Tryb wakacyjny dobiegł końca i powoli trzeba wracać do normalnego rytmu pracy. Jakie zmiany w aplikacjach biznesowych Microsoftu mogą w tym pomóc? W naszej serii „Co nowego w aplikacjach biznesowych Microsoft” skupiamy się na nowościach, które zostały zapowiedziane lub wprowadzone do usług chmurowych Giganta z Redmond. W sierpniowym podsumowaniu nie zabraknie ciekawych funkcji w Microsoft Teams, usprawnień w Copilot i w narzędziach, do których został dodany oraz interesujących możliwości, które trafiły do rozwiązania Power BI.
Microsoft Teams – co nowego w sierpniu 2024?
Jak co miesiąc, tak i w sierpniu, do Microsoft Teams zawitały całkiem nowe funkcje. Jedna z nich dotyczy zarówno Teams, jak i Copilota. Chodzi o możliwość używania tzw. time-based prompts. W związku z tym, zamiast tracić czas na przeszukiwanie historii czatów, można uruchomić okienko czatu z Copilotem i użyć takich zwrotów jak „wczoraj”, „w ubiegłym miesiącu”, „6 miesięcy temu” czy „w grudniu 2023”. Dzięki temu, Copilot efektywnie, bez marnowania czasu, poda nam gotową informację. Domyślnie jest nam w stanie udzielić odpowiedzi przeszukując czat do 30 dni wstecz, niemniej można to zmienić na dłuższy okres.
Shared Channels, czyli kanały udostępnione, służą do łatwiejszej wymiany informacji między użytkownikami z różnych organizacji (tenantów). Jeśli jesteśmy gościem w tenancie A oraz jesteśmy dodani do konkretnego kanału typu „shared”, to pojawi się on w naszych Teamsach. Dzięki temu, nie musimy przełączać się między organizacjami. Sierpniowa nowość polega jednak na tym, że jeśli potrzebujemy dodać kolejną osobę do takiego kanału i jest ona z tej samej firmy, co my, to możemy wysłać żądanie o jej dodanie do właściciela kanału. Ten zatwierdza bądź odrzuca prośbę. Dzięki temu, administrator ma mniej pracy, a użytkownicy są w stanie rozpocząć współpracę zdecydowanie szybciej.
Uruchamiając aplikację Teams i wchodząc w „Zespoły” u samej góry pojawia się nam opcja „Discover” („Odkryj”). Jest to spersonalizowany dashboard, który wyświetla najaktualniejsze informacje z poszczególnych kanałów, które nas dotyczą lub powinny nas zainteresować. Niemniej, niektórych użytkowników dość mocno irytuje. Dlatego Microsoft zdecydował się dać możliwość jego wyłączenia. Wystarczy, że użytkownik wejdzie w opcje i przesunie „suwak”.
Kolejna nowość to karta informacyjna kanału. Korzystając z Teams, gdy najedziemy kursorem na czyjeś inicjały lub zdjęcie, po chwili pojawią się nam szczegóły tej osoby: adres e-mail, numer telefonu, przełożony itd. Od sierpnia szczegółowe informacje pojawią się również po najechaniu na avatar kanału.
Niestandardowe tła nie są niczym nowym, niemniej okazuje się, że nie wszędzie dało się je ustawić. Problem pojawiał się w przypadku urządzeń Teams Rooms bazujących na systemie Android. To już jednak przeszłość. Posiadając licencję Teams Rooms Pro, jesteśmy w stanie ustawić tło dla głównego pokoju czy też dla dotykowej konsoli. Wspierane są najpopularniejsze pliki, a więc .png, .jpg czy .jpeg.
Dodatkowe języki i propozycje promptów – czyli nowości w Copilot for Microsoft 365
Po początkowej fali nowości, które prawie codziennie pojawiały się w Copilot for Microsoft 365, obecnie można zaobserwować, że jest ich wyraźnie mniej. Nie oznacza to jednak, że popularny asystent AI jest pomijany przez Microsoft. Zmiany i usprawnienia trafiają do niego regularnie. W sierpniu ogłoszono, że Copilot for Microsoft 365 będzie wkrótce (rollout przewidziany na wrzesień 2024) obsługiwał dodatkowe 12 języków: bułgarski, chorwacki, estoński, grecki, indonezyjski, litewski, łotewski, rumuński, serbski (latin), słowacki, słoweński i wietnamski. Co więcej, zapowiedziano lepsze rozumienie przez Copilota różnych odmian językowych, np. niemiecki stosowany w Szwajcarii, kanadyjski francuski czy meksykański hiszpański.
Kolejna zmiana widoczna jest w Copilot Lab, do którego dodane zostały nowe propozycje promptów dla konkretnych branży: finansowej, sprzedażowej oraz produkcyjnej. Wystarczy wejść na Copilot Lab (cloud.microsoft) i wyfiltrować według interesującej branży.
Następny aspekt, który ma zostać poprawiony przez Microsoft w zakresie Copilota to tzw. grounding. Zostanie on rozszerzony. Oznacza to, że np. w Outlooku Copilot będzie odpowiadał na nasze zapytania na bazie zawartości naszego Outlooka, ale również skrzynki archiwalnej. W przypadku Teams będzie lepiej analizować czaty grupowe, zaś długość samego prompta ma od września 2024 być zwiększona z 2 000 znaków do 16 000.
Ciekawa nowość pojawiła się w Copilot w Word. Co prawda, na razie w Word Online, aczkolwiek wkrótce ma pojawić się w wersji desktopowej oraz na Mac. Mowa o możliwościach w zakresie wklejania kopiowanej treści. Wklejając coś do Word możemy skorzystać z opcji „Wklej z Copilot”, co od razu pozwoli nam na sformatowanie treści w pożądany sposób, uruchomienie okna wprowadzania prompta czy też automatyczne przepisanie treści.
Wyszukuj, sortuj, filtruj – czyli Copilot w Power Apps
W przypadku Power Apps również należy odnotować bardzo interesującą funkcję. Gdy mamy licencję Power Apps Premium („per app” też powinna się sprawdzić), tworzymy aplikację typu kanwa, a podstawą naszej galerii jest lista SharePoint, to możemy ją sortować, filtrować oraz przeszukiwać przy użyciu Copilota. Po stronie administracyjnej nic nie trzeba robić, gdyż opcja jest domyślnie włączona. Wyświetlając listę wystarczy kliknąć w zaznaczony element:
Następnie wpisujemy lub wybieramy, jakie rezultaty mają zostać wyświetlone.
Po czym lista zostaje odfiltrowana (pojawia się tag „Filtered”) oraz, w bocznym okienku kontekstowym, otrzymujemy informację jaki filtr został zastosowany.
Power BI – zmiany w narzędziu Business Intelligence
Dane są kluczowe do podejmowania właściwych decyzji w biznesie. Stąd nasza rekomendacja, aby rozważyć wdrożenie narzędzia, które w tym pomoże. A takim na pewno jest Power BI, do którego Microsoft regularnie wprowadza aktualizacje, a wraz z nimi nowe funkcje. W sierpniowym podsumowaniu warto zwrócić uwagę na opcję o nazwie „Dynamic per recipient subscription”. Umożliwa ona ustawienie cyklicznego wysyłania innym osobom konkretnych raportów (czy też ich części) w postaci załącznika lub wiadomości email z linkiem. Bardzo dobrze opisana instrukcja znajduje się we wpisie producenta.
W przypadku, gdy raport jest za duży do wysłania w formie załącznika e-mail, z pomocą przychodzi kolejna nowość, polegająca na dostarczeniu wspomnianej subskrypcji do OneDrive lub SharePoint (org. Deliver subscriptions to OneDrive and SharePoint). Na etapie konfigurowania subskrypcji istnieje opcja wyboru OneDrive konkretnej osoby lub witryny SharePoint. Po szczegóły warto zerknąć do dokumentacji Microsoft.
Kolejna zmiana, która została wprowadzona, to możliwość określenia limitu danych wizualizacji dla pojedynczej sesji. Dzięki temu jesteśmy w stanie poprawić wydajność naszego raportu i pojedynczych wizualizacji. Drobne, a cieszy, bo mamy teraz zdecydowanie większy wpływ na płynność działania naszego raportu.
Przekonaj się, jak zmiany i nowości, które Microsoft wprowadza w swoich usługach chmurowych, mogą wpłynąć na funkcjonowanie Twojej firmy oraz poprawić wygodę pracy użytkowników – wypełnij formularz u dołu strony i umów się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
