Czy proces wdrożenia systemu ERP (Enterprise Resource Planning) musi być żmudny i czasochłonny? Jak się do niego przygotować i o co zadbać, by wdrożenie zakończyło się sukcesem i przyniosło oczekiwane efekty? Zobacz, jak powinno wyglądać wdrożenie systemu ERP krok po kroku.
Jak wybrać system ERP i partnera wdrożeniowego?
Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego systemu ERP. Ilość dostępnych na rynku rozwiązań może przyprawić o zawrót głowy. Na tym Twoje wybory się jednak nie kończą — wiedząc już, jakie rozwiązanie będziesz wdrażać w swojej firmie, warto się zastanowić nad doborem odpowiedniego partnera wdrożeniowego.
Zacznijmy od tego, że nie każde dostępne na rynku oprogramowanie określane jako "system ERP", spełnia wymagania stawiane tego typu rozwiązaniom. System ERP powinien być kompleksowy i odpowiadać na wszystkie potrzeby firmy: od zarządzania zapasami, produkcją i dystrybucją, przez sprzedaż i marketing, na finansach skończywszy. Ważna jest modułowa budowa, która pozwala dostosować narzędzie do aktualnych potrzeb i rozwijać je wraz ze wzrostem firmy. W zwiększeniu elastyczności systemu ERP pomocne są dostępne rozszerzenia firm trzecich czy podatność oprogramowania na modyfikacje. Kolejnym istotnym elementem jest łatwość integracji z narzędziami i systemami zewnętrznymi — np. rozwiązaniami typu CRM. Szczegółowe informacje na temat wymagań dla współczesnych systemów znajdziesz w artykule "Czym powinien charakteryzować się system ERP – wymagania".
Jednak nawet najlepszy system nie pomoże, jeśli nie będzie prawidłowo dobrany do potrzeb firmy, a podczas wdrożenia popełnione zostaną błędy. Dlatego istotny jest dobór odpowiedniego partnera. Najlepiej takiego, który zna procesy biznesowe zachodzące w Twojej branży, zna jej potrzeby i wyzwania i wie, jak im sprostać. Dobry partner wdrożeniowy to taki, który edukuje swoich klientów i wskaże odpowiednią drogę. Wśród wielu przedsiębiorców pokutuje przekonanie, że nowy system ERP powinien być idealnie dopasowany do potrzeb firmy. Niepotrzebnie komplikuje to proces wdrożenia, wydłużając go i podnosząc cenę. Tymczasem często okazuje się, że dużo łatwiejsze jest dopasowanie firmy i procesów do systemu, a nie odwrotnie.
Jak przebiega wdrożenie systemu ERP?
Załóżmy, że wybór systemu ERP i partnera masz już za sobą i przystępujesz do procesu wdrożenia. Jak powinien on wyglądać? Na początek warto zaznaczyć, że wdrożenie wdrożeniu nierówne. Do każdego projektu należy podejść indywidualnie, uwzględniając specyfikę firmy klienta, jak i branży, w której on działa. Uogólniając, dobrze przeprowadzony proces wdrożenia systemu ERP można podzielić na sześć etapów:
- Diagnoza: wdrożenie oprogramowania ERP należy rozpocząć od sprawdzenia potrzeb klienta. Na tym etapie partner musi poznać cele biznesowe firmy i oczekiwania względem nowego narzędzia. Zebrane informacje pozwalają dobrać rozwiązania, które pomogą w zaspokojeniu tych potrzeb. To także moment przygotowania oferty oraz prognozowanej wyceny prac.
- W kolejnym kroku przechodzimy do szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Określone na wstępie wymagania należy zdefiniować. Powstaje również dokładny harmonogram prac.
- Pora przystąpić do projektowania procesu wdrożenia. Określamy, w jaki sposób bezproblemowo zaimplementować poszczególne rozwiązania w systemie. Efektem tego etapu jest dokładny plan wdrożenia.
- Gdy projekt implementacji jest gotowy, przechodzimy do budowy rozwiązania. Tworzymy interfejsy, opracowujemy procesy migracji danych, konfigurujemy system i sprawdzamy jego działanie w środowisku testowym.
- Czas na wdrożenie, czyli przeniesienie procesów do nowego systemu zgodnie z wcześniejszymi założeniami. Zakończeniem tego etapu są końcowe testy oraz przeszkolenie przyszłych użytkowników oprogramowania.
- Wdrożenie nie kończy się wraz z uruchomieniem systemu. Równie ważne jest wsparcie użytkowników w zakresie obsługi systemu, jego rozwoju i ewentualnych napraw.
To, jak będą wyglądały poszczególne etapy wdrożenia systemu ERP, zależy oczywiście od wielu czynników: np. ilości niezbędnych modyfikacji czy procesów i danych, które będziemy przenosić. Mają one również wpływ na koszty i czas wdrożenia, o których piszemy poniżej.
Jakie są koszty wdrożenia ERP?
Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o koszty wdrożenia ERP. Pierwszą zmienną, jaką należy uwzględnić, jest oczywiście cena samego systemu oraz ilość i rodzaj potrzebnych licencji. Ceny licencji powinny być dostępne na stronach producentów oprogramowania ERP oraz partnerów wdrożeniowych. Na kwotę końcową wpływa także ilość danych i procesów, które należy przenieść do nowego systemu. Każda wymagana modyfikacja i dodane rozszerzenie będą miały wpływ na ostateczny koszt procesu wdrożenia. Dlatego dokładnej wyceny dokonuje się w oparciu o informacje zebrane na etapie analizy potrzeb klienta, po doborze odpowiednich rozwiązań.
Ile trwa wdrożenie ERP?
Również czas trwania projektu wdrożeniowego zależy od wielu czynników określonych przez indywidualne potrzeby danej firmy. Czynniki te są zresztą bardzo podobne jak w przypadku ceny. Proste projekty wdrożeniowe, które nie wymagają modyfikacji, można zrealizować nawet w ciągu pięciu tygodni. Wdrażamy wówczas wybrane moduły systemu, wzbogacone o gotowe rozszerzenia funkcjonalne. Nie tworzymy jednak indywidualnych modyfikacji, które trzeba zaprojektować od zera. Takie podejście pozwala na szybkie uruchomienie w pełni funkcjonalnego systemu, który następnie możemy dowolnie rozbudowywać i dostosowywać do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Jak już jednak wspomnieliśmy, często okazuje się, że nie ma takiej potrzeby — standardowe funkcjonalności są w pełni wystarczające. Jeżeli jednak indywidualne modyfikacje są koniecznością, proces wdrożenia systemu może się znacznie wydłużyć. Wszystko zależy od ilości niezbędnych modyfikacji i ich skomplikowania — czas realizacji projektu może wynieść od kilku do nawet kilkunastu miesięcy.
Dobre praktyki wdrożeniowe
Przystępując do realizacji wdrożenia nowego systemu ERP, warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Mogą one znacząco przyspieszyć i uprościć proces wdrożeniowy i pozwolą uniknąć wielu komplikacji:
- Przygotuj ludzi na zmianę. Wprowadzanie nowych procesów często spotyka się z oporem ze strony pracowników. Nie chcą oni uczyć się nowych narzędzi i zmieniać wieloletnich przyzwyczajeń. Wytłumacz swoim pracownikom, dlaczego wprowadzacie nowy system i jakie będą dla nich korzyści. Zaangażuj ich także we wszystkie etapy projektu — poznaj ich oczekiwania i określ, czy nowe narzędzia mogą na nie odpowiedzieć. Zbieraj feedback z różnych działów i uwzględniaj opinie pracowników podczas wdrożenia. To do pracowników zależy bowiem, czy nowy system się "przyjmie".
- Postaw na prostotę. Powtarzamy po raz kolejny — niepotrzebne komplikowanie procesu to najkrótsza droga do niepowodzenia.
- Ustal, kto po stronie Twojej firmy będzie odpowiedzialny za projekt. Gdy w projekt zaangażujesz zbyt wiele osób i nie wskażesz, jakie masz wobec nich oczekiwania, odpowiedzialność się rozmyje. Jeżeli jednak będzie spoczywać na konkretnych osobach, szansa na sukces jest większa.
- Zweryfikuj partnera wdrożeniowego. Powodzenie projektu zależy nie tylko od Ciebie i Twoich pracowników, ale też od firmy, z którą będziesz współpracować. Dlatego na wybór partnera wdrożeniowego warto poświęcić odpowiednią ilość czasu i wykonać dobry research. Czy zespół projektowy ma doświadczenie we wdrożeniach dla firm z Twojej branży? Jakie obowiązki będą po stronie dostawcy a jakie po stronie klienta? Czy planowany przebieg wdrożenia obejmuje wszystkie niezbędne etapy? Wybierając partnera należy wziąć pod uwagę wiele kwestii, od których może zależeć powodzenie projektu.
Wdrożenie systemu ERP nie musi być skomplikowane, czasochłonne i drogie. Wystarczy, że weźmiesz pod uwagę opisane powyżej czynniki, a cały proces wdrożenia ERP w przedsiębiorstwie przebiegnie bezproblemowo i przyniesie oczekiwane efekty.
Jeżeli masz dodatkowe pytania lub chcesz skonsultować wdrożenie z ekspertem, koniecznie napisz do nas na https://nav24.pl/kontakt/.
