Wydawałoby się, że XXI wiek uwolnił nas od marnotrawienia papieru w przedsiębiorstwach. Jednak nadal te same dokumenty są drukowane wielokrotnie, a kolorowe karteczki samoprzylepne plątają się po biurkach. To powinna być już przeszłość. Natomiast zapoznając się z problemami, jakich doświadczają nasi klienci, wiemy, że ta kwestia nadal pozostaje w wielu organizacjach nierozwiązana. W jaki sposób możesz zmienić tę sytuację? W swoim portfolio Microsoft ma sporo narzędzi usprawniających codzienną pracę, a jedno z nich zasługuje na szczególną uwagę, ponieważ jest w stanie odpowiedzieć na mocno specyficzne potrzeby – mowa tutaj o Power Apps.
Z artykułu dowiesz się:
- czym jest Power Apps oraz jak może pomóc Twojej firmie w codziennym funkcjonowaniu,
- poznasz przykłady gotowych rozwiązań, które zostały stworzone w Power Apps.
Co to jest Power Apps?
Power Apps to rozwiązanie umożliwiające tworzenie aplikacji biznesowych. Jest to pewnego rodzaju platforma, która pozwala nam łączyć gotowe elementy w jedną całość. Idealnym wydaje się tutaj porównanie do klocków Lego: Power Apps to taka zielona szara „płytka”, czyli podstawa. Do tego fundamentu możemy przyczepiać kolejne klocki (które mają różne funkcje).
Rozwiązanie jest często określane mianem „low code”, co oznacza, że bez znajomości kodu użytkownik jest w stanie stworzyć od zera aplikację mobilną. Oczywiście, osobom, które kiedyś „dotknęły” programowania będzie zdecydowanie łatwiej. Jednakże intuicyjny interfejs oraz możliwość korzystania z popularnego „drag&drop” („przeciągnij i upuść”) mocno pomagają mniej wprawnym użytkownikom. Stworzone aplikacje mogą być używane na urządzeniach stacjonarnych oraz mobilnych (iOS, Android, Windows), co dodatkowo podnosi atrakcyjność Power Apps. Do tego, jeśli nie mamy pomysłu na aplikację, to możemy zainspirować się gotowymi przykładami. Jeżeli spełniłyby one nasze potrzeby w 100%, to można pokusić się o wdrożenie ich w firmie (jest możliwość modyfikacji pod własne oczekiwania).
Power Apps jest jednym z elementów Microsoft 365. W związku z tym, jeśli posiadamy któryś z planów subskrypcyjnych zawierających usługi chmurowe, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby już dziś rozpocząć „przygodę” z Power Apps. Możemy wówczas korzystać z tzw. łączników standardowych. Są to inne aplikacje i źródła danych, które chcielibyśmy mieć zintegrowane z naszą aplikacją, np. poczta e-mail, SharePoint Online, Excel itp. Te z dopiskiem „Premium” wymagają osobnej licencji.
Power Apps niesie dla przedsiębiorstw wiele korzyści. Po pierwsze – czas wdrożenia aplikacji jest zdecydowanie szybszy, aniżeli w przypadku aplikacji „kodowanej”. Dwa – koszty, aplikacje jest w stanie zrobić nawet osoba, która nie posiada umiejętności i wiedzy technicznej. Potwierdzeniem tego faktu są case studies z wdrożeń w największych firmach komercyjnych na świecie, takich jak Toyota (wdrożonych ponad 400 aplikacji!), PayPal, Rockwell Automation, T-Mobile, EY czy Heathrow Airport. Co najważniejsze – nie potrzebujemy tworzyć nie wiadomo jak skomplikowanego procesu. Rozwiązanie ma za zadanie usprawniać nawet najprostsze czynności, o ile to możliwe. Począwszy od aplikacji rejestrującej przebieg samochodów służbowych czy zarządzającej wybranymi kosztami po bardziej zaawansowane – poniżej znajdziesz kilka przygotowanych przez nas rozwiązań.
Power Apps – przykłady aplikacji biznesowych
1. Rejestracja czasu pracy w projektach
W firmach usługowych i serwisowych podstawą do rozliczeń z klientami jest z reguły czas pracy. Dość często dane o przepracowanych godzinach rejestrowane są w notatnikach lub plikach, które zapisane są lokalnie na komputerach, przez co dostęp do nich jest ograniczony. Raporty o przepracowanych godzinach przesyłane są tygodniowo lub miesięcznie, co powoduje, że managerowie nie mają dostępu do danych w czasie rzeczywistym. Remedium na te problemy może stanowić aplikacja dla firm do Rejestracji czasu pracy w projektach, która została zbudowana przy użyciu Microsoft Power Apps.
Zastosowanie rozwiązania niesie za sobą szereg korzyści, do których zaliczyć należy:
- jedno centralne miejsce na rejestracje godzin pracy;
- kierownicy projektu mają wgląd do danych w czasie rzeczywistym;
- prosty i intuicyjny interfejs dostosowany pod urządzenia mobilne;
- zintegrowany z Microsoft 365 (może być również z Business Central);
- możliwość „podpięcia” do Microsoft Teams;
- digitalizacja – oszczędność papieru, czasu, eco-friendly.
Zachęcamy również do obejrzenia krótkiego video, dotyczącego tego narzędzia.
2. Zamówienia wewnętrzne
W wielu przedsiębiorstwach kwestia zamówień wewnętrznych jest wciąż traktowana po macoszemu, mimo że są to realne koszty dla organizacji. Niejednokrotnie, firmy nie mają ich pod kontrolą i nie wiedzą nawet, ile na nie wydają. Do tego, dość często wszelkiego rodzaju zamówienia zapisywane są na kolorowych karteczkach przyklejanych przez kolejne osoby w miejscu pracy asystentki/ osoby odpowiedzialnej za zakupy wewnętrzne. Z pomocą przychodzi tutaj Power Apps, a konkretniej aplikacja do składania Zamówień wewnętrznych, która pozwala m.in. na:
- digitalizację całego procesu zamówień wewnętrznych;
- centralizację informacji na temat zakupów wewnątrzfirmowych;
- posiadanie danych, a zatem wiedzy na temat kosztów ponoszonych na materiały wewnątrzfirmowe;
- wdrożenie procesu akceptacyjnego np. na podstawie zdefiniowanych progów kwotowych (proces akceptacyjny może być 1-,2-,3- stopniowy, w zależności od wymagań);
- jeszcze „głębszą” integrację z Microsoft 365 – „bazę” stanowi Microsoft SharePoint Online.
3. Rejestracja niezgodności w dostawach
Po stwierdzeniu uszkodzenia towaru lub rozbieżności z zamówieniem odbiorca ma prawo zgłosić reklamację do dostawcy. Często jest to skomplikowane i wymaga spełnienia ściśle określonych przez dostawców lub przewoźników kryteriów, a przede wszystkim – przedstawienia konkretnych dowodów. Kluczowe dla powodzenia jest także szybkie i precyzyjne działanie. W wielu firmach proces rejestracji incydentów związanych z dostawami nie jest ustrukturyzowany i zoptymalizowany, co naraża przedsiębiorców na straty. Pomocny i tu może być Power Apps i stworzone w nim narzędzie do Rejestracji niezgodności w dostawach. Chcąc opisać aplikację w kilku słowach, należy wspomnieć, że dość często osoby odpowiedzialne za przyjmowanie dostaw nie są wyposażone w komputer na swoim stanowisku, stąd też aplikacja ma charakter mobilny – do korzystania z niej wystarczy smartfon z aparatem.
Aplikacja pozwala na:
- szybką rejestrację i dokumentację dostaw, które są uszkodzone bądź niekompletne poprzez zdjęcia wykonane przez magazyniera/ osobę przyjmującą towar;
- integrację z Outlook`iem – wykonane zdjęcia i opis są automatycznie wysyłane do przełożonego/ działu reklamacji w celu szybkiej reakcji i kontaktu z dostawcą;
- integrację z SharePoint – wszystkie reklamacje są historycznie zapisywane w postaci listy w chmurze Microsoft oraz posiadają swoje statusy (“reklamacja rozwiązana”/ “reklamacja nierozwiązana”).
4. Inwentaryzacja Środków Trwałych
Power Apps wspiera technologię NFC, którą w dość ciekawy sposób można wykorzystać w kontekście inwentaryzacji środków trwałych. Przypisując czip NFC do konkretnego urządzenia i naklejając go w postaci naklejki na środek trwały, można go później użyć do sczytania za pośrednictwem aplikacji w Power Apps. W ten sposób, osoby odpowiedzialne za proces mogą łatwo wprowadzać nowe środki trwałe do organizacji, likwidować wybrane oraz wykonywać ich cykliczną inwentaryzację – wystarczy, że uruchomią aplikację na swoim smartfonie i „przyłożą” go do naklejki. Tym samym, firma może:
- przyspieszyć proces inwentaryzacji;
- zminimalizować ryzyko pomyłek podczas cyklicznej inwentaryzacji;
- czerpać korzyści z integracji z rozwiązaniem SharePoint – po wykonaniu inwentaryzacji automatycznie tworzy się wydruk inwentaryzacyjny i zapisuje w konkretnym miejscu w chmurze Microsoft.
5. Generator dokumentów firmowych
Kolejnym przykładem aplikacji wykonanej przy użyciu Power Apps jest Generator dokumentów. Rozwiązanie pozwala na szybkie wypełnianie różnego rodzaju dokumentów: umów, zamówień, umów serwisowych oraz automatyczne generowanie pdf-ów. Wszystko to przyspiesza proces mozolnego, każdorazowego ich uzupełniania.
Korzyści:
- zachowana identyfikacja wizualna i “aktualność” szablonów papieru firmowego – korzystając z aplikacji, mamy pewność, że każdy dokument będzie na tym samym papierze firmowym, o takim samym foncie, jego wielkości, kolorystyce i układzie;
- redukcja czasu spędzonego na wypełnianiu dokumentów;
- integracja z SharePoint – wszystkie dokumenty są automatycznie zapisywane we wskazanych bibliotekach SharePoint.
6. Panel produkcyjny zintegrowany z systemem ERP Dynamics 365 Business Central
Czy rejestrowanie produkcji w Twojej firmie odbywa się „na papierze” lub w rozproszonych aplikacjach? Brakuje Ci danych na temat rzeczywistych czasów przestojów, przezbrojeń, przerw? Masz problem z określeniem dokładnych kosztów wytworzenia produktu? Nie śledzisz informacji o zgłoszonych awariach oraz czasach reakcji naprawy? Nie masz dostępu do danych o aktualnych etapach produkcji? Komunikacja na linii kierownik produkcji / brygadzista i operator nie jest usystematyzowana? Lekarstwem na te kwestie jest Power Apps oraz utworzona w nim aplikacja Panel Produkcyjny.
Korzyści:
- digitalizacja procesów produkcyjnych – przejście z zapisu tradycyjnego („papierowego”)/ nieusystematyzowanego na cyfrowy;
- minimalizowanie pomyłek wynikających z nieprawidłowego lub niekompletnego wprowadzania danych;
- śledzenie produkcji w kontekście: ilości wyprodukowanych produktów oraz kosztów produkcji (czas/przestoje/braki)
- dane przekazywane z produkcji raportowane są w trybie online;
- ustandaryzowanie komunikacji z operatorami;
- skrócenie czasu szkolenia pracowników;
- poprawa wydajności produkcji;
- możliwość natychmiastowej reakcji dla zaistniałego problemu, poprzez wysyłanie i śledzenie powiadomień;
- standaryzacja pracy personelu;
- integracja z systemem Microsoft Dynamics 365 Business Central w zakresie zleceń produkcyjnych oraz realizacji produkcji.
Podsumowanie
Power Apps to potężne rozwiązanie, które pozwala znacznie rozszerzyć funkcjonalność posiadanych usług chmurowych, a tym samym – zdigitalizować procesy biznesowe zachodzące w firmach. Drugi scenariusz to sytuacja, w której, np. brakuje nam konkretnej aplikacji w ramach posiadanych licencji Microsoft 365 – możemy ją w zasadzie stworzyć od zera, nie będąc przy tym programistą. W ramach Power Apps, Microsoft oferuje wiele gotowych aplikacji, których można od razu użyć bądź zmodyfikować je na własne potrzeby. Do tego, mamy szereg gotowych połączeń (łączników) z innymi rozwiązaniami – zarówno ze „stajni” Microsoft, jak i firm trzecich – co zdecydowanie oszczędza czas w kontekście przygotowywania wszelakich integracji. Power Apps pozwala spojrzeć na programowanie z nieco innej perspektywy. Tworzenie rozwiązań cyfrowych staje się nieco łatwiejsze i przystępniejsze dla mniej wprawionych użytkowników, przy czym należy pamiętać, że Low Code nie jest równe No Code.
Zainteresowała Cię któraś aplikacja i masz dodatkowe pytania? Chcesz ją nieco zmodyfikować pod wymagania swojej firmy? Chcesz dowiedzieć się więcej na temat kosztów oraz licencji niezbędnych do jej uruchomienia? A może masz własny pomysł na wykorzystanie Power Apps w swojej firmie? Wejdź na stronę Aplikacje biznesowe na zamówienie i dowiedz się więcej.
