Nowy Outlook vs wersja klasyczna – czy nowy znaczy lepszy? Porównanie

Microsoft niedawno wprowadził na rynek New Outlook - nową wersję swojego flagowego klienta poczty, która ma stopniowo zastąpić klasyczną aplikację (classic Outlook) używaną przez miliony użytkowników na całym świecie. Wraz z odświeżonym interfejsem i nowoczesnymi funkcjami, nowa wersja Outlooka budzi jednak mieszane odczucia wśród dotychczasowych użytkowników. Podczas gdy jedni chwalą nowoczesny design i lepszą integrację z usługami chmurowymi, inni zwracają uwagę na brak wielu funkcji znanych z klasycznej wersji. W związku z tym – czy „nowe” w tym przypadku oznacza „lepsze”? Co zostało dodane i poprawione, a co uległo zmianie bądź nie zostało uwzględnione w nowej wersji (przynajmniej na ten moment)? Jakie są plany Microsoft wobec klasycznej wersji?

Outlook, wprowadzony na rynek przez Microsoft w 1997 roku jako część pakietu Microsoft Office 97, przez ponad ćwierć wieku pozostaje najpopularniejszym klientem pocztowym na świecie. Pierwotnie zaprojektowany jako program do zarządzania pocztą elektroniczną, z czasem ewoluował w kompleksowe narzędzie do komunikacji mailowej, zarządzania kalendarzem, kontaktami oraz zadaniami. Dziś klasyczna wersja Outlooka (Classic Outlook) stanowi integralną część pakietu Microsoft 365, dostępną zarówno jako aplikacja desktopowa, jak i w formie usługi webowej. To właśnie ta druga stała się inspiracją dla nowego Outlooka (New Outlook), który Microsoft wypuścił już w 2023 jako preview, aby w sierpniu 2024 udostępnić go wszystkim użytkownikom komercyjnym. Pojawił się on dość dyskretnie, w postaci suwaka w prawym górnym rogu aplikacji. Po jego przesunięciu następuje przeładowanie klienta poczty i pojawienie się nowej wersji Outlooka.

Kluczowe funkcje nowej wersji Outlooka

Wprowadzając nową wersję, Gigant z Redmond postawił sobie za cel stworzenie jednolitego, spójnego doświadczenia dla użytkowników - niezależnie od tego, czy korzystają z aplikacji na komputerze, czy przez przeglądarkę. Nie dziwi więc fakt, że nowy Outlook łudząco przypomina wersję przeglądarkową. Można wręcz stwierdzić, że jest to wersja webowa „opakowana” w aplikację. Uproszczony interfejs nie jest jednak tylko zmianą kosmetyczną - za modernizacją wyglądu stoi przede wszystkim dążenie do zwiększenia wydajności i szybkości działania aplikacji oraz prostoty jej obsługi. Dominuje przejrzysty układ, spójny z innymi usługami Microsoft 365, a pasek boczny zapewnia szybki dostęp do najważniejszych funkcji.

W zakresie integracji nowy Outlook oferuje ściślejszą współpracę z rozwiązaniami wchodzącymi w skład Microsoft 365. W przypadku Microsoft Teams mowa tu chociażby o bezpośrednim rozpoczynaniu rozmów i spotkań z poziomu wiadomości email. Płynniejsza stała się również współpraca w czasie rzeczywistym nad załącznikami poprzez OneDrive’a, a możliwość przypinania ważnych wiadomości i tworzenia list zadań bezpośrednio z maili usprawnia organizację pracy.

Wyszukiwanie, które zawsze było mocną stroną Outlooka, zostało znacznie udoskonalone – mechanizm wykorzystuje dodatkowo sztuczną inteligencję (AI) do lepszego rozumienia kontekstu zapytań.

Przewagi klasycznego Outlooka

Żeby nie było tak kolorowo – w nowym Outlooku brakuje wielu funkcji, które mogą okazać się kluczowe i wpływać na ostateczną decyzję użytkownika czy z niego korzystać, czy może pozostać w wersji klasycznej. Klasyczny Outlook czerpie z tradycyjnego wyglądu i przyzwyczajenia użytkowników, co nie zmienia faktu, że posiada również sporo funkcji zwiększających produktywność. Nowy Outlook – mimo, że ogólnodostępny – cały czas jest rozwijany przez Microsoft. W związku z tym, nie wszystko działa, nie wszystkie opcje są dostępne – przynajmniej na czas pisania niniejszego artykułu. Do powodów, które przekonują obecnie do pozostania w klasycznej wersji klienta poczty aniżeli przejścia do nowej zaliczyć należy:

• brak możliwość pracy w trybie offline – w nowym Outlooku również jest to możliwe, ale w sytuacji, gdy mamy już go uruchomionego. Gdy nie mamy połączenia internetowego, a nowy Outlook jest wyłączony to pojawia się problem, gdyż go nie włączymy;
• niemożność korzystania z lokalnych plików .pst (upcoming);

• brak obsługi profilów użytkowników (upcoming);
• brak możliwości dostosowania układu kont e-mail (under investigation) – nie działa przeciąganie, nie można zdecydować, które konto ma być u samej góry w aplikacji;
• brak wsparcia dla infrastruktury serwerowej (under investigation) – jeśli firma posiada lokalny serwer pocztowy Exchange Server On-Premises to nowy klient Outlook nie będzie go wspierał;
• nieobecność dodatków COM (COM add-ins) – a więc dodatków, które rozszerzają standardową funkcjonalność Outlooka;
• brak obsługi makr VBA;
• brak funkcji „Szybkich części” (under investigation) – jednej z kluczowych funkcji pozwalających na usprawnienie codziennego pisania maili.

Warto jednak wspomnieć, że nad wieloma z nich Microsoft już pracuje, aby były dostępne w najnowszej wersji Outlooka – stąd dopiski „upcoming” oraz „under investigation”. Obecny stan oraz tabelaryczne porównanie funkcjonalne warto śledzić na stronie producenta.

Nowy Outlook vs wersja klasyczna (classic) – porównanie

Poruszając wątek porównania – różnice między rozwiązaniami są, ale Microsoft cały czas je niweluje. Owszem, z niektórych funkcji wycofał się całkowicie – nowy Outlook nie wspiera makr VBA ani dodatków COM – niemniej, nad wieloma pracuje, aby przejście z Classic Outlook do New Outlook było jak najmniej bolesne. Chcąc jednak pokusić się zestawienie,  warto podzielić je na poszczególne obszary.

Interfejs użytkownika

Nowy Outlook:

• Nowoczesny, minimalistyczny interfejs.
• Uproszczony układ z odświeżoną kolorystyką.
• Lepsza integracja z systemem operacyjnym Windows 11.
• Mniej opcji na pasku narzędziowym, większy nacisk na prostotę i szybkość.

Classic Outlook:

• Klasyczny interfejs z wieloma oknami i funkcjami w paskach narzędziowych.
• Więcej dostępnych opcji i zaawansowanych ustawień widocznych na pierwszy rzut oka,

Wydajność i zasoby systemowe:

Nowy Outlook:

• Zoptymalizowany pod kątem lepszej wydajności, zwłaszcza na nowoczesnych komputerach i urządzeniach mobilnych.
• Zajmuje mniej zasobów systemowych, oferując płynniejszą obsługę przy dużych skrzynkach e-mailowych.

Classic Outlook:

• Może zużywać więcej zasobów, szczególnie przy pracy z dużymi skrzynkami pocztowymi lub wieloma aplikacjami otwartymi jednocześnie.

Wymagania techniczne:

Nowy Outlook:

• Wymaga stałego połączenia z Internetem – do uruchomienia. Gdy w trakcie pracy połączenie zostanie zerwane, zezwala na pracę offline.

Classic Outlook:

• Może działać offline, obsługuje lokalne pliki .pst.

Zarządzanie kalendarzem:

Nowy Outlook:

• Uproszczone opcje zarządzania, podstawowe funkcje udostępniania.

Classic Outlook:

• Zaawansowane opcje zarządzania, szczegółowe uprawnienia.

Zarządzanie kontaktami:

Nowy Outlook:

• Podstawowe funkcje zarządzania kontaktami.

Classic Outlook:

• Rozbudowane opcje kategoryzacji, grupowania i zarządzania kontaktami.

Integracja z innymi usługami:

Nowy Outlook:

• Ścisła integracja z usługami chmurowymi Microsoft 365.

Classic Outlook:

• Wsparcie dla szerokiej gamy dodatków firm trzecich (COM add-ins).

Personalizacja:

Nowy Outlook:

• Ograniczone możliwości dostosowania interfejsu.

Classic Outlook:

• Rozbudowane opcje personalizacji widoków i układu.

Reguły i automatyzacja:

Nowy Outlook:

• Podstawowe reguły sortowania i kategoryzacji.

Classic Outlook:

• Zaawansowane reguły i opcje automatyzacji.

Archiwizacja:

Nowy Outlook:

• Archiwizacja w chmurze.

Classic Outlook:

• Możliwość lokalnej archiwizacji i tworzenia plików .pst.

Wyszukiwanie:

Nowy Outlook:

• Szybkie wyszukiwanie w czasie rzeczywistym z AI.

Classic Outlook:

• Standardowe opcje wyszukiwania z zaawansowanymi filtrami.

Bezpieczeństwo:

Nowy Outlook:

• Zintegrowane zabezpieczenia Microsoft 365.

Classic Outlook:

• Możliwość konfiguracji własnych ustawień bezpieczeństwa.

Zgodność z dodatkami:

Nowy Outlook:

• Ograniczona liczba kompatybilnych dodatków.

Classic Outlook:

• Szeroka kompatybilność z istniejącymi dodatkami.

W przypadku, gdy mowa o stricte dostępnej funkcjonalności, warto odnieść się do poniższych różnic:

Jaka przyszłość czeka klasyczną wersję Outlooka?

Mimo różnic, Microsoft dąży do zastąpienia klasycznej wersji Outlooka nową. Zmiany są cały czas niwelowane, więc wygląda na to, że jest to jedynie kwestia czasu. O ile stanowisko Microsoft się nie zmieni, bo taka możliwość również istnieje. Kiedy zatem zakończy się wsparcie dla Classic Outlooka? Na obecną chwilę, klasyczna wersja Outlooka ma być wspierana do 2029 roku. Warto jednak wiedzieć, że - rozpoczynając od stycznia 2025 - posiadacze licencji Microsoft 365 Business Standard lub Business Premium będą automatycznie migrowani z klasycznej wersji do nowego Outlooka dla systemu Windows. Użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie w aplikacji przed migracją, ale ma również opcję powrotu do dotychczasowej wersji. Co więcej, jeśli któreś z obecnie brakujących funkcji w nowym Outlooku stanowią krytyczne blockery dla biznesu firmy, administrator ma sporo możliwości w zakresie blokowania korzystania z nowego Outlooka.

Nowy Outlook – dajmy mu czas

Czy nowy znaczy lepszy? Czytając liczne fora dyskusyjne należy dyplomatycznie stwierdzić, że na razie nie. Brakuje za dużo. Niektóre funkcje są kluczowe dla wielu użytkowników, a nowy Outlook, póki co, jeszcze ich nie posiada. Miejmy nadzieję, że Microsoft z czasem je wprowadzi, gdyż, mimo że nowy Outlook jest w fazie GA (General Availability), to jest jednocześnie w stanie ciągłego developmentu. Statusy funkcji, które są rozważane lub mają być dodane, są na bieżąco aktualizowane w dokumentacji Microsoft. W związku z tym, warto co jakiś czas do niej zajrzeć i sprawdzić, co uległo zmianie. Podsumowując – podkreślam, na czas pisania niniejszego wpisu – Outlook Classic oferuje bardziej rozbudowaną funkcjonalność dla zaawansowanych użytkowników, zwłaszcza w zakresie zarządzania regułami, kalendarzem, plikami PST i dostosowywania interfejsu. Nowa wersja Outlooka stawia na prostotę, integrację z chmurowymi usługami Microsoft 365 oraz usprawnioną wydajność, ale kosztem utraty niektórych zaawansowanych opcji.

Jeśli zastanawiasz się nad tym czy nowa wersja Outlooka jest dla Ciebie, masz pewne wątpliwości bądź poszukujesz odpowiedzi na konkretne pytania – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji.

@nav24

Aplikacje biznesowe

Dystrybucja i handel

Microsoft 365

Produkcja

Projekty i usługi

Udostępnij: