Czas pokazał, że termin „transformacja cyfrowa” to nie kolejny „buzzword”, a konieczny kierunek działania. Świat biznesu również to widzi, o czym świadczą liczne inwestycje firm w systemy informatyczne, w tym – systemy ERP. Coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania dostępne w chmurze. Jednym z liderów tego typu usług jest Microsoft. Zatem – jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w chmurze, warto rozważyć Dynamics 365 Business Central.
Transformacja cyfrowa „broni” się liczbami przed traktowaniem jej jedynie jako trend. Z roku na rok biznes inwestuje coraz większe pieniądze w zaawansowane rozwiązania IT. Powodów jest wiele, chcąc jednak wymienić najistotniejsze, to niewątpliwie należą do nich:
- zniwelowanie/ całkowite pozbycie się „długu technologicznego”,
- wygenerowanie oszczędności,
- szybki dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia,
- zwiększenie bezpieczeństwa informacji,
- optymalizacja procesów biznesowych zachodzących w organizacji.
Z opublikowanego przez IDC podsumowania roku 2019, w którym to eksperci wzięli pod uwagę 5 segmentów (systemy ERP i CRM, aplikacje do zarządzania produkcją, łańcuchami dostaw, oprogramowanie dedykowane inżynierom) wynika, że globalny biznes wydał aż 225 mld dolarów na IT. Dla zobrazowania tej kwoty – jest to więcej niż PKB wypracowane w przytoczonym roku przez Grecję.
Swój udział w tej kwocie ma niewątpliwie Microsoft ze swoim portfolio aplikacji biznesowych, takich jak Microsoft 365, Power Platform czy „rodzina” Dynamics 365, w której odnajdziemy zarówno systemy klasy CRM, jak i ERP. Na szczególną uwagę zasługuje tutaj system Dynamics 365 Business Central, który skierowany jest do firm z sektora MŚP, które stanowią większość przedsiębiorstw w Polsce (wg GUS 2019 – 97% udział w rynku).
W związku z tym, jeśli Twoja firma zastanawia się nad wyborem i wdrożeniem systemu ERP, to poniżej znajdziesz rozwinięcie wyżej wymienionych 5 istotnych powodów przemawiających za Dynamics 365 Business Central w chmurze.
Zniwelowanie / całkowite pozbycie się długu technologicznego.
W wielu firmach obszar IT nie jest dostatecznie „zaopiekowany”. Zdarza się tu słyszeć „przecież jak coś działało przez lata, to po co to zmieniać” lub „po co to aktualizować – przecież Pani Krysia całe życie pracuje na tym programie, nie ma opcji”. Takie podejście do poszczególnych obszarów IT, tj. hardwareu, softwareu, zabezpieczeń, kopii zapasowych, itp. powoduje narastanie „długu technologicznego”, którego „spłacenie” po pewnym czasie bywa wręcz niemożliwe bez wpływu na funkcjonowanie firmy. Niejednokrotnie, dobierając kolejne rozwiązania, np. system ERP może się okazać, że jego wdrożenie, z punktu widzenia technicznego, nie jest możliwie, dopóki firma nie wymieni posiadanego serwera.
W przypadku Dynamics 365 Business Central w chmurze jest inaczej. Jest to rozwiązanie typu SaaS (Software as a Service). Za infrastrukturę IT, na której jest zainstalowany, odpowiada dostawca – w tym przypadku Microsoft. Zatem jeżeli mamy, jak to się mówi w branży „starą blachę”, to nie musimy jej od razu wymieniać, gdyż nie jest ona nam potrzebna do wdrożenia. Co więcej, możemy z niej nawet w pewnym stopniu zrezygnować, a więc zredukować posiadany „dług technologiczny”. Dostęp do systemu uzyskujemy poprzez najpopularniejsze przeglądarki internetowe. Do tego, system jest co miesiąc aktualizowany przez producenta, a dwa razy w roku – w kwietniu i październiku – wykonywane są tzw. duże update`y. Wprowadzają one szereg nowych funkcji i usprawnień. Szerzej o zasadach przeprowadzania aktualizacji Business Central w chmurze znajdziesz w odrębnym wpisie na naszym blogu.
Nie oznacza to jednak, że mamy lawinowo „rzucić” się na wdrażanie rozwiązań chmurowych i zaniechać niwelację „długu technologicznego” – wręcz przeciwnie, należy go sukcesywnie redukować, ponieważ na pewno z czasem pojawi się chęć zintegrowania Business Central z jakimś posiadanym rozwiązaniem, które mamy zainstalowane w lokalnej infrastrukturze. Niemniej – jeśli istnieją uzasadnione argumenty biznesowe w zakresie wdrożenia nowego systemu, mimo posiadania „długu technologicznego” – warto postawić na Business Central w chmurze, gdyż nie spowoduje to pogłębienia wspomnianego zjawiska, a może wręcz przyczynić się do jego zmniejszenia.
Oszczędności – system ERP w chmurze po prostu się opłaca
Dynamics 365 Business Central w chmurze to również usługa subskrypcyjna. Oznacza to, że możliwe jest jej opłacanie w ramach miesięcznego abonamentu, zatem nie musimy „na start” inwestować dużo w licencje. Wręcz przeciwnie – są to comiesięczne koszty operacyjne naszej firmy.
Druga rzecz – do uruchomienia i korzystania z Business Central nie jest nam potrzebna infrastruktura IT (mowa tutaj o serwerowni z odpowiednim sprzętem). Koszty z nią związane są „w cenie licencji”. Często bywa tak, że rozważając zakup rozwiązania w chmurze porównuje się koszty jego licencji z cenami za licencje on-premises (licencje wieczyste), w efekcie czego jesteśmy w stanie wysnuć wniosek za ile miesięcy / lat zakup licencji wieczystych się nam „zwróci”. Jest to bardzo błędne podejście, niestety dość często stosowane.
Niewiele osób podchodzi do tego porównania pod kątem tzw. TCO – Total Cost of Ownership. W dużym skrócie – licencje licencjami, ale porównując kwestie związane z modelem wdrożenia – chmura czy lokalnie – należy pod uwagę wziąć również takie aspekty jak:
- zasilanie,
- specjalnie wydzielona, klimatyzowana, spełniająca minimalne wymogi przestrzeń przeznaczona na serwerownie,
- personel: obsługa techniczna serwerów, komputerów, sieci; planowanie i zarządzanie procedurami oraz procesami; service desk, szkolenia pracowników IT, wykonywanie i planowanie aktualizacji oprogramowania i sprzętu,
- urządzenia: serwery, stacje robocze, urządzenia peryferyjne,
- oprogramowanie: serwerowe i operacyjne, pocztowe, inne,
- potencjalne przestoje,
- oprogramowanie i sprzęt do backup`u.
Oczywiście, są pewnego rodzaju uwarunkowania bądź rodzaje firm, których profil działalności niejako „narzuca” konieczność wdrożenia systemu ERP w środowisku lokalnym. Niemniej – jeżeli takiej konieczności nie ma, to spoglądając na powyższą listę, odpowiedź nasuwa się sama.
Dane w zasięgu ręki
Nie ulega wątpliwości, że rozwiązania chmurowe są „wygodne”, tzn. dostępne z poziomu dowolnych urządzeń. Tak jest również w przypadku Dynamics 365 Business Central. Niezależnie od tego, gdzie jesteśmy i jaka jest pora dnia – dostęp do naszych danych biznesowych jest możliwy z poziomu dedykowanych na smartfon i tablet aplikacji oraz najpopularniejszych przeglądarek internetowych.
Jest to szczególnie ważne w dobie pracy hybrydowej, gdy jednego dnia jesteśmy w biurze, a kolejnego pracujemy zdalnie. To samo dotyczy pozostałych rozwiązań Microsoft, które świetnie integrują się z Business Central, a więc Power BI, Microsoft 365 czy Microsoft Teams.
Bezpieczeństwo informacji
W dobie, gdy cyberataki stają się codziennością, wobec chmury wielokrotnie wysuwane są kontrargumenty głoszące, że nie jest ona bezpieczna. Nic bardziej mylnego! W przypadku, gdy prawo bądź wewnętrzne regulacje spółek nie wymuszają na firmie konieczności posiadania infrastruktury lokalnej do przechowywania i przetwarzania danych można śmiało „iść” w kierunku chmury. Dane w tenancie klienta (dzierżawa Microsoft, w której firma posiada swoje usługi chmurowe) są izolowane w bezpiecznej przestrzeni. Oprócz tego już w standardzie („w cenie”) dostępna – i rekomendowana – jest funkcja multi-factor authentication, czyli dwuetapowe logowanie. Po podaniu loginu i hasła należy dodatkowo się zautoryzować poprzez kod SMS bądź aplikację Microsoft Authenticator.
Ponadto Microsoft daje możliwość skorzystania z dodatkowych narzędzi. Wartym wspomnienia jest tutaj Microsoft Intune oraz Polityki dostępu warunkowego, jak również Microsoft Defender. Są to stricte usługi przeznaczone dla administratora i umożliwiają m.in.:
- zablokowanie opcji dostępu do zasobów chmurowych z nieautoryzowanych (osobistych) urządzeń,
- zapewnienie zgodności urządzeń i aplikacji z wymaganiami bezpieczeństwa i RODO,
- łatwiejsza inwentaryzacja posiadanych licencji i urządzeń w firmie,
- blokowanie możliwości instalacji/dostępu do niepożądanych aplikacji/usług chmurowych na urządzeniach innych niż zdefiniowane jako zgodne,
- blokowanie logowań użytkowników próbujących korzystać ze starszych protokołów uwierzytelniania;
- blokowanie ryzykownych zachowań logowania;
- blokowanie lub udzielanie dostępu do określonych lokalizacji;
- wymaganie uwierzytelnienia wieloskładnikowego w przypadku konkretnych aplikacji i usług chmurowych;
- dostęp do danych tylko z określonych lokalizacji GPS czy zakresów IP.
W samym Business Central możliwe jest również sterowanie rolami i zestawami uprawnień, aby ograniczyć konkretnym użytkownikom dostęp do poszczególnych obszarów systemu ERP.
Optymalizacja procesów biznesowych i integracja z pozostałymi rozwiązaniami Microsoft
Dane to ropa naftowa XXI wieku. Bez ich właściwej rejestracji, gromadzenia, przetwarzania i analizy nie ma mowy o optymalizacji procesów zachodzących w firmie. W tym celu właśnie wdrażany i wykorzystywany jest Dynamics 365 Business Central. System w transparentny sposób jest nam w stanie przekazać kluczowe informacje na temat naszego biznesu. Do tego, integrując go z rozwiązaniem Power BI, jesteśmy w stanie wdrożyć dedykowane raporty, takie jak Raport sprzedaży czy Pulpit finansowy managera, które dodatkowo ułatwią, w oparciu o dane, podejmowanie najważniejszych decyzji biznesowych. Tym samym, możliwe jest również usprawnienie łańcucha dostaw, co prowadzi do bardziej wydajnego procesu produkcyjnego, przy minimalnych zapasach i niższych kosztach z nimi związanych.
Z kolei, integrując Business Central z rozwiązaniem Power Apps można od A do Z usprawnić proces produkcyjny poprzez dedykowaną aplikację, taką jak Panel produkcyjny. Rejestracja danych o realnych kosztach wytworzenia produktu, możliwość rejestrowania przezbrojeń i przerw, zgłaszanie awarii, wysyłanie powiadomień, wydruki etykiet, zużycie komponentów – to tylko niektóre z funkcji, które oferuje wspomniany panel.
Wartość wdrożenia systemu ERP w chmurze podnosi jego zintegrowanie z usługami wchodzącymi w skład Microsoft 365, a więc pocztą e-mail (Exchange Online), SharePoint Online czy też Microsoft Teams, które dodatkowo pomagają w kompleksowym zoptymalizowaniu działalności przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Chmura to przyszłość, zaś rozwiązania typu SaaS – takie jak Dynamics 365 Business Central – z roku na rok stają się i będą stawać coraz powszechniejsze. Za kilka lat będzie to naturalny wybór. Już teraz ilość argumentów przemawiających za wyborem systemu ERP w chmurze jest na tyle duża, że potrzeba naprawdę ogromnej niechęci bądź uwarunkowań prawnych, aby „z miejsca” odrzucić ten model wdrożenia. W związku z tym – jeżeli Twoja firma stoi przed wyborem systemu ERP to warto postawić na Dynamics 365 Business Central w chmurze. To rozwiązanie zdecydowanie pomoże w optymalizacji procesów biznesowych w Twojej firmie. Jest bezpieczne, zapewnia dostęp do danych 24/7/365 dni w roku z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem, jak również może stanowić pierwszy krok ku oszczędnościom i redukcji posiadanego „długu technologicznego”.
