Czy wiesz, jak w rzeczywistości wygląda praca handlowców w Twojej firmie? Znasz wszystkie działania, które podejmują, by zrealizować wyznaczone cele i przeprowadzić jak najwięcej transakcji? A może patrzysz tylko na wyniki? Wiedza na temat codziennej pracy działu handlowego jest niezbędna, by podnieść efektywność sprzedaży, precyzyjnie określać możliwe do osiągnięcia targety i w efekcie zwiększać wyniki firmy.
Dlaczego przedstawiciele handlowi nie korzystają z dostępnych narzędzi?
Jak wygląda dzień pracy handlowca? Teoretycznie powinien opierać się na interakcji z obecnymi i potencjalnymi klientami, czyli np. telefonach i spotkaniach. Tymczasem, jak wynika z badania przeprowadzonego w 2021 roku przez kanadyjską firmę Dooly, aż 41% czasu każdego dnia przedstawiciele handlowi poświęcają na aktywności niezwiązane ze sprzedażą. Wśród największych „pożeraczy czasu” ankietowani wskazywali najczęściej wewnętrzne spotkania, planowanie spotkań i telefonów oraz odpowiadanie na wewnętrzne zapytania. Problemem okazuje się także technologia. Z cytowanego badania wynika, że średnia liczba stosowanych w firmach narzędzi informatycznych wynosi 13. Jednak respondenci używają średnio zaledwie 8 z nich. Dlaczego handlowcy tak niechętnie wykorzystują dostępne rozwiązania informatyczne?
- 55% ankietowanych stwierdziło, że nie używa niektórych narzędzi, ponieważ są one zbędne;
- 50% wskazało na brak przydatnej integracji między narzędziami;
- 36% stwierdziło, że nie używa niektórych narzędzi, ponieważ znaleźli łatwiejsze rozwiązanie.
Widać zatem wyraźnie, że zarówno w kwestii organizacji pracy, jak i rozwiązań informatycznych używanych w procesie sprzedaży, jest duże pole do poprawy.
Bez monitorowania pracy handlowców nie da się poprawić efektywności sprzedaży
To jednak nie wszystkie aspekty związane z usprawnieniem pracy działu sprzedaży. Równie ważne jest stałe monitorowanie pracy handlowców. Często zdarza się, że przedstawiciel pozostawiony jest sam sobie. Odbywa jakieś spotkania, wysyła oferty, ale nie ma żadnego planu działania. Może dochodzić do sytuacji, gdy na 10 odbytych spotkań, tylko 6 potencjalnych klientów otrzymało ofertę w wyznaczonym terminie – na pozostałych brakło czasu. W dodatku system CRM traktowany jest po macoszemu – albo, co jeszcze gorsze – w ogóle go w firmie nie ma. W efekcie handlowiec traci rozeznanie w prowadzonych działaniach, a jego przełożeni nie mają stałego dostępu do informacji o sytuacji poszczególnych klientów. Sprawdzane są tylko wyniki: ilość podpisanych umów czy uzyskany przychód. W przypadku straconej szansy sprzedaży nie da się jednoznacznie ustalić, w którym miejscu coś poszło nie tak, jak powinno. Uniemożliwia to nie tylko analizę bieżącej pracy zespołu sprzedaży i poszczególnych przedstawicieli, ale też planowanie kolejnych celów.
Zintegrowane narzędzia zwiększające efektywność handlowców
Systemy informatyczne mogą znacząco usprawnić działanie działu handlowego, muszą jednak być odpowiednio dobrane. Ich liczbę warto ograniczyć do niezbędnego minimum. Powinny też być ze sobą zintegrowane: dane na temat danego klienta, szansy sprzedaży czy transakcji muszą być zawsze aktualne i takie same w każdym z systemów. Idealnym przykładem takich zintegrowanych narzędzi są rozwiązania z rodziny Microsoft, np. powszechnie stosowany pakiet narzędzi biurowych Microsoft 365, system ERP Dynamics 365 Business Central i CRM Dynamics 365 Sales. Ich naturalne połączenie znacząco ułatwia pracę handlowców i pozwala skrócić czas poświęcany na działania niezwiązane ze sprzedażą. Wspomniane narzędzia dają też możliwość zwiększenia kontroli nad codzienną pracą zespołu. W jaki sposób?
Wyznaczaj cele w oparciu o dane i monitoruj ich realizację z Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales pozwala dynamicznie budować cele uwzględniające wiele danych zgromadzonych w systemie (np. wyniki historyczne, planowane budżety lub prognozy). Śledzenie ich realizacji możliwe jest z poziomu całej organizacji, jak i poszczególnych działów lub pracowników. Przyjmijmy, że celem całego zespołu sprzedażowego jest pozyskanie w kwartale 20 nowych klientów. Dział składa się z 3 handlowców. Cel możesz więc podzielić na kilka mniejszych i przypisać je do poszczególnych przedstawicieli – niech dwóch z nich dostanie zadanie pozyskania 7 nowych klientów, a trzeci 6. Korzystając z narzędzi do analizy biznesowej Dynamics 365 Sales, zyskujesz wgląd w kluczowe statystyki dotyczące pracy zespołu. Możesz na bieżąco monitorować, jak handlowcy radzą sobie z wyznaczonymi zadaniami oraz co aktualnie dzieje się z szansami sprzedaży, za które odpowiadają. Dzięki szczegółowym danym masz możliwość, by odpowiednio reagować w sytuacji zagrożenia. W ten sposób znacząco zwiększasz szanse na realizację celów, wzrost sprzedaży i, co za tym idzie, zwiększenie przychodów firmy.
Wiesz już, jak narzędzia Microsoft Dynamics 365 mogą poprawić efektywność Twojego działu handlowego. A czy znasz sposób na zwiększenie jakości obsługi klienta? Znajdziesz go w tym artykule!
