Subskrypcja to model biznesowy, w którym za regularne opłaty otrzymujemy możliwość korzystania z określonych produktów lub usług. W momencie, gdy kończy się nam zobowiązanie bądź nie uregulujemy płatności za dany okres rozliczeniowy, przeważnie tracimy do nich dostęp. O ile wydaje się to stosunkowo proste w przypadku rozwiązań, które nastawione są na rozrywkę (nie płacisz = nie masz dostępu), o tyle w kontekście prowadzenia biznesu, kiedy to udostępniamy informacje czy też przechowujemy firmowe dane w chmurze, staje się to problemem zdecydowanie bardziej złożonym. Jak zatem wygląda sytuacja, gdy nie odnowimy licencji na takie rozwiązanie jak Dynamics 365 lub Microsoft 365? Zapraszamy do następnego wpisu z serii „Kącik Licencyjny”, w którym rozłożymy na czynniki pierwsze aspekt wygasającej subskrypcji usługi chmurowej Microsoft.
Usługi chmurowe – abstrahując od korzyści biznesowych – są wygodne. Mamy do nich dostęp z dowolnego miejsca na świecie, jeśli jesteśmy w zasięgu Internetu oraz posiadamy urządzenie wyposażone w przeglądarkę. To też sprawia, że parametry naszego urządzenia nie muszą być wyśrubowane, abyśmy mogli korzystać z takich rozwiązań jak Dynamics 365 czy Microsoft 365. Brzmi prawie idealnie. Prawie, bo jest jeden aspekt, o którym musimy pamiętać. Wspomniane usługi są oparte o model subskrypcyjny, a więc należy je odnawiać na czas. W przypadku rozwiązań Microsoft, licencje są dostępne w ramach zobowiązania rocznego (płatność z góry lub co miesiąc) oraz zobowiązania miesięcznego, o których pisaliśmy w pierwszym artykule niniejszej serii. Owszem, ktoś powie, że przecież można ustawić na nich automatyczne odnowienie i problem z głowy. Zgadza się, ale biznes ma różne wymagania – jednego roku możemy potrzebować więcej licencji, kolejnego mniej lub też chcemy przejść na wyższy plan, albo całkiem zrezygnować z danego producenta na rzecz innego. W tym wszystkim kluczowa jest data odnowienia posiadanej subskrypcji. A jak konkretniej wygląda to w świecie usług chmurowych Microsoft nabywanych w ramach kanału CSP?
Zbliżająca się data odnowienia – dostępne możliwości
Jako przykład, bazujmy na usłudze Microsoft 365 Business Standard – najchętniej wybieranym planie przez firmy z sektora MŚP. Gdy jest ona aktywna możemy korzystać ze wszystkich usług chmurowych, które są w niej zawarte, a więc Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online, Microsoft Teams, Planner, Forms i wielu innych. W momencie, gdy będzie zbliżała się data odnowienia wspomnianej subskrypcji i została ona nabyta bezpośrednio z Microsoft, administrator usługi w naszej firmie otrzyma stosowne powiadomienie. Z kolei w przypadku, kiedy subskrypcja została kupiona za pośrednictwem partnera to właśnie partner powinien poinformować o jej zbliżającym się odnowieniu – przynajmniej tak być powinno. Wówczas, zanim subskrypcja wygaśnie, dostępnych jest kilka scenariuszy:
- Ustawienie automatycznego odnowienia – w przypadku nabycia licencji od partnera wystarczy mu ten fakt zgłosić. Gdy subskrypcja została kupiona w Microsoft, to takie ustawienie należy wykonać bezpośrednio w konsoli Centrum Administracyjnego Microsoft 365.
- Zmiana planu – zbliżające się odnowienie to dobry moment na zmianę posiadanego planu subskrypcyjnego. Mając Microsoft 365 Business Standard możemy płynnie przejść, np. do planu wyższego, czyli Microsoft 365 Business Premium. W takim przypadku najlepiej w przeddzień odnowienia uruchomić plan Business Premium, a gdy już będzie aktywny to ustawić na dotychczasowym, aby się nie odnowił. Można również przekazać swoje zamiary partnerowi, a ten zajmie się całą resztą.
- Pozwolenie, aby subskrypcja wygasła – czyli akcja przeciwna do opisanej w pkt. 1. Co się z tym wiąże?
Subskrypcja wygasła – co dalej?
Przede wszystkim – bez paniki. W sytuacji, gdy pozwoliliśmy, aby subskrypcja wygasła, przechodzi ona przez kilka etapów zanim zostanie ostatecznie usunięta. Dzięki temu, administrator ma czas, aby ponownie ją aktywować lub zabezpieczyć dane, które się w niej znajdują (wykonać kopię zapasową – backup), kiedy decyzja nie ulegnie zmianie.
- Status „Wygasły” (Expired) – jest to pierwszy etap, gdy przegapimy/ celowo nie odnowimy subskrypcji na czas. W przypadku subskrypcji, stan „expired” trwa przez 30 dni. W tym okresie użytkownicy nie powinni odczuć żadnych zmian w zakresie wykorzystywanych usług – mają do nich dostęp jak do tej pory, jak również ich dane są w nienaruszonej postaci.
- Status „Wyłączony” (Disabled) – to następny etap po „expired”, który trwa przez 90 dni. W tym okresie użytkownicy tracą możliwość korzystania z usług Microsoft 365 w pełni – przechodzą one w tryb „tylko do odczytu”, o ograniczonej funkcjonalności oraz wyświetlane jest w nich powiadomienie o nielicencjonowanym produkcie (unlicensed product). Oprócz tego, tracą dostęp do danych (nie są ono usuwane) takich jak, np. pliki w witrynach zespołowych – są one wyłącznie dostępne dla administratorów, którzy przez cały ten okres mają wciąż czas na reaktywację subskrypcji bądź wykonanie backupu.
- Status „Usunięty” (Deleted) – to etap, w którym subskrypcja oraz dane biznesowe w niej przechowywane (począwszy od dokumentów, kończąc na wiadomościach e-mail), są trwale usuwane, bez możliwości ich odzyskania. W tym momencie, subskrypcja nie może już być reaktywowana, zaś dodanie nowej nie stanowi „remedium” na odzyskanie utraconych danych.
Warto wspomnieć jeszcze o jednym statusie subskrypcji – kiedy jest ona zawieszona (suspended). W przypadku partnerów sprzedających licencje, jest to mechanizm pozwalający na zawieszenie działania subskrypcji, a więc usług chmurowych, które są w niej zawarte, w sytuacji, gdy klient nie płaci. Wtedy to klientowi zabierany jest dostęp do usług, ale i tak musi je opłacać. Najważniejsze jest jednak to, że gdy subskrypcja jest zawieszona, od razu obejmują ją zasady z etapu Disabled, a więc klient ma 90 dni na podjęcie działania. W przeciwnym razie, jeśli subskrypcja będzie zawieszona przez cały ten czas to po 90 dniach zostanie usunięta wraz z danymi klienta, które zawierała.
Subskrypcje pod kontrolą z Nav24
Powyżej opisane możliwości oraz etapy, przez które przechodzi subskrypcja, gdy wygaśnie, a więc Expired -> Disabled -> Deleted, stanowią fundamentalną wiedzę z obszaru licencjonowania usług chmurowych Microsoft. Warto się z nią zapoznać oraz korzystać z poniższej tabelki, która stanowi skrótowe podsumowanie omawianego tematu.
Oczywiście zdarzają się również inne scenariusze, takie jak np. chęć wykonania upgrade’u w trakcie trwania rocznego zobowiązania. Tego typu przypadki są możliwe do realizacji, natomiast muszą być każdorazowo, indywidualnie przeanalizowane. Te, jak i wiele innych sytuacji oraz pytań, które mogą dotyczyć aspektów licencyjnych sprawia, że warto zaopatrywać się w subskrypcje Microsoft za pośrednictwem zaufanego partnera, który jest na bieżąco ze wszystkimi zmianami licencyjnymi oraz promocjami, które Microsoft cyklicznie ogłasza. Tym samym, jest nam w stanie doradzić najlepsze rozwiązanie, które będzie dostosowane do potrzeb biznesowych naszej firmy. A jeśli już licencje posiadamy – to je przeanalizować pod kątem potencjalnej optymalizacji kosztów.
Jeśli już teraz masz pytania dotyczące licencji Microsoft, zbliża się odnowienie posiadanych usług chmurowych i chciałbyś otrzymać konkretną wycenę i rekomendacje – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
