Z całą pewnością wszyscy znamy i korzystamy – lub korzystaliśmy – z rozwiązań Microsoft 365 (dawniej Microsoft Office). Jednak wielu użytkowników, którzy używają go na co dzień, popełnia podstawowe błędy. W poniższym artykule przedstawiamy 5 popularnych błędów, które prawdopodobnie popełniasz podczas pracy z narzędziami Microsoft 365.
Pakiet Microsoft 365, wciąż przez wiele osób określany jako pakiet Office, to nie tylko klasyczne aplikacje, które znamy od lat, jak Outlook, Word, Excel i PowerPoint. W jego skład wchodzą też między innymi aplikacje Microsoft Teams, OneDrive czy SharePoint. To zestaw wszystkich narzędzi niezbędnych do wygodnej pracy dla użytkowników domowych, małych i średnich firm, dużych przedsiębiorstw, ale też instytucji edukacyjnych do prowadzenia nauki zdalnej oraz w formie klasycznej.
OneDrive czy SharePoint - gdzie przechowywać dokumenty?
Oba te narzędzia z pakietu Microsoft 365 służą do przechowywania plików. Jaka jest więc różnica między nimi i kiedy korzystać z jednego, a kiedy z drugiego? Okazuje się, że wiele firm ma z tym problem i popełnia jeden z podstawowych błędów, który może powodować problemy. Podpowiedzią są nazwy narzędzi. OneDrive przeznaczony jest dla jednej osoby i może służyć do przechowywania plików, nad którymi pracujesz w pojedynkę. Z usługi OneDrive należy zatem korzytsać, jak ze swego rodzaju dyskiu osobistego. Z kolei SharePoint służy do dzielenia się dokumentami. Pracując w zespołach, pliki należy zatem zapisywać właśnie tam.
Ignorowanie oferowanych przez Microsoft 365 zabezpieczeń
Czy wiesz, że standardowo Microsoft oferuje wszystkie zaawansowane zabezpieczenia niezbędne do tego, by przechowywane przez Ciebie dane nie były narażone na ataki z zewnątrz? Weryfikacja dwuetapowa pozwala na zmniejszenie zagrożenia ze strony hakerów o 99.9%. Użytkownicy pakietu Microsoft 365 mogą także skorzystać z usługi Defender – aplikacji pomagającej chronić dane i urządzenia. Warto wspomnieć również o zasadach dostępu warunkowego – określają one pewne warunki, które należy spełnić przed otrzymaniem dostępu do danej zawartości. Zastanów się, czy wykorzystujesz wszystkie możliwości zabezpieczeń, oferowane przez Microsoft. Jeśli nie, koniecznie zacznij ich używać – w ten sposób zyskujesz pewność, że Twoje dokumenty i informacje firmowe nie trafiły w niepowołane ręce.
Niewykorzystanie potencjału wbudowanych aplikacji zwiększających produktywność
Użytkownicy pakietu Microsoft 365 mogą korzystać z licznych dodatków pomagających usprawnić pracę i zwiększyć efektywność. Aplikacje, które warto przetestować, to między innymi:
- To Do, czyli lista zadań: pozwala zaplanować i uporządkować wszystkie zadania zaplanowane w danym terminie.
- Planner: umożliwia planowanie i przydzielanie zadań w zespołach.
- Bookings: narzędzie do rezerwacji terminów. Umożliwia wysłanie linku do Twojego kalendarza klientom, by mogli zarezerwować dogodny termin spotkania.
- Forms: pozwala na tworzenie ankiet, sondaży oraz testów. To najlepszy sposób na uzyskanie informacji zwrotnych od Twoich klientów czy Partnerów.
Z ilu z nich korzystasz?
Brak optymalizacji kosztów
Istnieją sposoby na redukcję kosztów korzystania z rozwiązań Microsoft 365 w firmie. Najprostszym jest wybór planu rocznego zamiast miesięcznych płatności. W ten sposób można oszczędzić około 20%. Przyjrzyj się także możliwościom, jakie dają współdzielone skrzynki pocztowe. Umożliwiają one wygodną współpracę zespołu w obrębie jednej, wspólnej skrzynki pocztowej. Może się zatem okazać, że zamiast tworzenia kilku różnych skrzynek, wystarczy jedna współdzielona.
Zapominanie o kopiach zapasowych
Oczywiście Microsoft zapewnia tworzenie kopii zapasowych, które do pewnego stopnia zabezpieczają Twoją firmę przed utratą danych. Może się jednak okazać, że te kopie nie będą wystarczające – i Microsoft doskonale zdaje sobie z tego sprawę! Właśnie dlatego w warunkach użytkowania znalazł się zapis mówiący o tym, że każda firma korzystająca z rozwiązań Microsoft 365 powinna zapewnić sobie wsparcie firmy zewnętrznej w zakresie tworzenia kopii zapasowych.
Jeżeli korzystasz ze wszystkich wspomnianych powyżej możliwości i nie popełniasz żadnego błędu – gratulujemy! A może zastanawiasz się, jak jeszcze wykorzystać potencjał drzemiący w rozwiązaniach z pakietu Microsoft 365? Jeżeli tak, koniecznie skontaktuj się z nami poprzez formularz poniżej. Sprawdź też, jak aplikacje Microsoft 365 wspierają pracę w systemie Dynamics 365 Business Central: "Jakie korzyści daje integracja Business Central z Microsoft 365?"
Źródło: https://www.youtube.com/watch?v=rupfbUgt8Co
