Spotkania to codzienność każdej firmy. Niezależnie od formy – czy to rozmowa online, lunch, meetup, konferencja – zawsze musi być ustalony konkretny termin. Wydawać by się mogło, że umówienie spotkania jest czymś wręcz banalnym. Prawda jest zupełnie inna, o czym dobrze wiedzą osoby, które niejednokrotnie przechodzą istną gehennę, aby dobrać odpowiedni termin pasujący każdemu uczestnikowi. Przysłowiowe schody mogą się pojawić już podczas umawiania spotkania dla dwóch osób, a co dopiero dla szerszego grona odbiorców. Jaka jest odpowiedź na ten problem lub chociaż jak ułatwić i przyspieszyć ten proces? Nie trzeba wcale daleko szukać - posiadając subskrypcję Microsoft 365 rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki. Mowa o Microsoft Bookings.
Co to jest Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings to jedna z aplikacji wchodzących w skład rozwiązania Microsoft 365. Oczywiście, mówimy o planach, które posiadają w sobie zestaw usług chmurowych. W związku z tym, Bookings odnajdziemy już w najtańszym z rodziny Business, czyli Microsoft 365 Business Basic, ale również Teams Essentials czy dodatku Teams Premium. Dostęp do narzędzia uzyskamy z poziomu Outlooka lub Teamsa, aczkolwiek – subiektywnie – najwygodniejszym rozwiązaniem okazuje się przeglądarka internetowa. Wystarczy skorzystać z adresu URL https://outlook.office.com/bookings/ i zalogować się swoim kontem służbowym Microsoft. Bookings odnajdziemy też wśród innych usług chmurowych z poziomu strony głównej Microsoft 365.
Microsoft Bookings ma na celu ułatwić umawianie spotkań. Narzędzie bazuje na dostępności kalendarza użytkownika. Dzięki temu widzi, kiedy jest dostępny i może zaproponować osobie, która chce zarezerwować termin, dostępne przedziały czasu. Oczywiście muszą one być zgodne z przyjętymi (ustawionymi) zasadami rejestracji. Zatem kluczowe jest, aby korzystać i pracować na kalendarzu Outlook – bez tego Bookings nie ma, mówiąc wprost, większego sensu. Jak to wygląda w praktyce? W skrócie:
- użytkownik dysponuje własną stroną rezerwacji lub jest członkiem działowej/ firmowej strony Bookings – wspomniana strona to nic innego jak witryna internetowa;
- użytkownik sugeruje osobie, która chce odbyć z nim spotkanie, aby wybrała dostępny termin z poziomu strony Bookings;
- osoba zainteresowana wchodzi na stronę rezerwacji, wybiera wolny termin, wprowadza swoje dane i dokonuje rezerwacji;
- każdy otrzymuje powiadomienia mailowe o nowym spotkaniu + terminy do kalendarza;
- osoba, która dokonała rezerwacji, może ją anulować bądź zmienić termin, jeśli zajdzie taka konieczność.
W pierwszym punkcie wspomnieliśmy o tym, że użytkownik może mieć własną stronę rezerwacji lub być członkiem firmowej. Warto nieco zagłębić się i wyjaśnić te możliwości.
Udostępniona i osobista strona rezerwacji – o co chodzi?
Początkowo, Microsoft Bookings umożliwiał utworzenie każdemu użytkownikowi strony rezerwacji. Co do zasady, była to jednak strona, do której można było dodać innych pracowników firmy, ale bez uprawnień do jej edycji. Wówczas stawaliśmy się administratorami takiej strony – odpowiadaliśmy za jej wszystkie ustawienia. W związku z tym, gdy ktoś chciał mieć swoją stronę, to po prostu nie dodawał do niej współpracowników, a jej adres dodawał do podpisu w stopce e-mail.
Z punktu widzenia funkcjonalnego, tworząc firmową stronę rejestracji możemy:
- określić, czy rezerwacje mogą dokonywać wszyscy, czy może tylko osoby w naszej firmie;
- dodać współpracowników i określić ich poziom uprawnień;
- dodać usługi – czyli typ spotkania – wraz z ich opisem, czasem trwania, ceną, jaki pracownik może zostać wybrany do jej wykonania oraz zasady planowania;
- zdefiniować branding, podpiąć klauzulę informacyjną – zgodę na użycie danych klienta.
Po opublikowaniu strony wszyscy jej członkowie uzyskują dostęp do wspólnego kalendarza, w którym dodają się wszystkie zarezerwowane terminy. Z kolei, w zakładce „Klienci” dodają się osoby, które dokonały rezerwacji terminu.
Niemniej, wraz z rozwojem usługi, Microsoft zdecydował się na wprowadzenie funkcji o nazwie „Bookings with me”. Sprowadza się to do możliwości utworzenia osobistej, personalnej strony rezerwacji przez każdą osobę w firmie, która posiada odpowiednią licencję Microsoft 365. W tym przypadku interfejs jest znacznie uproszczony, co nie zmienia faktu, że użytkownik może:
- utworzyć kilka typów spotkań;
- określić konkretne dni i godziny w całym tygodniu, w których rezerwacje mogą być wykonywane;
- ustawić mailowe przypomnienie o zbliżającym się spotkaniu oraz sekwencję maili wysyłanych po spotkaniu.
Gdy typy spotkań zostaną utworzone warto poświęcić chwilę i ustawić kluczową rzecz, czyli link do strony rezerwacji, który pojawi się w naszej stopce – podpisie mailowym. Oczywiście, można to zrobić z poziomu Outlooka, ale Bookings też daje taką możliwość.
W sytuacji, kiedy wszystko mamy gotowe wystarczy, że osoba, która chce się z nami spotkać kliknie w link do strony rezerwacji. Zobaczy wtedy dostępne dni i terminy. Po dokonaniu wyboru otrzyma potwierdzenie w formie wiadomości e-mail wraz z blockerem do kalendarza – tak samo będzie w przypadku właściciela strony rezerwacji.
Abstrahując od zasady działania – wprowadzając osobiste strony rejestracji Microsoft dokonał pewnego podziału. Jeśli firma chce, może mieć np. jedną, centralną stronę rezerwacji, którą obsługuje konkretna osoba w firmie. Dzięki temu organizacja uzyska jeden wspólny kalendarz oraz dodatkową skrzynkę z dedykowanym adresem, na który będą lądować rezerwacje. Z drugiej strony, każdy użytkownik może samodzielnie utworzyć własną stronę i usprawnić swoją pracę. Sprawdzi się to szczególnie w przypadku większych firm, korporacji, gdzie centralny dział IT musi administrować poszczególnymi oddziałami przedsiębiorstwa i nie ma zbytnio czasu na zarządzanie Bookingsem.
Microsoft Bookings – jak zacząć?
Kiedyś spotkaliśmy się ze stwierdzeniem, że Microsoft Bookings jest jedną z najbardziej niedocenionych usług wchodzących w skład Microsoft 365. A do tego taką, o której posiadaniu nie wiedzą użytkownicy pakietu. Skoro mamy ją w cenie subskrypcji Microsoft 365, to po co rozglądamy się za rozwiązaniami konkurencyjnymi, za które będziemy musieli osobno zapłacić? W zdecydowanej większości przypadków Bookings jest w stanie poradzić sobie z obsługą rezerwacji terminów w firmie. Nie wspominając o tym, że może być realnie wykorzystany jako system rezerwacji w kancelariach prawniczych, firmach konsultingowych i doradczych czy też takich, które świadczą drobne usługi, np. fizjoterapeuta, barber, fryzjer, studio tatuażu. Na pierwszy rzut oka rozwiązanie wydaje się dość ubogie funkcjonalnie. Nic bardziej mylnego! A integracja z Power Automate dodatkowo poszerza spektrum możliwości aplikacji. Bez przedłużania – pora samemu przetestować i przekonać się, że wdrożenie Microsoft Bookings w firmie ma sens.
Zainteresował Cię temat Microsoft Bookings? Chcesz dowiedzieć się więcej na jego temat oraz scenariuszy, w których może zostać wykorzystany? A może Twoja firma posiada licencje Microsoft 365 i rozwiązania firm trzecich, co powoduje dublowanie kosztów i dobrze byłoby ten problem rozwiązać? Jesteśmy w stanie udzielić Ci odpowiedzi na wszystkie pytania – wystarczy, że wypełnisz formularz poniżej i umówisz się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
