Nastał kwiecień, a wraz z nim w życie weszła kolejna fala aktualizacji przeznaczonych dla Dynamics 365 Business Central. Część z zapowiadanych zmian jest już dostępna globalnie (general availability), część jest jeszcze w fazie public preview, ale są również takie, które zostały przesunięte w czasie. Niemniej jednak, jest to dobra pora, aby poznać nowości, które już są dostępne bądź ich opublikowanie przewidziano na obecny miesiąc.
Zgodnie z zapowiedzią dotyczącą zmian i nowych funkcji w Business Central w ramach pierwszej dużej aktualizacji w 2023 – Release Wave 1 – wprowadzane usprawnienia mają na celu m.in. ułatwienie zarządzania wieloma firmami (intercompany), onboardingu nowych użytkowników oraz pracę z rekordami poprzez dodatkowe możliwości personalizacji. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie są implementowane do systemu od razu – jest to proces przewidziany na okres od oficjalnego wejścia wave’a w życie, w tym przypadku od kwietnia, do kolejnej fali, czyli października. Kompletną listę znajdziesz w dokumentacji producenta. Jakie funkcje są już ogólnodostępne, w fazie preview lub zapowiedziane do publikacji jeszcze w tym miesiącu?
Zarządzanie uprawnieniami użytkowników przy pomocy grup zabezpieczeń (security groups)
W miarę rozwoju i zmian w firmach, zarządzanie uprawnieniami może stawać się coraz bardziej złożone. Grupy zabezpieczeń mają uprościć ten proces, umożliwiając administratorom grupowanie użytkowników według działu, stanowisk lub innych kryteriów oraz przypisywanie do nich odpowiednich uprawnień. Korzystanie z grup zabezpieczeń do zarządzania uprawnieniami zaoszczędzi czas i zmniejszy ryzyko błędu ludzkiego. Grupy zabezpieczeń pozwalają na łatwiejsze zarządzanie kontrolą dostępu, zapewniając użytkownikom dostęp tylko do potrzebnych im zasobów. Może to również usprawnić proces onboardingu nowych pracowników lub kontrahentów, ponieważ można ich szybko dodać do odpowiednich grup.
Do utworzenia grup możemy użyć centrum administracyjnego Microsoft 365 lub portalu Azure Active Directory. W kolejnym kroku, grupę należy podlinkować do jej odpowiednika, a więc grupy w Dynamics 365 Business Central i przypisać odpowiednie uprawnienia.
Możliwość wyboru konkretnego środowiska Dataverse w kontekście automatyzacji Power Automate
Przepływy typu instant w Power Automate, w których wykorzystywane są połączenia umożliwiające integrację z Business Central, są coraz częściej używane. Dla klientów tworzących wiele przepływów w różnych środowiskach Dataverse lub dla tych, którzy opracowują nowe rozwiązania i chcą łatwo przełączać się między dostępnymi środowiskami systemu ERP Dynamics 365 Business Central, niezbędna jest elastyczność. Do tej pory połączenie z konkretnym środowiskiem Dataverse było niemożliwe – dostępne było jedynie połączenie domyślne. W ramach obecnej fali aktualizacji Microsoft zmienił tą funkcjonalność, dając możliwość wyboru pożądanego środowiska Dataverse (innego niż domyślne).
Większe możliwości personalizacji stron – dodatkowe pola
Każda firma potrzebuje różnych informacji do realizacji własnych procesów biznesowych. Jednym z narzędzi umożliwiających modyfikowanie poszczególnych stron w systemie jest dobrze znana personalizacja. Funkcjonalność ta została usprawniona poprzez zwiększenie ilości dostępnych pól informacji możliwych do dodania do konkretnych obszarów w systemie. W przypadku zamówienia zakupu czy sprzedaży będą to oczywiście inne pola niż w kontekście chociażby zawartości pojemników w obszarze produkcji. Wśród nowododanych pól znalazły się między innymi: Data wysyłki, Numer zamówienia dostawcy, Numer źródła, Główna gospodarcza grupa księgowa.
Personalizacja paska akcji
Oprócz personalizacji stron, pod lupę wzięty został również aspekt menu akcji z uwzględnieniem możliwości modyfikacji podmenu, które domyślnie wyświetla „Więcej opcji”. Co więcej, możliwe jest przemieszczanie poszczególnych funkcji między grupami akcji, zaś gdybyśmy zapędzili się z personalizacją podmenu, to do dyspozycji mamy opcje usuwania wszystkich zmian personalizacji, tylko akcji lub tylko pól i kolumn.
Kody pojemników i stref na dokumentach magazynowych
Podczas definiowania wymaganych ustawień magazynu w systemie, wykonujemy je w taki sposób, aby widoczne były pola i opcje bezpośrednio związane z naszymi procesami biznesowymi. Jednym z takich pól jest, zgodnie z oryginalnym nazewnictwem, przełącznik „Bin Mandatory”, którego zastosowanie zdecydowanie ułatwia pracownikom magazynu pracę i wyszukiwanie informacji oraz dokumentów. W momencie, gdy jest on włączony dla określonego magazynu, na poniższych dokumentach widoczne są pola Kod pojemnika oraz Kod strefy:
- warehouse receipt header;
- warehouse receipt lines;
- warehouse put-away lines;
- warehouse shipment header;
- warehouse shipment lines;
- warehouse put-away lines.
Poniżej przykład tego samego dokumentu magazynowego w momencie, gdy opcja „Bin Mandatory” jest włączona oraz wyłączona – jak widać, magazynier dysponuje dodatkowymi informacjami.
Zasady księgowania faktur dla różnych użytkowników
Często firmy mają unikalne procesy w zakresie wysyłki i fakturowania. Dokładniej rzecz ujmując – czasami są one obsługiwane przez jedną, a czasami przez kilka osób, które wykonują pewne elementy, składające się na cały proces. W związku z tym, jedną z aktualizacji jest możliwość określenia kto i w jaki sposób może przetwarzać faktury w systemie ERP.
Aby ograniczyć użytkownikom możliwość księgowania faktur lub wymagać księgowania razem z odpowiednimi dokumentami (shipment and/or receipt ), należy dokonać odpowiednich zmian w ustawieniach księgowania faktur sprzedaży i zakupu, przy czym:
- można zostawić obecną opcję, która jest domyślna („Dozwolone”), czyli księgując otrzymujemy powiadomienie z możliwościami wyboru: „Księguj”, „Wyślij”, „Księguj i wyślij”;
- ustawienie „Zabronione” uniemożliwi wykonanie księgowania. Business Central wyświetli okno z opcjami „Wyślij” oraz „Przyjęcie”;
- ustawienie „Wymagane” umożliwi księgowanie faktury wraz z odpowiednim dokumentem. W związku z tym, Business Central pozwoli na wybór między dwoma opcjami: „Księguj i wyślij” oraz „Przyjęcie i faktura”.
Przekonaj się, jak nowe funkcje w systemie ERP Dynamics 365 Business Central mogą Ci pomóc w codziennej pracy – wystarczy, że wypełnisz formularz poniżej i umówisz się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
