Usługi chmurowe Microsoft dostarczane są w modelu subskrypcyjnym. Tak jak w przypadku popularnych usług streamingowych, telewizyjnych czy telefonicznych, tak i tutaj opłacamy abonament, a w zamian otrzymujemy dostęp i możliwość korzystania z funkcji oferowanych przez rozwiązania Giganta z Redmond. Warto jednak wspomnieć, że licencje, które nabywamy, rządzą się swoimi prawami. Dla wielu zasady licencjonowania mogą przypominać czarną magię, a sytuacji nie ułatwia fakt, że dość często ulegają one zmianie. Jak zatem poradzić sobie w gąszczu zawiłych niuansów, aby wybrać właściwe rozwiązanie? Zapraszamy do pierwszego wpisu inicjującego „Kącik Licencyjny” – nową serię poświęconą licencjonowaniu wybranych rozwiązań chmurowych Microsoft. W niniejszym artykule skupimy się na obecnych, fundamentalnych zasadach, które są zbieżne dla głównych rodzin produktowych, a więc Dynamics 365, Power Platform oraz Microsoft 365. 

W świecie Microsoft zmiana to jedyna stała. Pół żartem, pół serio, niemniej jest w tym stwierdzeniu sporo prawdy. Wystarczy spojrzeć na historię dystrybuowania usług chmurowych. Początkowo, partner, który chciał je sprzedawać, musiał nawiązać partnerstwo z firmą oraz zarejestrować się w programie „Cloud Partner Program”. Wówczas stawał się Cloud Solution Providerem (CSP) i już mógł sprzedawać licencje chmurowe. Dodatkowo, firmy, dla których rozwiązania Microsoft stanowią spory udział w działalności, zdobywały kompetencje (na poziomie Silver lub Gold), aby wyróżnić się na rynku. Obecnie, rejestracja dokonywana jest w ramach programu o nazwie „Microsoft AI Cloud Partner Program”, a partnerzy mają zdecydowanie wyższe wymogi do spełnienia celem uzyskania Solutions Designations – czyli „podrasowanych”, wspomnianych wcześniej, kompetencji. Ich poziomy zostały jednak usunięte, a same licencje kupuje się w tzw. kanale New Commerce Experience (dawniej było to po prostu „CSP”). To tak naprawdę tylko mały wycinek tego, jak licencjonowanie Microsoftu – i to tylko w obszarze chmury – żyje i ewoluuje. Nie ma jednak sensu rozprawiać o historii – skupmy się na tym, co tu i teraz, czyli nad obecnie obowiązującymi kluczowymi zasadami licencjonowania usług chmurowych Microsoft. 

Segmenty klientów a licencje 

Organizacja organizacji nierówna. Nie wszyscy parają się działalnością komercyjną. W związku z tym, warto wiedzieć, że Microsoft oferuje dedykowane licencje dla różnych podmiotów. Prowadzisz firmę produkcyjną? Skieruj się po licencje komercyjne (commercial). Reprezentujesz bibliotekę miejską? Dla Ciebie przeznaczone są licencje non-profit. Licencje dla szkoły podstawowej? Microsoft ma w swojej ofercie licencje dla edukacji (educational). Co ciekawe, licencje non-profit oraz dla edukacji będą dopiero udostępniane w kanale NCE w 2024 roku – obecnie, kupuje się je według starych zasad, jako CSP.

Źródło: https://learn.microsoft.com/en-us/partner-center/new-commerce-public-sector#release-waves

Skoro są segmenty, to nasuwa się pytanie o ceny. Generalizując: o ile nie wybieramy planów darmowych (dostępnych dla podmiotów edukacyjnych i non-profit), to najdroższe są licencje dla firm, później non-profit, a najtańsze są licencje edukacyjne. 

Idąc tym tokiem myślenia – skoro licencje edukacyjne są najtańsze, to jakie są wymogi, aby je zakupić? Odpowiedź brzmi – nasza organizacja musi zostać zarejestrowana w Microsoft jako jednostka edukacyjna (np. żłobek, przedszkole, szkoła, uczelnia). Proces należy zainicjować z poziomu strony Microsoft. Warto zerknąć również do dokumentacji producenta, która wskazuje, że ten ma do 10 dni roboczych na weryfikację naszej rejestracji. Po uzyskaniu kwalifikacji edukacyjnej będzie można ubiegać się o tańsze, dedykowane licencje dla szkół. Jeśli docelowo zamówienie będzie realizowane przez partnera to można się zwrócić do niego z prośbą o wsparcie w temacie. 

W przypadku organizacji non-profit, do których Microsoft zalicza np. biblioteki i muzea, proces jest podobny. Najlepiej rozpocząć go z poziomu strony producenta, gdzie możliwe jest wstępne sprawdzenie, czy nasza organizacja się kwalifikuje. Jeśli tak, przechodzimy do formularza i podajemy niezbędne dane. Proces kwalifikacji, zgodnie z dokumentacją, może potrwać do 10 dni roboczych. Gdy tag „non-profit” zostanie przypisany do organizacji, możliwe będzie zamówienie licencji.

Źródło: https://nonprofit.microsoft.com/en-us/getting-started 

Najprostsza ścieżka dotyczy licencji dla firm. W przypadku zakupu od partnera – abstrahując od „technikaliów”, które są po stronie partnera – firma powinna od niego otrzymać zamówienie oraz Umowę z Klientem Microsoft (MCA). Po akceptacji dokumentów realizowane jest zamówienie. 

Typy zobowiązań 

W ramach New Commerce Experience Microsoft przewidział trzy główne typy zobowiązań

  • zobowiązanie roczne z płatnością jednorazową; 
  • zobowiązanie roczne z płatnością miesięczną; 
  • zobowiązanie miesięczne. 

Zobowiązanie roczne z płatnością jednorazową to tzw. prepaid, czyli płatność z góry za cały rok za daną licencję (1 faktura). Zobowiązanie roczne, ale z płatnością miesięczną to w zasadzie to samo z tą różnicą, że cena jest rozbita na 12 miesięcznych rat (12 faktur). Natomiast zobowiązanie miesięczne, które jest najbardziej elastyczne ze wszystkich trzech, jest jednocześnie najdroższe (średnio o około 20%). Daje jednak możliwość całkowitej rezygnacji z produktu w danym miesiącu. 

Warto wiedzieć, że niektóre usługi chmurowe – szczególnie z rodziny Dynamics 365, takie jak Dynamics 365 Business Central – można nabyć w ramach zobowiązania trzyletniego opłacając je z góry za 3 lata, w trzech rocznych ratach lub miesięcznie. 

7-dniowe “okno” 

Czym jednak objawia się wspomniana elastyczność? W przypadku uruchomienia licencji w dowolnym z wyżej wymienionych zobowiązań mamy 7 dni na anulację i/lub redukcję ilości. Dodatkowe sztuki można zakupić w dowolnym momencie. Przykładowo, uruchamiamy dwie licencje Microsoft 365 Business Basic 15.02.2024: 

  • w zobowiązaniu rocznym z płatnością jednorazową: w okresie od 15-22.02.2024 będziemy mieć możliwość rezygnacji z zakupu lub zmniejszenia ilości. Po tym okresie (23.02.2024 i później) będzie to już niemożliwe. Kolejna okazja pojawi się w rocznicę odnowienia, czyli w przedziale 15-22.02.2025; 
  • w zobowiązaniu rocznym z płatnością miesięczną: sytuacja wygląda tak samo jak w wyżej opisanym przykładzie; 
  • w zobowiązaniu miesięcznym: w okresie od 15-22.02.2024 będziemy mieć możliwość rezygnacji z zakupu lub zmniejszenia ilości. Kolejna okazja będzie możliwa w miesięcznicę, czyli w przedziale 15-22.03.2024, a tak naprawdę 16-22.03.2024, ponieważ w dzień miesięcznicy (15-tego) Microsoft blokuje subskrypcję i najczęściej nie można tego dnia wykonać na niej żadnego działania (chyba, że je ustawimy wcześniej, np. anulacja w miesięcznicę). 

Wersje próbne oraz dodatki (trials & add-ons) 

Oprócz licencji płatnych całkiem sporo usług jest dostępnych w ramach wersji testowych, czyli popularnych triali. Są one ważne przez 30 dni, a uruchomić je można: 

  • z poziomu strony Microsoft; 
  • z poziomu swojej dzierżawy Microsoft (tenanta) – jeśli takową posiadamy (czyli mamy uruchomioną inną usługę chmurową); 
  • za pośrednictwem partnera (nie wszystkie). 

Niektóre rozwiązania Dynamics 365 oraz Power Platform, np. Power BI, są możliwe do uruchomienia przez użytkowników samodzielnie. Najczęściej są to tzw. viral trials, które mogą być użyte wyłącznie do testów. Nie wygasają, niemiej, pozostawione bez użytku zostaną po pewnym czasie wyłączone przez Microsoft (w przypadku Business Central Viral Trial jest usuwany po 45 dniach). 

Źródło: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/trial-signup 

W ofercie Microsoft znajdziemy również licencje typu add-on, czyli dodatki. W tym przypadku trzeba jednak wspomnieć, jak wyglądało ich uruchamianie w przeszłości. W trakcie realizacji zamówienia trzeba było wskazać subskrypcję – licencję – która będzie stanowić bazę pod dodatek. Wówczas był on pod nią „podpinany”. Wymagało to posiadania bazy i dodatku u jednego partnera (a tak naprawdę dystrybutora). Obecnie, nie jest to już wymagane, zatem pożądany add-on możemy dokupić u dowolnego partnera.    

Podsumowanie 

O ile wyżej wymienione zasady licencjonowania wybranych usług chmurowych Microsoft można uznać za fundamentalne, a więc takie, które są względnie stałe, to jednak należy wziąć na nie poprawkę i okrasić dodatkowym komentarzem – stan na dziś. Dlaczego? Bo reguły licencjonowania są regularnie zmieniane na wielu płaszczyznach. Bardzo dobrze to widać w comiesięcznych przewodnikach licencjonowania Dynamics 365 czy Power Platform, a konkretniej w dzienniku zmian oraz we wpisach z naszej serii „Co nowego w aplikacjach biznesowych Microsoft”. Czasami są to zmiany czysto kosmetyczne, np. zmiana nazwy danego produkty (Power Virtual Agents -> Microsoft Copilot Studio) lub prawo do korzystania z nowych usług za pośrednictwem posiadanej licencji (od grudnia 2023 Dynamics 365 Field Service zawiera w sobie usługi Guides i Remote Assist), ale bywają również takie, że dany produkt jest wycofywany i zastępuje go nowy, z zupełnie innymi zasadami licencjonowania. Są też zmiany, które pozwalają na wygenerowanie oszczędności wraz z nadejściem odnowienia, np. możliwość zakupu Dynamics 365 Customer Insights w wariancie attach w przypadku posiadania minimum 10 licencji innej usługi (początkowo limit ten wynosił 20 sztuk).  

W związku z powyższym – warto być na bieżąco z licencjonowaniem Microsoft. Jest to trudne, jednak z pomocą przychodzą partnerzy, tacy jak Nav24, którzy są w stanie doradzić w wyborze rozwiązania czy też zweryfikować i zoptymalizować koszty posiadanych licencji. Jeśli już teraz masz pytania dotyczące licencji lub chciałbyś otrzymać konkretną wycenę i rekomendacje – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!