Po wielu miesiącach poszukiwań i przygotowań udało się zakończyć projekt wdrożeniowy. Nowy system ERP został uruchomiony, wszystko działa, jak należy. Wreszcie można odetchnąć i spokojnie zacząć z niego korzystać w codziennej pracy. Ale czy na pewno?
A co w sytuacji, gdy nowy system nagle przestanie działać? Albo potrzeby twojej firmy zmienią się i konieczne będzie dodanie nowych funkcjonalności? Czy Twój partner wdrożeniowy zapewnia odpowiednie wsparcie w zakresie utrzymania i rozwoju systemu ERP? Na szczęście zmiana partnera wdrożeniowego nie jest trudna i można jej dokonać w każdym momencie!
Kiedy należy rozważyć zmianę partnera wdrożeniowego?
Sygnałów do tego, że warto rozważyć taką zmianę może być wiele. Najbardziej oczywistym jest wyraźny brak wsparcia. Jeżeli kontakt z Twoim obecnym partnerem technologicznym jest utrudniony a realizacja zgłoszeń serwisowych powolna i mało zadowalająca, nie ma na co czekać. To samo dotyczy sytuacji, gdy obecny partner nie jest w stanie dopasować możliwości wdrożonego systemu do zmieniających się czy rosnących potrzeb firmy. Podsumowując - jeżeli czujesz, że Twój system nie działa tak, ja powinien, nie wykorzystujesz w pełni jego potencjału, a partner technologiczny nie jest w stanie sprostać Twoim potrzebom, pora na zmianę.
Jak wybrać odpowiedniego partnera technologicznego systemu ERP?
Na co zatem zwrócić uwagę podczas wyboru partnera technologicznego, by uniknąć przykrych niespodzianek i zapewnić sobie odpowiednie wsparcie i rozwój systemu po wdrożeniu? W przypadku usług serwisowych podstawą jest odpowiednia umowa. Powinna ona jasno określać zakres tych usług oraz SLA, czyli gwarantowany czas reakcji na zgłoszenie serwisowe.
W przypadku rozwoju systemu i rozbudowywania go o nowe funkcjonalności, kluczowa może okazać się znajomość branży, w której działa Twoja firma. Upewnij się, że partner technologiczny ma już doświadczenie we wdrożeniach dla firm z branży, zna jej specyfikę i wymagania. W ten sposób zyskujesz pewność, że będziecie nadawać z partnerem na tej samej płaszczyźnie i będzie on rozumiał Twoje potrzeby. Może też okazać się, że wdrażał podobne rozwiązania u innych klientów i nie trzeba ich tworzyć od zera, co zdecydowanie przyspiesza i ułatwia wprowadzenie modyfikacji systemu.
Nie bez znaczenia są oczywiście certyfikaty czy odznaczenia potwierdzające kompetencje partnera. W przypadku rozwiązań Microsoftu takim potwierdzeniem jest odznaczenie “Solutions Partner for Business Applications”. Nie zapominaj także o referencjach i opiniach innych klientów czy case studies z przeprowadzonych wdrożeń. Mogą one dać Ci jasny obraz tego, z jaką firmą będziesz współpracować.
Jak wygląda zmiana partnera wdrożeniowego?
Na początek wypadałoby się poznać. A konkretniej, partner powinien poznać Twoją firmę, sposób, w jaki system działa obecnie i oczekiwania względem jego działania w przyszłości. Warto też, by zarysował potencjalne możliwości rozwoju. Ten etap powinien oczywiście być bezpłatny i niezobowiązujący.
Kolejnym krokiem jest audyt systemu i analiza potrzeb. Tutaj nowy partner powinien przyjrzeć się zainstalowanemu systemowi, rozszerzeniom czy ustawieniom. Ma to na celu zidentyfikowanie obszarów do optymalizacji, ale też wykrycie potencjalnych zagrożeń. Efektem powinna być propozycja konkretnych działań, określająca, co mona poprawić, jak skutecznie i bezpiecznie przejąć system i co warto zmienić.
Po zaakceptowaniu propozycji, partner przystępuje do przygotowania szczegółowego harmonogramu. Określa ona, kiedy podejmować kolejne kroki przejęcia, tak, by zaprewnić ciągłość działania systemu i bezpieczeństwo danych. Idealne przejęcie to takie, w którym ilość przestojów jest minimalna i które nie wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy.
Po przejęciu systemu, nowy partner zaczyna prace zgodnie z ustaleniami. W ramach opieki dba o prawidłowe działanie systemu, usuwa ewentualne awarie i zapewnia rozwój Twojego ERP.
Masz wątpliwości, czy wykorzystujesz potencjał swojego systemu ERP w pełni? A może współpraca z obecnym partnerem technologicznym nie układa się tak, jak tego oczekujesz? Zobacz, jak wygląda przejęcie systemu ERP przez zespół Nav24 i umów się na bezpłatną konsultację!
