Dzisiejsze wdrożenia systemów ERP i inicjatywy transformacji cyfrowej są w większym stopniu projektami organizacyjnymi niż czysto technicznymi. Pojawia się pytanie, kto powinien ponosić ostateczną odpowiedzialność za ich sukces. W wielu firmach nadal jest to menedżer ds. IT. Jednak coraz więcej organizacji zauważa, że lepiej jest przenieść tę odpowiedzialność na kadrę kierowniczą lub zarząd. Ale czy odpowiedzialność grupowa jest skuteczna? Jakie są alternatywy? Przedstawiamy analizę.
Klient w centrum uwagi
W dzisiejszym świecie to klienci mają władzę. Żądają szybkości, niezawodności, przejrzystości i łatwości działań we wszystkich punktach styku z Twoją organizacją. Dlatego firmy czują się zmuszone do modernizacji swoich procesów biznesowych, zmiany mentalności zespołów i skupienia się na klientach we wszystkim podejmowanych działaniach.
Wyzwania podczas realizacji projektu wdrożenia projektu ERP
Sama instalacja lub techniczne uruchomienie nowego narzędzia IT to prawdopodobnie jeden z prostszych etapów w projekcie wdrożenia. Prawdziwymi wyzwaniami mogą się natomiast okazać zmiana procesów biznesowych, likwidacja tak zwanych wewnętrznych silosów organizacyjnych czy poprawa wewnętrznej współpracy. Te kwestie nie są proste i wykraczają poza umiejętności, doświadczenie oraz możliwości typowego działu IT. Wymagają więc zaangażowania ze strony kadry kierowniczej. Osoby zarządzające powinny otrzymać jasno określone role i odpowiedzialności oraz pomoc w przygotowaniu do nowej roli. Wszak to od nich zależeć będzie powodzenie całego projektu.
Grupowa odpowiedzialność to droga donikąd
Niestety, ten koncept często jest nieprawidłowo wdrażany poprzez tworzenie odpowiedzialności grupowej. Problem w takim modelu polega na tym, że żadna osoba nie czuje się naprawdę odpowiedzialna. Aby lepiej to zobrazować, posłużymy się przykładem: wyobraź sobie, że wysyłasz maila jednocześnie do pięciu osób z prośbą o natychmiastową odpowiedź. Jest duże prawdopodobieństwo, że nic się nie wydarzy. Każdy z pięciu adresatów może uznać, że odpisze ktoś inny. Rozmyta odpowiedzialność jest przyczyną wielu niepowodzeń we wdrożeniach systemów ERP.
Odpowiedzialność spoczywająca na jednej osobie
Lepszym rozwiązaniem będzie wytypowanie jednej osoby w pełni odpowiedzialnej za efekt końcowy. Najlepiej, jeśli będzie to ktoś posiadający wystarczające wewnętrzne wpływy i w pełni zaangażowany w osiągnięcie pożądanych rezultatów. Kto zauważa sygnały problemów we wczesnym stadium, jest zdolny podejmować trudne decyzje i nie boi się wyzwań związanych z projektem. Z naszych doświadczeń wynika, że pierwszą rzeczą, jaką taka osoba zrobi, będzie prawdopodobnie obniżenie oczekiwań wobec wdrożenia systemu, ograniczenie zakresu projektu i podwójne sprawdzenie, czy dostępne budżety są wystarczające do osiągnięcia sukcesu.
Wskazując jedną osobę z kadry kierowniczej lub zarządu jako ostatecznie odpowiedzialną za wyniki projektu wdrożeniowego, znacznie zwiększysz swoje szanse na sukces!
