Czy tego chcemy, czy nie, praca zdalna stała się obecnie codziennością. Dużo zmieniła w tej kwestii pandemia koronawirusa, która przyczyniła się do takiego – zdalnego – sposobu funkcjonowania firm. To z kolei spowodowało lawinowy wzrost wdrożeń rozwiązań umożliwiających szybką komunikację między pracownikami, prowadzenie spotkań online, wspólną pracę na dokumentach oraz bezpieczne wymienianie się nimi. Okazało się, że jest to równie dobry sposób prowadzenia działalności, co praca stacjonarna – oczywiście, jeśli tylko rodzaj prowadzonej działalności na to pozwala. Duża w tym zasługa Microsoft Teams, czyli platformy do pracy zespołowej od Microsoft, która na dobre zadomowiła się w ekosystemach informatycznych przedsiębiorstw. W niektórych przypadkach ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie bez wspomnianego narzędzia. W kolejnej części naszego cyklu „Kącik licencyjny" przyjrzymy się bliżej tej platformie, a konkretniej sposobie jej licencjonowania.
Microsoft Teams – nowoczesne miejsce pracy według Microsoft
Microsoft Teams wywodzi się od czatu. Jego protoplastą był dobrze znany Skype for business, za pośrednictwem którego można było wysyłać wiadomości czy też prowadzić rozmowy głosowe i video. W momencie wprowadzenia Teams firma mogła zdecydować, czy od razu do niego przejść, czy może działać w ramach tzw. „island mode”. Był to tryb umożliwiający jednoczesne korzystanie z obu rozwiązań do czasu wyłączenia Skype for business przez Microsoft. Oczywiście, po drodze Microsoft mocno zachęcał do korzystania z Teams oferując, np. darmową wersję dla firm o nazwie Teams Exploratory czy specjalne promocje w dobie COVID-19. Nie zmienia to jednak faktu, że rozwiązanie ewoluuje – gigant z Redmond co miesiąc publikuje zmiany i nowości w jego zakresie. Microsoft nigdy nie chciał, aby Teams był tylko komunikatorem, stąd też obecnie stanowi on nowoczesną platformę do pracy zespołowej. Odpowiednio wdrożony powoduje, że użytkownik nie musi z niego praktycznie wychodzić, aby wykonać swoje wszystkie, codzienne obowiązki.
Teams zbudowany jest z Zespołów i kanałów. Zespół to grupa usługi Microsoft 365, w ramach której zrzeszane są konkretne osoby. Kanały można porównać do pokoi tematycznych – dedykowanych przestrzeni, które umożliwiają uporządkowanie wątków. Kanały mogą być publiczne, prywatne oraz udostępnione. W ich ramach dostępna jest przestrzeń na pliki. Poza nimi, można prowadzić czaty: 1:1 oraz grupowe z osobami wewnątrz firmy, jak i spoza niej. Kalendarz umożliwia zaś szybkie tworzenie spotkań i odbywanie videorozmów. Dodatkowo, do Teams można „podpinać” inne aplikacje, np. Plannera z planem zadań do wykonania, OneDrive’a, aby mieć swoje pliki w zasięgu ręki czy niestandardowe aplikacje utworzone w Power Apps. Dzięki temu, jesteśmy w stanie ogromnie rozszerzyć funkcjonalność Teams, umożliwiając m.in. rejestrację obecności w pracy, tworzenie wniosków urlopowych, czy rozliczanie delegacji z jego poziomu. Co więcej, Teams może stanowić naszą firmową centralkę telefoniczną. Dla takiego scenariusza Microsoft przewidział szereg osobnych licencji Teams Phone. Jest to jednak temat na osobny artykuł – w niniejszym pozostawiamy tylko wzmiankę na ten temat.
Czy można kupić samego Teamsa?
Pierwszym pojawiającym się pytaniem w kontekście licencjonowania Microsoft Teams jest, czy można go kupić samego, poza planami subskrypcyjnymi Microsoft 365. Dawniej nie było to możliwe, obecnie już się da. Mowa tutaj o planie Teams Essentials. Należy jednak pamiętać, że funkcjonalnie nie jest to to samo, co Teams w ramach Microsoft 365. Z jednej strony Microsoft daje możliwość kupienia samego Teamsa, ale nie posiada on tych sam cech, co Teams, np. w Microsoft 365 Business Standard.
W ramach Teams Essentials rozróżnia się dwa typy:
- Teams Essentials – licencja, którą można zakupić tylko bezpośrednio w Microsoft;
- Teams Essentials (Microsoft Entra identity) – licencja, którą kupuje się za pośrednictwem partnera, np. Nav24, w sytuacji, gdy już posiadamy tenant (dzierżawę) w Microsoft.
Co ciekawe, niby jest to ten sam produkt, ale gdy wczytamy się w dokumentację producenta to zobaczymy, że są dość istotne różnice funkcjonalne. Przewagę ma tutaj wersja Teams Essentials (Microsoft Entra identity), ponieważ, względem Teams Essentials, posiada:
- możliwość nagrywania spotkań wraz z transkrypcją;
- funkcjonalność zespołów i kanałów;
- centrum administracyjne do zarządzania użytkownikami i samym rozwiązaniem;
- Exchange Online – serwer pocztowy Microsoft o pojemności 2GB/ konto użytkownika;
- integracje z aplikacjami firm trzecich.
Drugie pytanie dotyczy Teams w ramach planów Microsoft 365, gdyż jakiś czas temu Microsoft „wyciągnął” go z planów Enterprise’owych. Każda nowo nabywana licencja z serii „E” jest nabywana bez Teams – jeśli go potrzeba, należy go kupić osobno. Stąd licencje w swoich nazwach mają dopisek „EEA”. Przykładowo: „Microsoft 365 E3 EEA”, a Teams, który chcemy do niego dokupić to „Teams EEA”. Ważne – nie można kupić samej licencji „Teams EEA” tak, jak Teams Essentials, gdyż jest to dodatek, tzw. add-on, który musi mieć licencję bazową (tutaj Microsoft 365 E3 EEA).
O ile w przypadku planów Enterprise’owych nie ma wyboru – wspomniane usługi nabywa się osobno – o tyle w przypadku planów z rodziny „Business” wybór już jest. Oznacza to, że niezmiennie kupując Microsoft 365 Business Basic/ Standard/ Premium, Teams jest „w środku”. Nowość polega na tym, że równolegle istnieją plany Business z dopiskiem „EEA”, czyli bez Teamsa. W związku z tym możemy kupić Microsoft 365 Business Basic/ Standard/ Premium jak do tej pory – z Teamsem włącznie – lub nieco zaoszczędzić i świadomie wybrać Microsoft 365 Business Basic EEA/ Standard EEA/ Premium EEA, które Teamsa nie posiadają;
Różnice między Microsoft Teams „zaszytym” w ramach planów Microsoft 365 a Teams Essentials wynikają głównie z faktu dodatkowych usług, które są w subskrypcji Microsoft 365. W związku z tym, Teams w Microsoft 365:
- zawiera usługę Exchange Online o większej pojemności (50 GB vs 2 GB w Teams Essentials);
- ma większą przestrzeń na pliki per użytkownik (1 TB vs 10 GB w Teams Essentials);
- oferuje funkcjonalność webinarów – od planu Business Standard;
- stanowi licencję bazową pod dodatek Teams Premium.
Teams Premium – o co chodzi?
Stosunkowo niedawno Microsoft zdecydował się wprowadzić do swojej oferty usługę o nazwie Teams Premium. Najważniejsze – nie jest to usługa zastępująca Teams Essentials czy Teams w ramach Microsoft 365. Teams Premium to osobny produkt, licencjonowany jako dodatek. Rozszerza on funkcjonalność Teamsa „zaszytego” w subskrypcji Microsoft 365. W związku z tym, trzeba mieć, np. Microsoft 365 Business Standard, aby móc nabyć Teams Premium.
Co daje Teams Premium, czego nie ma w standardowym? W skrócie – ogromną ilość dodatkowych funkcji zabezpieczających i usprawniających codzienną pracę. Wyróżnia się cztery obszary:
- bardziej spersonalizowane spotkania, webinary, spotkania w trybie Town hall;
- usprawnione bezpieczeństwo spotkań;
- zaawansowane funkcje raportowania i zarządzania dla administratora;
- zaawansowane spotkania typu Virtual Appointments.
Inteligentne podsumowania, branding firmowy w lobby spotkania, watermarking, blokowanie robienia zrzutów ekranowych, szyfrowanie, etykiety poufności, notatki wygenerowane przez Sztuczną Inteligencję, Microsoft Places (rozwiązanie ogłoszone podczas tegorocznej konferencji Microsoft Ignite) – to tylko niektóre funkcje. Nie sposób wymienić wszystkich, dlatego po dogłębne porównanie odsyłamy do dokumentacji producenta.
Microsoft Teams – jedna platforma do pracy całej firmy
Wiele firm nie wyobraża sobie już pracy bez Microsoft Teams. Tym bardziej, jeśli na co dzień firma korzysta z innych rozwiązań Microsoft, np. Exchange Online, SharePoint, Plannera czy Power Automate. Popularne Teamsy stały się codziennością. Czy to źle? Niezależnie czy posiadamy Teams Essentials, czy Teams w ramach subskrypcji Microsoft 365, a może nawet dokupiony do niego dodatek Teams Premium – dajemy pracownikom możliwość szybkiej komunikacji, zarówno w ramach organizacji, jak i z klientami. Wszelkiego rodzaju powiadomienia sprawiają, że jesteśmy na bieżąco z najważniejszymi sprawami, a jeśli poświęcimy nieco czasu na zaplanowanie pracy w Teams to możemy wydatnie usprawnić procesy w naszej firmie. Wspomniane procesy mogą być wręcz do Teams przeniesione – dostępna jest np. usługa Approvals, którą możemy użyć do różnych scenariuszy akceptacji, czy też możemy rozszerzyć funkcjonalność usługi poprzez rozwiązania stworzone przez pracowników bądź partnera w Power Apps jak chociażby zamówienia wewnętrzne, rezerwacja zasobów firmowych, audyty. Przy tym, producent cały czas rozwija usługę, w tym o funkcje AI. Innymi słowy – warto postawić na Microsoft Teams jako narzędzie do nowoczesnej pracy zespołowej w firmie.
Jeśli zastanawiasz się nad tym, czy Microsoft Teams przyda się w Twojej firmie, a może już go masz, korzystasz i interesuje Cię wersja Teams Premium lub po prostu potrzebujesz więcej informacji na jego temat – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji.
