poznać dodatkowe 2 sposoby na udostępnianie kalendarza to kliknij w ten link.

outlook kalendar szaring

9.      Formatowanie w kalendarzu

Kalendarz Outlook również pozwala na formatowanie warunkowe. Możesz go użyć np. do automatycznego oznaczania spotkań konkretnymi kolorami. Wystarczy, że zdefiniujesz odpowiednie warunki. Dostęp do tej opcji jest analogiczny jak w przypadku formatowania wiadomości e-mail. Będąc w widoku kalendarza, kliknij w kartę Widok -> Ustawienia widoku -> i Formatowanie warunkowe. „Ściągę” z tworzenia warunków formatujących w kalendarzu odnajdziesz tutaj.

outlook formatowanie kalendarza

10. Szybkie tworzenie terminu

Chcąc stworzyć nowy termin należy przejść do kalendarza i wybrać opcję „Nowy termin” na wstążce. Jest jednak na to szybszy sposób, który pozwala dodatkowo na dodanie treści wiadomości e-mail w „ciele” terminu. Będąc w widoku skrzynki odbiorczej Outlook zaznacz, przytrzymaj i przeciągnij daną wiadomość e-mail na ikonkę kalendarza. Spowoduje to otworzenie okna nowego terminu z wklejoną treścią pożądanego maila. Teraz wystarczy określić pozostałe elementy termin, jak np. datę i go zapisać. Szybkie tworzenie terminu możesz zobaczyć tutaj.

outlook szybkie tworzenie terminu

Podsumowanie

Przytoczone funkcje to tylko niektóre opcje, które oferuje Outlook w ramach usługi Office 365. Należy tutaj również wspomnieć o takich możliwościach jak tworzenie delegata, dodawanie domen do „białej” i „czarnej” listy czy też tworzenie wielu podpisów wiadomości. Oprócz funkcjonalności warto także wspomnieć o możliwościach integracyjnych na przestrzeni Outlook – OneNote, Outlook – OneDrive dla firm czy nawet Outlook i system ERP – Dynamics 365 Business Central.

Jeśli zastanawiasz się nad zakupem Office 365 bądź masz jakieś pytania na jego temat to skontaktuj się z nami wypełniając formularz, via e-mail: kontakt@nav24.pl lub telefonicznie +48 33 333 94 24.

Dodatkowo, możesz uruchomić 30-dniową darmową wersję testową Office 365 Business Premium – wystarczy, że wejdziesz na stronę https://office.nav24.pl/3 i wypełnisz niezbędne pola formularza.

O nas

nav24

Zaufali nam

Partnerzy technologiczni

Microsoft
LS Retail
Netronic
Continia
Delmia
Anveo