Wśród kluczowych aspektów w firmach dystrybucyjnych i handlowych z pewnością należy wymienić sprawne zarządzanie stanami magazynowymi. Brak aktualnych i dokładnych danych na temat dostępności każdego produktu może prowadzić do poważnych konsekwencji. Przecież nikt nie chciałby doprowadzić do sytuacji, gdy klient zamawia produkt, który jest niedostępny.
Czy istnieje sposób, by zawsze mieć zapasy pod kontrolą? W jaki sposób Microsoft Dynamics 365 Business Central może pomóc w zarządzaniu stanami magazynowymi? Przyjrzyjmy się kilku problemom firm dystrybucyjnych i ich rozwiązaniom!
Brak aktualnych danych o stanach magazynowych
To chyba jedna z najbardziej powszechnych sytuacji: informacje z magazynu trafiają zbyt późno do działu sprzedaży czy też realizacji zamówień. W efekcie nie wiadomo, czy dany produkt jest dostępny i w jakiej ilości. Może to być kłopotliwe z różnych powodów. Po pierwsze, zapasy nie są uzupełniane na bieżąco, w związku z czym pojawia się ryzyko, że w pewnym momencie towaru zabraknie. To z kolei oznacza przerwę w sprzedaży. Może okazać się, że klienci zamawiają towar, którego nie mamy i nie jesteśmy w stanie zrealizować zamówień na czas. Efekt? Niezadowolenie klienta. Taką sytuację dobrze jest wynagrodzić, np. jakimś gratisem czy rabatem. W najgorszym wypadku klient już do nas nie wróci.
System ERP Dynamics 365 Business Central eliminuje ryzyko wystąpienia opisanej sytuacji dzięki dostępowi do zawsze aktualnych danych na temat stanów magazynowych. Zbiera on dane z każdego działu firmy w czasie rzeczywistym. Daje możliwość zarządzania numerami seryjnymi oraz numerami partii i śledzenia ich. Pozwala również na definiowanie takich cech, jak kolor, rozmiar, wymiary czy kraj produkcji. Mówiąc obrazowo: jeżeli magazyn wyda do sprzedaży zieloną koszulę w rozmiarze S, natychmiast zostanie to odnotowane w systemie, wraz z informacją o tym, ile takich koszul jeszcze mamy na stanie.
Brak danych potrzebnych do uzupełnienia stanów magazynowych zgodnie z obecnymi potrzebami
Ten problem wynika w pewnym sensie z pierwszego. Nie mając informacji o tym, jakie produkty i w jakiej ilości, znajdują się w magazynie, nie jesteśmy w stanie odpowiednio zareagować i zamówić towaru, którego za chwilę może braknąć.
Jak już wspomnieliśmy, Business Central umożliwia łatwe zbieranie niezbędnych danych. Warto zwrócić uwagę na arkusz MRP (Material Requirements Planning), którego głównym celem jest właśnie informowanie o zapotrzebowaniu na poszczególne produkty czy surowce. Na podstawie parametrów definiujących sposób uzupełnienia zapasów w magazynie oraz wymaganego zapotrzebowania na dany materiał, system jest w stanie zasugerować, jakiego surowca brakuje i co należy zamówić.
Brak informacji o dostępności produktu w czasie
Załóżmy, że jakiś produkt, który sprzedajesz, albo surowiec wykorzystywany w produkcji, jest dostępny tylko w określonym sezonie. Albo zdarzają się momenty w roku, gdy zapotrzebowanie rośnie, a podaż spada. Warto się zabezpieczyć, uzupełniając stany magazynowe z odpowiednim wyprzedzeniem. Tylko kto by pamiętał, kiedy dany towar jest dostępny, a kiedy znika z półek?
Po raz kolejny z pomocą przychodzi funkcjonalność Microsoft Dynamics 365 Business Central, a konkretnie „Dostępność zapasu w czasie”. Zawiera ona informacje o przychodach oraz rozchodach danego zapasu w wybranym przedziale czasowym, dzięki czemu zawsze wiesz, kiedy warto uzupełnić zapasy danego produktu czy surowca.
Problem ze śledzeniem zapasów
Śledzenie zapasów jest kolejnym istotnym czynnikiem. Załóżmy na przykład, że Twój klient otrzymał uszkodzony towar. Powiedzmy sobie szczerze: zdarza się nawet najlepszym. Warto jednak wiedzieć, z jakiej partii pochodził dany produkt i sprawdzić, czy to jednostkowy przypadek, czy może cała partia wymaga uwagi. W jaki sposób tutaj pomocny będzie Business Central?
System rejestruje historię wszystkich transakcji dla danego zapasu, uwzględniając numery seryjne lub numery partii. Pozwala to na śledzenie poszczególnych zapasów w obrębie całego łańcucha dostaw i daje dostęp do informacji o dacie przyjęcia zapasu, miejscu na magazynie, dacie ważności czy danych nabywcy wraz z datą sprzedaży. Tym samym możesz szybko sprawdzić, z jakiej partii pochodził wadliwy towar i gdzie w magazynie znajdują się pozostałe zapasy.
Wiesz już, jak system ERP od Microsoftu może pomóc Twojej firmie w zarządzaniu stanami magazynowymi. To jednak nie wszystkie możliwości Business Central, z których korzystają firmy dystrybucyjne i handlowe. Sprawdź, w jaki sposób możesz usprawnić realizację zamówień i jak Business Central pomaga w zarządzaniu sprzedażą.
