W wielu firmach projektowych, budowlanych, instalacyjnych czy usługowych ogromną wagę przywiązuje się do harmonogramów, budżetów i terminów realizacji. Jednocześnie często pomijany jest jeden z kluczowych elementów wpływających na rentowność przedsięwzięć – dokładne rozliczanie materiałów i sprzętu wykorzystywanego w projektach. Gdy organizacja nie wie, gdzie trafiły zakupione materiały, kto korzystał ze sprzętu i jaki projekt generuje konkretne koszty, bardzo szybko traci kontrolę nad marżą oraz wiarygodnością rozliczeń.
Chaos w ewidencji zasobów a rzeczywiste koszty projektów
W przedsiębiorstwach realizujących wiele projektów równolegle materiały są regularnie zamawiane, pobierane z magazynu i przekazywane pracownikom. Podobnie wygląda sytuacja ze sprzętem – jest wypożyczany lub wykorzystywany na różnych inwestycjach. Problem pojawia się wtedy, gdy te zasoby nie są przypisywane do konkretnych projektów.
W praktyce oznacza to, że firma wie, ile kupiła materiałów, ale nie potrafi określić, gdzie zostały wykorzystane. Sprzęt przemieszcza się pomiędzy zespołami, a materiały sukcesywnie znikają z magazynu bez pełnej informacji o ich przeznaczeniu. Brakuje powiązania między rzeczywistym zużyciem zasobów a realizowanym projektem, przez co koszty stają się trudne do zweryfikowania i rozliczenia.
Przykład z życia
Wyobraźmy sobie firmę zajmującą się instalacjami sanitarnymi, która jednocześnie realizuje cztery inwestycje. Każdego dnia z magazynu pobierane są rury, złączki, zawory, środki chemiczne oraz specjalistyczny sprzęt. Magazynier zapisuje jedynie ogólną informację, że zasoby zostały wydane „na projekt A” lub „na projekt B”, bez szczegółowego wskazania ilości, etapu prac czy osoby odpowiedzialnej za pobranie.
Po zakończeniu miesiąca okazuje się, że stan magazynu jest znacznie niższy od oczekiwanego, a koszty projektów nie odzwierciedlają rzeczywistego zużycia materiałów. Sytuację dodatkowo komplikuje klient, który odmawia przyjęcia części faktury, ponieważ firma nie potrafi udokumentować, jakie elementy zostały wykorzystane podczas realizacji jego inwestycji. W efekcie przedsiębiorstwo ponosi koszty, których nie może skutecznie odzyskać.
Wpływ na firmę
Brak rozliczania materiałów i sprzętu prowadzi do szeregu problemów organizacyjnych oraz finansowych. Projekty mogą być rozliczane nieprawidłowo – część kosztów zostaje pominięta, a część przypisana do niewłaściwych inwestycji. Klienci coraz częściej oczekują transparentności i szczegółowych rozliczeń, dlatego brak danych oznacza utratę wiarygodności. Jednocześnie dział zakupów oraz magazyn funkcjonują w warunkach ograniczonej wiedzy, co skutkuje błędami w zamówieniach, nadmiernymi zakupami lub brakami materiałowymi. Firma finalnie traci pieniądze na zasobach, których nie potrafi prawidłowo rozliczyć.
Perspektywa Project Managera
Dla kierownika projektu problem jest szczególnie dotkliwy. Bez informacji o rzeczywistym zużyciu materiałów trudno kontrolować budżet oraz oceniać postęp finansowy przedsięwzięcia. PM nie ma pewności, ile materiałów zostało wykorzystanych, jakie koszty już poniesiono i czy aktualny budżet jest wystarczający do zakończenia prac.
Brak szczegółowych danych utrudnia również planowanie kolejnych dostaw. W przypadku sporów z klientem kierownik projektu nie dysponuje dowodami potwierdzającymi zużycie materiałów, co może prowadzić do odrzucenia części rozliczeń. W efekcie może sprawiać wrażenie osoby, która nie ma pełnej kontroli nad realizowanym projektem, nawet jeśli problem wynika z braku odpowiednich narzędzi i procesów.
Perspektywa CEO i CFO
Z punktu widzenia zarządu oraz działu finansowego konsekwencje są jeszcze bardziej strategiczne. Koszty materiałów i sprzętu często trafiają do kategorii kosztów ogólnych, przez co trudno wskazać, które projekty faktycznie generują wydatki. To z kolei uniemożliwia rzetelną analizę rentowności poszczególnych kontraktów.
CEO i CFO tracą możliwość identyfikowania obszarów marnotrawstwa oraz optymalizacji wykorzystania zasobów. Bez szczegółowych danych nie da się wyciągać trafnych wniosków biznesowych, prognozować kosztów kolejnych projektów ani skutecznie zarządzać zakupami. Efektem są straty magazynowe, nadmierne zamówienia i niepotrzebne wydatki.
Jak to rozwiązać?
Skutecznym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu ERP umożliwiającego pełne powiązanie materiałów, zakupów oraz sprzętu z konkretnymi projektami. W systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central każdy zakup, pobranie magazynowe czy wynajem sprzętu może zostać przypisany do określonego projektu już na etapie rejestracji operacji.
Business Central pozwala planować i ewidencjonować zużycie materiałów zgodnie z harmonogramem oraz etapami realizacji projektu. Dzięki integracji obszarów projektowych, magazynowych i zakupowych organizacja może na bieżąco porównywać rzeczywiste zużycie z założonym budżetem i szybciej reagować na odchylenia.
Kierownik projektu otrzymuje pełną informację o pobranych zasobach, ich kosztach oraz przeznaczeniu. Jednocześnie firma może monitorować wykorzystanie sprzętu, śledzić koszty jego eksploatacji, wynajmu czy amortyzacji. To pozwala budować bardziej precyzyjne wyceny kolejnych projektów i skuteczniej zarządzać rentownością.
Podsumowanie
Brak rozliczania materiałów i sprzętu wykorzystywanego w projektach to problem, który pozornie wydaje się operacyjny, ale jego skutki odczuwalne są na wszystkich poziomach organizacji. Niepełna wiedza o kosztach prowadzi do błędnych rozliczeń, sporów z klientami, utraty rentowności i ogranicza możliwość podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Nowoczesne systemy ERP, takie jak Microsoft Dynamics 365 Business Central, pozwalają przypisać każdy koszt do konkretnego projektu, zapewnić pełną kontrolę nad materiałami i sprzętem oraz uzyskać realny obraz rentowności realizowanych przedsięwzięć. Dzięki temu firma nie tylko eliminuje chaos organizacyjny, ale także zyskuje solidne podstawy do dalszego rozwoju i zwiększania marży.
Chcesz usprawnić zarządzanie projektami w swojej firmie? Zobacz, jak oferowane przez nas rozwiązania mogą Ci w tym pomóc: Rozwiązania dla firm usługowych i projektowych
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego przypisywanie materiałów do projektów jest tak ważne?
Przypisywanie materiałów do projektów pozwala dokładnie określić rzeczywiste koszty projektu, kontrolować budżet i poprawnie rozliczać inwestycje z klientami.
Jakie są najczęstsze skutki braku ewidencji zużycia materiałów?
Najczęściej są to błędne rozliczenia projektów, problemy z rentownością, straty magazynowe oraz trudności w kontaktach z klientami.
W jaki sposób problem wpływa na kierowników projektów?
PM traci możliwość skutecznej kontroli budżetu materiałowego, planowania dostaw oraz dokumentowania kosztów wobec klienta.
Co traci zarząd firmy?
Przede wszystkim widoczność rzeczywistej rentowności projektów oraz możliwość analizowania, gdzie i dlaczego marnowane są zasoby.
Jak Business Central pomaga rozwiązać ten problem?
System umożliwia przypisywanie materiałów, zakupów i sprzętu do projektów, analizę kosztów względem budżetu oraz monitorowanie wykorzystania zasobów w czasie rzeczywistym.
