Aktualizacja systemu ERP – dlaczego jest tak ważna?
W „środowisku ERP” wdrożenie systemu tej klasy jest często porównywane z budową domu – należy rozpocząć od trwałych fundamentów, a następnie dodawać pozostałe elementy. Jeżeli wspomniane fundamenty zostały wykonane naprawdę dobrze to zminimalizuje to koszt przyszłych usług remontowych oraz zmian. Tak samo jest w kwestii systemu ERP – jeśli został on właściwie wdrożony to koszt późniejszych modyfikacji i upgrade będzie o wiele niższy niż w przypadku źle zaimplementowanego rozwiązania.
Wśród kluczowych korzyści przeprowadzenia upgrade`u systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central są:
- nowe funkcje;
- lepsza wydajność;
- zgodność;
- wsparcie (obsługa techniczna)
Wydajność systemu ERP
Upgrade systemu zwiększa wydajność i poprawia wygodę użytkownika.
Technologia nieustannie ewoluuje. Jeszcze nie tak dawno nikt nie wyobrażał sobie chociażby wdrażania różnego rodzaju rozwiązań IT na chmurze obliczeniowej. Pod kątem sprzętu – obecne procesory są dużo szybsze niż kiedyś, pamięć RAM jest relatywnie tańsza, a dyski półprzewodnikowe są znacznie bardziej rozpowszechnione. Co więcej, usprawnienia sieciowe pozwalają na zdalne wdrażanie rozwiązań (chmura/ platforma Azure), ściągając znaczną część odpowiedzialności dotyczącej IT z barków danej organizacji.
Jeśli nadal korzystasz ze starego rozwiązania stworzonego przed paru laty to najprawdopodobniej nie czerpiesz korzyści z nowo wprowadzonych zmian. W rezultacie odczujesz wyraźnie, że system „zwalnia” i nie nadąża nad rozwijającą się technologią i procesami biznesowymi. Produktywność „cierpi” właśnie z powodu rzeczywistej wydajności oprogramowania oraz zwiększonej niechęci użytkownika do korzystania z danego rozwiązania.
Nowe funkcje systemu ERP
Aktualizacja wprowadza nowe funkcje i funkcjonalność.
Trend Internetu Rzeczy (IoT) jest wszechobecny. W przypadku domu może to oznaczać np., że twoja lodówka jest w stanie stworzyć listę zakupów, a nawet złożyć zamówienie w sklepie spożywczym. Obecnie, aplikacje umożliwiają inteligentniejszą regulację ogrzewania i chłodzenia, sterowanie oświetleniem, monitorowanie instalacji i wiele innych udogodnień. Podobnie jak w przypadku ulepszeń w domu, dzięki IoT nowsze rozwiązania ERP zapewniają funkcje niedostępne starszych systemach czy wersjach.
Każde rozwiązanie klasy ERP ewoluuje, aby pozostać konkurencyjnym. Wspomniana ewolucja obejmuje zmiany i ulepszenia w zakresie infrastruktury lub może zapewnić nowe, lepsze funkcjonalności. Jeśli dane rozwiązanie jest konkurencyjne na rynku to zawsze mamy pewność, że aktualizacja do najnowszej wersji przyniesie więcej korzyści dla Twojej firmy, niż tylko wykorzystanie zmian technologicznych. Zapewni to również bardziej płynne, dostosowane do ról przepływy pracy, nowe obszary funkcjonalne i lepsze opcje interfejsu.
Zgodność
Upgrade rozwiązania zapewnia harmonię Twojego systemu biznesowego.
Bardzo rzadko udaje się wybudować dom według początkowych założeń – zawsze pojawią się jakieś obostrzenia prawne czy nowe przepisy. Podobnie zmieniały się założenia, na bazie których tworzono rozwiązania ERP. Obecnie, nawet starsze wersje systemu Windows mogą powodować znaczące problemy ze zgodnością, jeśli nadal będziemy chcieli uruchamiać na nich konkretne programy i aplikacje. Co więcej, po wykonaniu upgrade`u mogą także pojawić się problemy integracyjne systemu ERP z innymi aplikacjami. Nowe narzędzia biznesowe są stale rozwijane i aktualizowane o nowe funkcjonalności. Można tutaj wymienić m.in. smartfony, tablety, VoIP, aplikacje Business Intelligence (BI), czy Office 365.
Wsparcie (obsługa techniczna)
Upgrade utrzymuje stałe koszty wsparcia na niskim poziomie.
Podobnie jak elektryk serwisujący stare instalacje elektryczne, tak Twój dostawca rozwiązania ERP będzie prawdopodobnie w stanie zapewnić wsparcie dla starszych wersji twojego oprogramowania. Może się jednak zdarzyć, że dostawca nie będzie już oferować wsparcia dla przestarzałego systemu.
Jeżeli korzystasz np. z rozwiązania ERP w wersji 4.0 sprzed 10 lub 15 lat, a obecna wersja to 8.0, najprawdopodobniej okaże się, że Twój partner ERP ma ograniczony zestaw zasobów, które może wykorzystać, aby Ci pomóc. Owszem, będąc nadal klientem będziesz posiadał, jednak będzie ono dużo kosztowniejsze. Korzystając z aktualnej wersji systemu Twój dostawca łatwiej wprowadzi Ci nowe modyfikacje (które nie mają zastosowania w starszych wersjach) oraz rozwiąże pojawiające się problemy.
Dowiedz się także Dlaczego warto zrobić upgrade do Business Central przed 1.10.2020?
Podsumowanie
Technologia rozwija się w bardzo szybkim tempie, co tyczy się również systemów ERP. Posiadając stare, nieaktualne rozwiązanie tracimy na funkcjonalności, musimy płacić więcej za obsługę serwisową (niejednokrotnie, starsze wersje mogą już być niewspierane), spada nasza wydajność oraz „stoimy w miejscu” – nie rozwijamy się. W pewnym momencie, aby wciąż pozostać „w grze” na mocno konkurencyjnym rynku ,aktualizacja systemu jest jedynym „ratunkiem”. Upgrade pozwoli na dalszy rozwój firmy, zwiększenie szybkości pracy poprzez nowe funkcje w systemie (np. workflow), łatwe wprowadzanie konkretnych modyfikacji i poprawek przez dostawcę rozwiązania ERP oraz utrzymanie stałych kosztów serwisu na relatywnie niskim poziomie.
