Kim jest project manager w projekcie wdrożenia systemu ERP? Na czym polega jego rola i dlaczego jest tak ważna? I czy wdrożenie bez project managera jest w ogóle możliwe? O swojej pracy opowiedział nam Bogusław Grabowski, Kierownik projektów w Nav24.
Zacznijmy może od wyjaśnienia, jakie projekty realizujesz w Nav24?
Większość realizowanych przez nas projektów związanych jest z systemem ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wdrażamy również inne rozwiązania Microsoft, takie jak analizy biznesowe oparte o Power BI czy aplikacje Power Apps (Low Code Aplication).
Czy wszystkie projekty są takie same?
Nie, oczywiście projekty różnią się od siebie. Dla uproszczenia mógłbym je umownie podzielić na 3 kategorie. Pierwsza to wdrożenie systemu ERP w wersji standardowej, gdzie z góry wiemy, co trzeba wykonać, nie prowadzimy dodatkowych prac programistycznych. Taki projekt realizowany jest głównie przez konsultantów, moje zaangażowanie nie jest tak duże, jak przy innych wdrożeniach.
Druga kategoria to projekty, które wymagają zaangażowania programistów, by standardowy system dostosować do specyficznych wymagań klienta. Zwiększa się zespół projektowy, ilość pracy czy częstotliwość spotkań. Siłą rzeczy wymagane jest więc także większe zaangażowanie ze strony kierownika projektu.
Najwięcej pracy jest przy trzeciej kategorii. To wdrożenia, które trwają około roku. Wymagają one między innymi integracji z zewnętrznymi systemami. Przykładem może być branża e-commerce, gdzie system ERP trzeba zintegrować z narzędziami do rozliczania płatności czy zarządzania zakupami. Zespół projektowy składa się ze specjalistów z różnych dziedzin: konsultantów, architektów, programistów. Zdarza się, że w takim zespole mamy ponad 10 osób.
Zostańmy może przy tej trzeciej kategorii. Jaka jest Twoja rola w takim wdrożeniu?
Od strony technicznej rozdzieliłbym projekt wdrożeniowy na trzy fazy. Pierwsza z nich to uruchomienie: powołujemy zespół, przygotowujemy założenia techniczne i biznesowe, sporządzamy odpowiednią dokumentację. Wszystko to, co powinno wydarzyć przed przejściem do właściwego wdrożenia. Druga faza to realizacja projektu. Jest zdecydowanie najobszerniejsza. No i trzecia, już po realizacji. Tu znów pojawia się dużo dokumentacji: odbiory, potwierdzenie osiągnięcia wszystkich założonych celów, analiza wykonanych prac, często też przekazanie projektu do Działu Utrzymania i Rozwoju. Czyli wracają działania administracyjne, a mało jest pracy czynnej w samym projekcie.
Najciekawsza wydaje się druga z wymienionych przez Ciebie faz. Możesz rozwinąć, jak ona wygląda?
Zdecydowanie jest najciekawsza, tym bardziej, że mniej jest dokumentacji, prac administracyjnych, a przechodzimy do konkretnego działania. Warto dodać, że duże projekty często poprzedzone są warsztatami discovery lub analizą przedwdrożeniową. Efektem tych działań jest wstępny harmonogram, główne wymagania, zakres i budżet. Rolą project managera jest w pierwszej kolejności zorganizowanie zespołu i uszczegółowienie prac na podstawie otrzymanej dokumentacji. Planujemy kolejne etapy, rozdzielamy zadania w zespole, a następnie nadzorujemy cały proces. Musimy pilnować harmonogramu prac i budżetu. Ważną rolę odgrywa komunikacja, zarówno wewnątrz zespołu, jak i zewnętrzna: z klientem oraz dostawcami rozwiązań. Często w trakcie wdrożenia pojawiają się nowe potrzeby biznesowe, które wymagają zmian w przygotowanym planie – w naszej gestii leży ich wprowadzanie. Gdybym miał to podzielić na etapy, wyglądałyby one następująco:
Etap 1: projekt i budowa rozwiązania w oparciu o założenia z warsztatów discovery lub analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie dostosowujemy system ERP do wymagań klienta, wykonujemy konfigurację, wstępne testy i szkolenia. Z punktu widzenia projektu jest to najważniejszy etap, ponieważ budujemy fundamenty systemu.
Etap 2: przygotowanie do uruchomienia. Obejmuje między innymi szkolenia użytkowników z funkcjonalności i dostosowań systemu, które wprowadziliśmy. Musimy także wykonać migrację danych. Ważnym elementem tego etapu są również testy UAT, czyli testy akceptacyjne klienta, podczas których otrzymujemy potwierdzenie, czy wszystko działa zgodnie z założeniami.
Etap 3: uruchomienie systemu, czyli w naszym żargonie go-live. Z uwagi na polskie przepisy najczęściej ten etap przeprowadzamy na początku stycznia.
Wspomniałeś między innymi o szkoleniach. Czy można je uznać za jeden z ważniejszych elementów wdrożenia?
Myślę, że tak, szczególnie te szkolenia końcowe, z funkcjonalności. Klient musi zrozumieć, jak działa system, jak wykonywane będą czynności operacyjne. Te szkolenia często wiążą się z wspomnianymi przeze mnie testami akceptacyjnymi. Często na tym etapie przygotowujemy także dokumentację dla użytkowników, którzy nie uczestniczą w szkoleniach, ale będą korzystać z systemu.
Czy project manager w firmie IT powinien być dobrym strategiem?
W mojej opinii tak. Duża część pracy opiera się na planowaniu, przewidywaniu różnych sytuacji i reagowaniu na nie. Wielu rzeczy na pewno można się nauczyć, wspieramy się różnymi narzędziami, ale ważne są też naturalne predyspozycje.
Jak dobrze zaplanować wdrożenie systemu ERP? Czy to w ogóle możliwe?
Jest to możliwe, tylko trzeba się odpowiednio przygotować. Na pewno najważniejsze jest rozsądne planowanie i założenie kilku wariantów (pesymistyczny, optymistyczny i realistyczny). Warto na etapie uruchomienia projektu zidentyfikować ryzyka projektowe i omówić je z zespołem projektowym i sponsorami projektu. Dzięki temu zawsze będziemy dysponować planem awaryjnym, który pomoże nam w sytuacjach kryzysowych.
Z doświadczenia wiem, że zazwyczaj projekty nie idą tak, jak pierwotnie założyliśmy, dlatego warto się odpowiednio zabezpieczyć.
Jak zbudować dobry zespół projektowy?
Istotną rolę odgrywa to, jak ludzie ze sobą współpracują i czy potrafią się odpowiednio komunikować. Dążymy do tego, by zespoły tworzyły zwarty monolit. Zdarza się, że zespół świetnych specjalistów, którzy się nie uzupełniają, jest mniej efektywny niż zespół osób z mniejszym doświadczeniem, ale bardzo zgranych.
Wyobraźmy sobie, że project manager nagle znika z zespołu. Jak myślisz, jakie będą efekty?
To bardzo ciekawe pytanie. Nie mam takich doświadczeń, więc nie wiem, co dokładnie się wydarzy. Ale myślę, że wdrożenie można porównać do dalekiej podróży. Potrzebny jest ktoś, kto będzie trzymał mapę, decydował, czy trzymamy się planu czy może warto skorzystać z objazdu. No i, co najważniejsze, czy zbliżamy się do celu. Takie działania będą znacznie utrudnione, gdy odpowiedzialność zostanie rozmyta pomiędzy różne osoby.
Planujesz wdrożenie systemu ERP i szukasz rzetelnego partnera? Koniecznie sprawdź nasze usługi wdrożeniowe: https://nav24.pl/uslugi/analityczno-doradcze
Bogusław Grabowski
Na co dzień kieruje projektami wdrożeniowymi w Nav24. Koordynuje pracę zespołu oraz stara się sprostać oczekiwaniom biznesu, stojąc na straży budżetu i terminu realizacji projektu. W pracy ciągle poszukuje nowych rozwiązań. Uwielbia zwinne metody zarządzania oraz upraszczanie skomplikowanych procedur.
