Czy proces wdrożenia systemu ERP (Enterprise Resource Planning) musi być żmudny i czasochłonny? Jak się do niego przygotować i o co zadbać, by wdrożenie zakończyło się sukcesem i przyniosło oczekiwane efekty? Zobacz, jak powinno wyglądać wdrożenie systemu ERP krok po kroku.
Jak wybrać system ERP i partnera wdrożeniowego?
Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego systemu ERP. Ilość dostępnych na rynku rozwiązań może przyprawić o zawrót głowy. Na tym Twoje wybory się jednak nie kończą — wiedząc już, jakie rozwiązanie będziesz wdrażać w swojej firmie, warto się zastanowić nad doborem odpowiedniego partnera wdrożeniowego.
![wybór systemu erp do wdrożenia](https://nav24.pl/wp-content/uploads/2024/03/pexels-yan-krukau-7698826-1-1024x682.jpg)
Zacznijmy od tego, że nie każde dostępne na rynku oprogramowanie określane jako "system ERP", spełnia wymagania stawiane tego typu rozwiązaniom. System ERP powinien być kompleksowy i odpowiadać na wszystkie potrzeby firmy: od zarządzania zapasami, produkcją i dystrybucją, przez sprzedaż i marketing, na finansach skończywszy. Ważna jest modułowa budowa, która pozwala dostosować narzędzie do aktualnych potrzeb i rozwijać je wraz ze wzrostem firmy. W zwiększeniu elastyczności systemu ERP pomocne są dostępne rozszerzenia firm trzecich czy podatność oprogramowania na modyfikacje. Kolejnym istotnym elementem jest łatwość integracji z narzędziami i systemami zewnętrznymi — np. rozwiązaniami typu CRM. Szczegółowe informacje na temat wymagań dla współczesnych systemów znajdziesz w artykule "Czym powinien charakteryzować się system ERP – wymagania".
![wdrożenia erp krok po kroku](https://nav24.pl/wp-content/uploads/2024/03/pexels-mikhail-nilov-6592690-1024x677.jpg)
Jednak nawet najlepszy system nie pomoże, jeśli nie będzie prawidłowo dobrany do potrzeb firmy, a podczas wdrożenia popełnione zostaną błędy. Dlatego istotny jest dobór odpowiedniego partnera. Najlepiej takiego, który zna procesy biznesowe zachodzące w Twojej branży, zna jej potrzeby i wyzwania i wie, jak im sprostać. Dobry partner wdrożeniowy to taki, który edukuje swoich klientów i wskaże odpowiednią drogę. Wśród wielu przedsiębiorców pokutuje przekonanie, że nowy system ERP powinien być idealnie dopasowany do potrzeb firmy. Niepotrzebnie komplikuje to proces wdrożenia, wydłużając go i podnosząc cenę. Tymczasem często okazuje się, że dużo łatwiejsze jest dopasowanie firmy i procesów do systemu, a nie odwrotnie.
Jak przebiega wdrożenie systemu ERP?
Załóżmy, że wybór systemu ERP i partnera masz już za sobą i przystępujesz do procesu wdrożenia. Jak powinien on wyglądać? Na początek warto zaznaczyć, że wdrożenie wdrożeniu nierówne. Do każdego projektu należy podejść indywidualnie, uwzględniając specyfikę firmy klienta, jak i branży, w której on działa. Uogólniając, dobrze przeprowadzony proces wdrożenia systemu ERP można podzielić na sześć etapów:
- Diagnoza: wdrożenie oprogramowania ERP należy rozpocząć od sprawdzenia potrzeb klienta. Na tym etapie partner musi poznać cele biznesowe firmy i oczekiwania względem nowego narzędzia. Zebrane informacje pozwalają dobrać rozwiązania, które pomogą w zaspokojeniu tych potrzeb. To także moment przygotowania oferty oraz prognozowanej wyceny prac.
- W kolejnym kroku przechodzimy do szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Określone na wstępie wymagania należy zdefiniować. Powstaje również dokładny harmonogram prac.
- Pora przystąpić do projektowania procesu wdrożenia. Określamy, w jaki sposób bezproblemowo zaimplementować poszczególne rozwiązania w systemie. Efektem tego etapu jest dokładny plan wdrożenia.
- Gdy projekt implementacji jest gotowy, przechodzimy do budowy rozwiązania. Tworzymy interfejsy, opracowujemy procesy migracji danych, konfigurujemy system i sprawdzamy jego działanie w środowisku testowym.
- Czas na wdrożenie, czyli przeniesienie procesów do nowego systemu zgodnie z wcześniejszymi założeniami. Zakończeniem tego etapu są końcowe testy oraz przeszkolenie przyszłych użytkowników oprogramowania.
- Wdrożenie nie kończy się wraz z uruchomieniem systemu. Równie ważne jest wsparcie użytkowników w zakresie obsługi systemu, jego rozwoju i ewentualnych napraw.
![etapy wdrożenia erp](https://nav24.pl/wp-content/uploads/2024/03/pexels-yan-krukau-7691696-1024x682.jpg)
To, jak będą wyglądały poszczególne etapy wdrożenia systemu ERP, zależy oczywiście od wielu czynników: np. ilości niezbędnych modyfikacji czy procesów i danych, które będziemy przenosić. Mają one również wpływ na koszty i czas wdrożenia, o których piszemy poniżej.
Jakie są koszty wdrożenia ERP?
Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o koszty wdrożenia ERP. Pierwszą zmienną, jaką należy uwzględnić, jest oczywiście cena samego systemu oraz ilość i rodzaj potrzebnych licencji. Ceny licencji powinny być dostępne na stronach producentów oprogramowania ERP oraz partnerów wdrożeniowych. Na kwotę końcową wpływa także ilość danych i procesów, które należy przenieść do nowego systemu. Każda wymagana modyfikacja i dodane rozszerzenie będą miały wpływ na ostateczny koszt procesu wdrożenia. Dlatego dokładnej wyceny dokonuje się w oparciu o informacje zebrane na etapie analizy potrzeb klienta, po doborze odpowiednich rozwiązań.
![etapy wdrożenia systemu erp](https://nav24.pl/wp-content/uploads/2024/03/pexels-artem-podrez-5716030-1024x576.jpg)
Ile trwa wdrożenie ERP?
Również czas trwania projektu wdrożeniowego zależy od wielu czynników określonych przez indywidualne potrzeby danej firmy. Czynniki te są zresztą bardzo podobne jak w przypadku ceny. Proste projekty wdrożeniowe, które nie wymagają modyfikacji, można zrealizować nawet w ciągu pięciu tygodni. Wdrażamy wówczas wybrane moduły systemu, wzbogacone o gotowe rozszerzenia funkcjonalne. Nie tworzymy jednak indywidualnych modyfikacji, które trzeba zaprojektować od zera. Takie podejście pozwala na szybkie uruchomienie w pełni funkcjonalnego systemu, który następnie możemy dowolnie rozbudowywać i dostosowywać do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Jak już jednak wspomnieliśmy, często okazuje się, że nie ma takiej potrzeby — standardowe funkcjonalności są w pełni wystarczające. Jeżeli jednak indywidualne modyfikacje są koniecznością, proces wdrożenia systemu może się znacznie wydłużyć. Wszystko zależy od ilości niezbędnych modyfikacji i ich skomplikowania — czas realizacji projektu może wynieść od kilku do nawet kilkunastu miesięcy.
![wdrożenia systemu ERP](https://nav24.pl/wp-content/uploads/2024/03/pexels-gustavo-fring-4173353-1024x682.jpg)
Dobre praktyki wdrożeniowe
Przystępując do realizacji wdrożenia nowego systemu ERP, warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Mogą one znacząco przyspieszyć i uprościć proces wdrożeniowy i pozwolą uniknąć wielu komplikacji:
- Przygotuj ludzi na zmianę. Wprowadzanie nowych procesów często spotyka się z oporem ze strony pracowników. Nie chcą oni uczyć się nowych narzędzi i zmieniać wieloletnich przyzwyczajeń. Wytłumacz swoim pracownikom, dlaczego wprowadzacie nowy system i jakie będą dla nich korzyści. Zaangażuj ich także we wszystkie etapy projektu — poznaj ich oczekiwania i określ, czy nowe narzędzia mogą na nie odpowiedzieć. Zbieraj feedback z różnych działów i uwzględniaj opinie pracowników podczas wdrożenia. To do pracowników zależy bowiem, czy nowy system się "przyjmie".
- Postaw na prostotę. Powtarzamy po raz kolejny — niepotrzebne komplikowanie procesu to najkrótsza droga do niepowodzenia.
- Ustal, kto po stronie Twojej firmy będzie odpowiedzialny za projekt. Gdy w projekt zaangażujesz zbyt wiele osób i nie wskażesz, jakie masz wobec nich oczekiwania, odpowiedzialność się rozmyje. Jeżeli jednak będzie spoczywać na konkretnych osobach, szansa na sukces jest większa.
- Zweryfikuj partnera wdrożeniowego. Powodzenie projektu zależy nie tylko od Ciebie i Twoich pracowników, ale też od firmy, z którą będziesz współpracować. Dlatego na wybór partnera wdrożeniowego warto poświęcić odpowiednią ilość czasu i wykonać dobry research. Czy zespół projektowy ma doświadczenie we wdrożeniach dla firm z Twojej branży? Jakie obowiązki będą po stronie dostawcy a jakie po stronie klienta? Czy planowany przebieg wdrożenia obejmuje wszystkie niezbędne etapy? Wybierając partnera należy wziąć pod uwagę wiele kwestii, od których może zależeć powodzenie projektu.
![wdrożenie erp - dobre praktyki](https://nav24.pl/wp-content/uploads/2024/03/pexels-yan-krukau-7793247-1024x682.jpg)
Wdrożenie systemu ERP nie musi być skomplikowane, czasochłonne i drogie. Wystarczy, że weźmiesz pod uwagę opisane powyżej czynniki, a cały proces wdrożenia ERP w przedsiębiorstwie przebiegnie bezproblemowo i przyniesie oczekiwane efekty.
Jeżeli masz dodatkowe pytania lub chcesz skonsultować wdrożenie z ekspertem, koniecznie napisz do nas na https://nav24.pl/kontakt/.