Dlaczego firma zdecydowała się na wdrożenie nowego systemu?
Głównymi powodami, dla których podjęto decyzję o zmianie systemu były konieczność bardziej precyzyjnego planowania kosztów oraz optymalizacji procesów, aby ułatwić pracę zespołowi Wcześniej wykorzystywane narzędzie nie było dopasowane do specyfiki firmy produkcyjnej.
Decyzję o wyborze systemu ERP poprzedził szeroki research na temat dostępnych na rynku rozwiązań. Jednym z pierwszych czynników przemawiających za wyborem Business Central była jego przynależność do rodziny produktów Microsoft. Daje ona możliwość łatwej integracji z innymi rozwiązaniami tego producenta. Dodatkowym plusem okazał się przyjazny interfejs, który pracownicy znali już z innych narzędzi Microsoftu. Nie bez znaczenia były też dopasowanie systemu do aktualnych potrzeb Elko-Bis oraz jego elastyczność pozwalająca na zwiększanie jego możliwości wraz z rozwojem firmy.
Zarządzanie produkcją w Dynamics 365 Business Central
Jedną z kluczowych cech powodujących, że praca w Business Central jest łatwiejsza niż w innych systemach, jest jego przejrzystość – przyjazny interfejs oraz łatwość wyszukiwania i filtrowania niezbędnych danych. Działanie systemu jest szybkie, a dostęp do wprowadzonych danych niemal natychmiastowy. System w pewnym sensie wymusza na pracownikach prawidłowe wprowadzanie danych, jednocześnie dbając o ich jakość.
Dzień pracy planistów zaczyna się w od sprawdzenia w systemie zamówień i zleceń produkcyjnych. W zarządzaniu zleceniami produkcyjnymi pomagają Arkusze planowania. Ogromne znaczenie ma elastyczność systemu, pozwalająca na stosowanie rozszerzeń i własnych modyfikacji. Powstają one wspólnie z Nav24 na bazie zapotrzebowania zgłaszanego przez pracowników produkcji. Dzięki temu możliwe jest stworzenie kompleksowego narzędzia dopasowanego do specyfiki firmy i jej potrzeb.
Dynamics 365 Business Central w księgowości
Anna Kwaśniewska, Dyrektor Finansowy, nie ukrywa, że początki wdrożenia były stresujące. Nad jego przebiegiem stale czuwał jednak zespół Nav24, który na bieżąco wspierał pracowników i uczył, jak korzystać z nowych funkcjonalności.
Przed wdrożeniem Business Central dział księgowości korzystał z innego narzędzia informatycznego oraz wsparcia zewnętrznego biura rachunkowego. Dotychczasowe rozwiązania wymagały korzystania z kilku narzędzi, co wiązało się z dodatkowymi etapami w procesie księgowania. Wdrożenie nowego systemu umożliwiło sprawniejszy dostęp do danych oraz usprawniło przepływ informacji Oczekiwanie na informacje z biura rachunkowego współpracującego z firmą opóźniało pracę.
Dynamics 365 Business Central oceniany jest bardzo pozytywnie. Anna Kwaśniewska podkreśla wygodę pracy, możliwość filtrowania danych oraz ścieżki akceptacji dokumentów. System pozwala na lepsze zarządzanie dostępami i widokami użytkowników, co nie było możliwe w poprzednim narzędziu. Ponadto Business Central znacząco przyspieszył proces analizy danych i raportowania, umożliwiając natychmiastowy dostęp do wyników finansowych i kosztów. Niezwykle przydatną funkcją jest możliwość filtrowania należności i zobowiązań w czasie rzeczywistym, co ułatwia planowanie finansowe. Jednak za najbardziej przydatną funkcję Business Central użytkownicy uznają sugerowanie płatności. Skróciła ona czas księgowania wyciągów bankowych, co pozwala zaoszczędzić około godziny dziennie.
"Początki wdrożenia były stresujące. Nad jego przebiegiem stale czuwał jednak zespół Nav24, który na bieżąco wspierał pracowników i uczył, jak korzystać z nowych funkcjonalności."
Praca magazynu z Dynamics 365 Business Central
Z punktu widzenia magazynu, jednym z głównych usprawnień widocznych po wdrożeniu nowego systemu jest szybki dostęp do informacji o tym, gdzie znajdują się poszczególne zapasy dzięki skanerom. Nie tylko przyspiesza to znalezienie potrzebnych aktualnie produktów i części, ale też ułatwia wdrożenie nowych pracowników. Inwentaryzacja, która kiedyś zajmowała trzy dni pracy od rana do wieczora, teraz zamyka się w dwóch dniach roboczych. Dzięki dokładnym danym, rozbieżności między informacjami w systemie a wynikami inwentaryzacji są znacząco mniejsze niż dotychczas.
Zarządzanie zamówieniami zakupu i przyjęciami magazynowymi sprowadza się obecnie do trzech kliknięć i jest dużo czytelniejsze niż przed wdrożeniem. Samo przyjęcie magazynowe stało się banalnie proste.
W dziale na szeroką skalę wykorzystywane są raporty Power BI. Dają one szybki dostęp do informacji o tym, ile zapasów znajduje się w danej lokalizacji i jakiego rodzaju są to zapasy czy jaka jest ilość pobrań z magazynu i sztuk na danym pobraniu. Bardzo pomocna jest możliwość błyskawicznego generowania raportów zakupowych.
Wykorzystanie Business Central w sprzedaży
Pracownicy handlowi podkreślają przejrzystość dostępnych danych i przydatne opcje filtrowania. W systemie widać całą ścieżkę utworzenia dokumentu, każde działanie pozostawia jakiś ślad. Bezpośredni dostęp do danych z magazynu i produkcji pozwala szybko sprawdzić aktualną dostępność zapasów czy stopień realizacji zlecenia produkcyjnego. Przyspiesza to proces obsługi klienta – nie ma już konieczności kontaktowania się z każdym działem z osobna, by uzyskać niezbędne informacje.
W szerokim stopniu wykorzystywane są także raporty Power BI, dzięki którym przydatne dla klientów informacje można szybko wyciągnąć z systemu i przedstawić w atrakcyjnej, czytelnej formie.
"Spotkanie z przedstawicielami Nav24 pokazało, że możliwości systemu są wystarczające dla potrzeb Elko-Bis, a jego wdrożenie będzie dobrą decyzją."
Dlaczego wybrano Nav24 jako partnera wdrożeniowego?
Konrad Hoppe, Dyrektor ds. analiz i rozwoju nie ukrywa, że pod uwagę brano kilka systemów. Firma rozważała również współpracę z innymi partnerami wdrożeniowymi Business Central, jednak to podejście Nav24 i ich dopasowanie do potrzeb Elko-Bis okazało się najlepszym wyborem. Spotkanie z przedstawicielami Nav24 pokazało, że możliwości systemu są wystarczające dla potrzeb Elko-Bis, a jego wdrożenie będzie dobrą decyzją.
Pracownicy podkreślają dostępność konsultantów Nav24 i ich otwartość na wsparcie. Nasz zespół był zawsze dostępny, tłumaczył, jak działa system, wskazywał, jak najlepiej z niego korzystać i odpowiadał na wszelkie pytania, jakie pojawiały się w trakcie wdrożenia. Dzięki temu – pomimo początkowego oporu ze strony części pracowników Elko-Bis – wdrożenie przebiegło szybko i bez większych problemów. Obecnie współpraca między obiema firmami obejmuje utrzymanie systemu a także dalsze modyfikacje, by jeszcze lepiej dopasować go do potrzeb Elko-Bis.