Jednym z ważniejszych kroków w procesie wyboru rozwiązania czy też dostawcy, jest porównanie ofert. Dokumenty te dają wgląd w bieżące koszty związane z różnymi aspektami wdrożenia ERP. Zawierają również wskazówki dotyczące planowania projektu i ilości pracy koniecznej do wykonania. Obejmują warunki prawne licencji na oprogramowanie i dodatkowe usługi. I wreszcie, wskazują na wsparcie, jakiego możesz oczekiwać po uruchomieniu systemu.
Niestety jednak, większość ofert jest raczej niekompletna. Często nie są one wystarczająco jasne i nie dają pełnego obrazu koniecznych inwestycji, własnych wysiłków i ryzyka. Oto 3 wskazówki dotyczące analizy ofert wdrożeniowych.
Czego nie widać?
Dostawcy ERP z reguły mówią o tym, co ich oferta obejmuje. Pokazują listę funkcjonalności czy modułów. Wydaje się, że nic w tym złego. Jednak nie mając doświadczenia w zakresie systemów ERP, nie będziesz w stanie określić, jak to wszystko odbije się na Twojej organizacji. Istnieje ryzyko, że przyjmiesz błędne założenia. A kiedy w końcu zrozumiesz, że dokonany wybór był zły, może okazać się za późno na zmiany. Aby uniknąć problemów, poproś dostawców, o określenie, jakich dokładnie funkcji oferowany system nie oferuje. Unikniesz tym samym konieczności poszerzania możliwości systemu już w trakcie wdrożenia czy nawet po jego zakończeniu.
Jaka będzie Twoja rola podczas wdrożenia systemu ERP?
Podobne podejście warto zastosować w zakresie usług profesjonalnych. Oczywiście specyficzna wiedza i doświadczenie partnera będą niezbędne. Szczególnie w zakresie zarządzania projektem, konsultacji technicznych i biznesowych, rozwoju i szkoleń. Jednak z Twojego punktu widzenia ważne jest, jaki zakres obowiązków będzie spoczywał na Tobie i Twojej firmie. Poproś potencjalnych dostawców o pełną listę zadań, jakie będą do wykonania w całym procesie wdrożenia – włącznie z etapem uruchomienia i późniejszego wsparcia. Lista ta powinna być podzielona, a każde zadanie przypisane do Twojej organizacji lub partnera. Pozwoli Ci to obliczyć potrzebną dostępność zespołu, koszty i wysiłek potrzebny do osiągnięcia celu po Twojej stronie.
Jakie ponosisz ryzyko?
Trzecią kwestią jest ryzyko projektowe. Wszyscy wiemy, że zawsze towarzyszy one wdrożeniom nowych rozwiązań informatycznych. Ale duże ryzyko ponosisz również, jeśli nie modernizujesz posiadanych systemów! Ryzyko w projekcie wdrożenia systemu ERP możemy podzielić na dwie grupy. W pierwszej znajdą się zagrożenia ogólne, takie, które mogą dotknąć każdego. W drugiej będą natomiast zagrożenia wynikające ze specyfiki Twojej organizacji czy branży, w której działasz. Wykorzystaj doświadczenie swoich partnerów. Poproś o wykonanie analizy ryzyka. Zanim podpiszesz umowę, przedyskutuj dokładnie z doświadczonym dostawcą ERP, jak uniknąć tych zagrożeń.
Poprawa jakości i trafności zapytania ofertowego może pomóc w uzyskaniu lepszego wglądu w propozycję wybranego dostawcy, co z pewnością zwiększy szansę na sukces projektu!
