W 2023 roku Microsoft ponownie zlecił Forrester Consulting przeprowadzenie badania Total Economic Impact™ (TEI), aby ocenić potencjalny zwrot z inwestycji (ROI), jaki przedsiębiorstwa mogą osiągnąć dzięki systemowi ERP Business Central. Przyjrzyjmy się jego wynikom.
Jak przeprowadzono badanie?
Aby lepiej zrozumieć wyzwania i potrzeby użytkowników Business Central (dawniej Dynamics NAV), Forrester przeprowadził ankietę wśród pięciu firm korzystających z systemu. Na podstawie otrzymanych od nich informacji stworzono modelową organizację, dla której obliczono korzyści z korzystania systemu na przestrzeni trzech lat. W oparciu o metodologię TEI powstał reprezentatywny model finansowy, uwzględniający ryzyko wynikające z obaw i problemów ankietowanych firm. Do modelowania wpływu inwestycji wykorzystano cztery filary metodologii TEI: korzyści, koszty, elastyczność i ryzyko.
Z jakimi wyzwaniami mierzyły się firmy przed wdrożeniem Business Central?
Wśród największych problemów sprzed wdrożenia, ankietowane firmy wskazywały najczęściej na:
- Wykorzystywanie różnych narzędzi informatycznych: stosowane programy nie były w stanie w pełni pokryć zapotrzebowania firmy, dlatego konieczne było dokładanie kolejnych systemów. Problemem okazała się ich integracja i przepływ danych. Brakujące funkcjonalności wymagały tworzenia dodatkowych modyfikacji systemu. Wszystko to powodowało ogromne problemy w codziennym użytkowaniu, jak i generowało niepotrzebne koszty.
- Trudności w skalowaniu obecnych narzędzi ERP: dostosowanie przestarzałych rozwiązań on-premises do stale rosnących potrzeb całej organizacji wielokrotnie okazywało się niemożliwe technicznie ze względu na ich ograniczenia, a z finansowego punktu widzenia było nieopłacalne. Jednocześnie, szukając nowego systemu ankietowani często natrafiali na platformy, które z ich punktu widzenia były zbyt zaawansowane na potrzeby MŚP.
- Problem z utrzymaniem aktualnych wersji posiadanych systemów: pracownikom działów IT często brakowało możliwości, by na bieżąco aktualizować posiadane rozwiązania. Cierpiało na tym bezpieczeństwo oraz funkcjonalność.
Korzyści płynące z wdrożenia Business Central
Ankietowane firmy zwróciły uwagę na następujące korzyści z wdrożenia systemu Business Central:
- Ulepszenie funkcjonalności w obszarze finansów i operacji: wynika ono z automatyzacji kluczowych procesów biznesowych, lepszego dostępu do systemu z różnych urządzeń oraz zwiększonej przejrzystości w całym obszarze finansowym.
- Zmniejszenie nakładów finansowych na systemy ERP: dzięki przejściu do systemu Business Central w wersji chmurowej, firmy zlikwidowały wydatki na dodatkowe licencje oraz utrzymanie i serwis własnej infrastruktury.
- Większa skalowalność rozwiązań ERP: przejście do chmury zapewnia skalowalność nieosiągalną dla rozwiązań lokalnych. Dla małych i średnich przedsiębiorstw to szczególnie ważne, gdyż ich wzrost wymaga elastyczności w dostosowaniu do aktualnych, często zmieniających się potrzeb.
Wdrożenie Business Central w modelowej organizacji – efekty
Stworzona na potrzeby badania modelowa organizacja łączy cechy ankietowanych firm. Jej wartość wyceniono na 15 milionów dolarów. Zatrudnia 150 osób. Do tej pory korzystała z różnych narzędzi on-premises i przenosi się do Microsoft Dynamics 365 Business Central w chmurze. Projekt wdrożenia przewidziano na trzy lata. W tym czasie organizacja zamierza zredukować 75% kosztów związanych z utrzymaniem dotychczasowych rozwiązań ERP. Umowa obejmuje 15 licencji Business Central dla personelu z obszaru finansów i operacji. Forrester w badaniu zwraca uwagę na następujące efekty wdrożenia nowego systemu:
W zakresie produktywności
- Ośmiu użytkowników z działu finansów oszczędza 15 godzin miesięcznie poprzez automatyzację zadań finansowych, gdzie wymagana wcześniej była praca ręczna.
- Siedmiu pracowników łańcucha dostaw oszczędza 30 godzin miesięcznie poprzez automatyzację zadań.
- Średnia stawka godzinowa dla finansów i personelu operacyjnego wynosi 42 dolary.
- Oszczędność kosztów utrzymania poprzednich rozwiązań: firma oszczędza rocznie 15 tysięcy dolarów na licencjach oraz utrzymaniu infrastruktury. Oszczędności obejmują także roboczogodziny specjalistów IT – zapotrzebowanie na ich usługi spadło o 16 godzin miesięcznie.
W zakresie wymaganego zatrudnienia
- Bez Business Central, organizacja musiałaby dodawać 1,5 etatu rocznie (w pełnym i niepełnym wymiarze godzin) w obszarze finansów i operacji, aby sprostać rosnącym wymaganiom.
- Średnia roczna stawka dla finansów i działu operacyjnego wynosi 73 000 dolarów.
W zakresie zapotrzebowania na usługi firm trzecich
- Koszt pojedynczego raportu przygotowanego przez firmę zewnętrzną wynosił 5 000 dolarów.
- Rocznie udaje się uniknąć 40 godzin zewnętrznych konsultacji, w kwocie 300 dolarów każda.
W zakresie utrzymania wcześniejszych rozwiązań
- Roczny koszt dotychczasowych rozwiązań wynosił 30 000 USD, w tym opłaty licencyjne i infrastruktura.
- Dzięki Business Central każdego roku ogranicza się 25% tych kosztów.
- Organizacja wcześniej poświęcała 16 godzin miesięcznie z czasu dwóch pracowników działu IT na prace konserwacyjne.
Forrester zwraca także uwagę na korzyści, które ciężko wycenić. Wśród nich znalazły się ulepszone doświadczenie użytkowników końcowych, łatwa integracja z innymi produktami Microsoft oraz łatwość podejmowania świadomych decyzji dzięki zawsze aktualnym danym dostępnym w czasie rzeczywistym. Nie bez znaczenia jest także duża elastyczność systemu.
Zwrot inwestycji Business Central
Wywiady reprezentatywne i analiza finansowa wykazały, że modelowa organizacja osiąga korzyści w wysokości 484 000 dolarów przez trzy lata. Tymczasem koszty wynoszą 178 000 dolarów, co daje zysk netto w wysokości 306 000 dolarów. Tym samym udało się osiągnąć zwrot z inwestycji (ROI) na poziomie aż 172%!
Business Central to kompleksowe rozwiązanie ERP światowej klasy. Jego funkcjonalność obejmuje nie tylko obszar finansów, ale też kompleksowe zarządzanie łańcuchem dostaw, produkcją, magazynem czy sprzedażą. Chcesz dowiedzieć się, jakie mogą być korzyści z jego wdrożenia dla Twojej firmy? Umów się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
Źródło: The Total Economic Impact™ Of Microsoft Dynamics 365 Business Central
