Powrót do strony głównej

System Microsoft Dynamics NAV i technologia OCR

System Microsoft Dynamics NAV i technologia OCR

Technologia OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków) wykorzystywana jest przez programy do konwersji skanowanych tekstów do postaci cyfrowej co najmniej od kilkudziesięciu lat. Niestety, pomimo ogromnego doświadczenia specjalistów w tej dziedzinie, w przypadku stosowania systemu ERP wciąż zauważalny jest brak zaufania do źródła danych, jakim jest właśnie OCR. Zaryzykować postanowiła firma Microsoft, która w ramach swojego kluczowego oprogramowania – Dynamics NAV – podjęła współpracę z firmą Contina, oferującą aplikację Document Capture. Tym sposobem dała pole manewru tym przedsiębiorcom i dostawcom, którzy nie mają możliwości wdrożenia systemu EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów). Prześledźmy najważniejsze funkcje połączonych narzędzi.


Akceptacja faktur
Akceptacja faktur przed ich zaksięgowaniem to absolutnie standardowa procedura w większości firm na całym świecie. Jej celem jest sprawdzenie dokumentu pod względem zgodności z ustaleniami, uzupełnienie wymiarów (zadekretowanie kosztów faktury na poszczególne działy, grupy i projekty) oraz ostateczna akceptacja kwoty faktury do zapłaty.

Różne możliwości akceptacji faktur w systemie Dynamics NAV z aplikacją Document Capture
Od ponad 20 lat firma Continia oferuje dodatkowe rozwiązania dla systemu Microsoft Dynamic NAV, pozwalające na zarządzanie procesami w organizacjach. Bardzo ciekawym narzędziem jest Document Capture, oparte na technologii OCR. Oprogramowanie jest w pełni zintegrowane z systemem Dynamics NAV i pozwala na skanowanie, rejestrację i archwizację dokumentów w firmie. Co więcej, rozwiązanie sprzyja automatyzacji obsługi faktur zakupu, usprawnia obieg dokumentów oraz obniża koszty związane z ich przechowywaniem. Przy wykorzystaniu Document Capture możliwe jest stworzenie dowolnie wielu ścieżek akceptacji faktur i przypisanie ich określonym dostawcom. W każdej z nich aplikacja pozwala umieścić ustaloną uprzednio liczbę użytkowników akceptujących (brak limitów co do ich ilości). Po wysłaniu dokumentu do akceptacji jest on następnie przesyłany między kolejnymi użytkownikami lub grupami użytkowników. Co ważne, każda z uprawnionych osób może modyfikować i zmieniać dokument, a także dodawać do niego komentarze, pliki oraz wartości wymiarów. Dodatkowo, pracownicy, którzy np. znajdują się poza biurem, mogą za pomocą dowolnego urządzenia mobilnego skorzystać ze specjalnego narzędzia Web Approval.

Co jeszcze prócz faktur zakupu?
Za pomocą aplikacji Document Capture można nie tylko obsługiwać procesy związane z akceptacją faktur zakupu, ale również importować zamówienia sprzedaży przesyłane przez klientów oraz wszelkie inne dokumenty. Możliwości modyfikacji modułu są wprost nieograniczone. W prosty sposób stworzyć można dowolną kategorię dokumentów, zdefiniować pola, które przechwytywać będzie technologia OCR oraz powiązać dokumenty z konkretną kartoteką i opracować indywidualny proces ich rejestracji.

Microsoft Dynamics NAV