Być może to już najwyższa pora, aby „rozprawić się” z nieefektywnym systemem w swojej firmie, który nie jest w stanie sprostać wielu procesom w niej zachodzących. Może właśnie stoisz przed wyborem nowego rozwiązania klasy ERP i zastanawiasz się nad zasadniczą kwestią – ERP w chmurze czy on-premise?
System ERP w chmurze czy on-premise?
Wybierając wdrożenie w modelu on-premise system zostanie zainstalowany na serwerach firmowych. Natomiast, jeżeli zdecydujemy się na system ERP w chmurze to będzie on zlokalizowany na serwerach chmurowych poza firmą, a dostęp do niego będzie za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Nie da się tutaj wskazać lepszego rozwiązania, gdyż zależy to od wielu składowych, m.in. od struktury firmy, już posiadanej infrastruktury IT, wewnętrznych pracowników IT, oczekiwań firmy w zakresie rozwoju i wielu innych. Niemniej jednak chcemy Ci pomóc. W tym celu, przedstawiamy szereg czynników, które trzeba wziąć pod uwagę podczas wdrożenia nowego systemu ERP w firmie.
Koszty wdrożenia systemu ERP on-premise vs w chmurze
Chcąc ustalić początkowe oraz późniejsze koszty związane z posiadaniem rozwiązania klasy ERP, należy wziąć pod uwagę nie tylko koszt oprogramowania, ale także opłaty za wdrożenie i ewentualne późniejsze koszty serwisowe. Rozwiązania on-premise wymagają znacznych nakładów inwestycyjnych związanych z infrastrukturą sprzętową. Ponadto, w grę wchodzić tu będą również koszty wynagrodzeń dla personelu IT, a być może będziesz musiał nawet rozszerzyć obecny dział, aby poradzić sobie z ilością pracy.
System wdrożony lokalnie będzie zazwyczaj posiadał jedną wieczystą opłatę licencyjną (w zależności od liczby użytkowników i wymaganych funkcjonalności). Pozostaje jeszcze kwestia szkoleń, wsparcia i aktualizacji, które będą stanowić kolejne wydatki.
Z drugiej strony, wybierając ERP w chmurze unikniemy nakładów finansowych związanych z infrastrukturą IT, ponieważ są one własnością dostawcy usług w chmurze. Zamiast tego będziemy musieli płacić miesięczną opłatę. W tym przypadku „odpada” nam zatrudnienie personelu informatycznego, który dbałby o serwis, konserwację i inne kwestie IT, ponieważ wszystkie te kwestie dzieją się „za kulisami”, a dba o nie dostawca usług w chmurze. Oczywiście, szkolenia będą nadal wymagane.
W przypadku małej lub rozwijającej się firmy, która może nie mieć kapitału początkowego na rozwiązanie lokalne (on-premise), chmura to łatwiejsza i tańsza alternatywa na szybkie rozpoczęcie pracy. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę długoterminowy całkowity koszt posiadania. Koszty związane z rozwiązaniami opartymi na chmurze są bardziej przewidywalne, jednak, ze względu na miesięczną opłatę subskrypcyjną, tego rodzaju rozwiązanie może być w dłuższej perspektywie droższe. Należy jednak pamiętać, że wraz z rozwojem firmy i np. otwieraniem kolejnych oddziałów w nowych lokalizacjach, chmura jest lepsza i bardziej elastyczna.
Sprawdź także Ile kosztuje system ERP Dynamics 365 Business Central?
Czas wdrożenia systemu ERP on-premise vs w chmurze
Czas wdrożenia jest bardzo istotnym czynnikiem, a kluczową rolę odgrywa tutaj planowanie. Najprawdopodobniej nie będzie możliwe pozwolenie sobie na przerwanie pracy firmy podczas instalacji nowego rozwiązania ERP. Wdrożenie on-premise będzie wolniejsze, co jest związane z zakupem i instalacją nowego sprzętu oraz konfiguracją sieci. Plusem rozwiązania on-premise może być większa kontrola i możliwości personalizacji.
Z kolei, implementacje systemu ERP w chmurze są zwykle znacznie szybsze, szczególnie, gdy są wdrażane w wielu lokalizacjach.
Aktualizacje i rozszerzenia
Każdego rodzaju oprogramowanie wymaga okresowych aktualizacji. Opierając się na rozwiązaniu on-premise należy liczyć się z tym, że przeprowadzenie aktualizacji będzie bardziej czasochłonne aniżeli w przypadku chmury. Dodatkowo, posiadając rozwiązanie lokalne w wielu lokalizacjach najprawdopodobniej nie obejdzie się bez spotkań i pewnych zakłóceń w pracy.
Rozszerzenie systemu lub skalowanie go jest o wiele łatwiejsze w przypadku chmury. Aktualizacje odbywają się poza godzinami pracy i są wykonywane przez dostawcę usług w chmurze.
Wydajność i dostępność obu wdrożeń
Każdy system może być narażony na problemy z wydajnością. Posiadając rozwiązanie działające lokalnie mamy większą kontrolę nad swoim systemem, a dział IT może szybko naprawić wszelkie usterki.
Dostawcy usług w chmurze opierają swoją reputację na zapewnianiu dobrej obsługi i wsparcia. Oferują usługi serwisowe, kopie zapasowe i gwarancje wydajności.
Rozwiązania oparte na chmurze są dostępne na urządzeniach zawsze i wszędzie dzięki połączeniu z Internetem. Lokalne aplikacje wymagają specjalnej konfiguracji i protokołów, aby zapewnić mobilność, lecz, po jej przeprowadzeniu umożliwiają dostęp do danych i procesów nawet w przypadku awarii Internetu.
Bezpieczeństwo on-premise vs bezpieczeństwo w chmurze
W dobie cyberataków, bezpieczeństwo jest jednym z ważniejszych aspektów przy wyborze modelu wdrożenia systemu ERP. W przypadku rozwiązania chmurowego, za bezpieczeństwo odpowiada dostawca usług w chmurze. Najlepsi dostawcy mają najwyższy standard bezpieczeństwa i wyspecjalizowany personel. Istotne jest jednak, aby dowiedzieć się, jak wybrany usługodawca zajmuje się bezpieczeństwem i jakie gwarancje zapewnia.
Z drugiej strony, dzięki zastosowaniu modelu on-premise Twoje dane pozostają w firmie, a Twój zespół IT będzie odpowiedzialny za ich przetwarzanie oraz zapewnienie bezpieczeństwa.
Modyfikacje
Generalnie, system w modelu on-premise jest bardziej konfigurowalny. Co prawda, dostosowanie systemu „pod siebie” wymaga czasu i wydatków, ale prawie zawsze można uzyskać pożądane efekty.
Rozwiązania oparte na chmurze są szybsze i tańsze w zakresie dostosowywania, ale jeśli potrzebujemy unikalnego rozwiązania to lokalna opcja może okazać się lepszym wyborem.
Funkcje i aplikacje
W związku z powyższym, rozwiązania lokalne są często bardziej praktyczne i podatne na różnego rodzaju modyfikacje. Systemy oparte na chmurze są w pewnym stopniu elastyczne, ale zwykle są bardziej ograniczone do środowiska, dla którego zostały zaprojektowane. Systemy lokalne mogą oferować więcej opcji w zakresie funkcji i aplikacji.
Podsumowanie
Podczas gdy system ERP w modelu on-premise działa już od dziesięcioleci to przedsiębiorcy coraz częściej skłaniają się ku rozwiązaniom opartym na chmurze. Mimo wszystko, jest wiele czynników, które determinują model wdrożenia systemu. Wiele zależy od struktury organizacji, specyficznych wymagań biznesowych oraz charakteru samego systemu ERP. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Ważne jest, aby zbadać obydwie opcje – on-premise i chmura – i sprawdzić, która będzie najlepsza dla organizacji.
NAV24 specjalizuje się we wdrożeniach systemu ERP Dynamics 365 Business Central (dawniej Microsoft Dynamics NAV) zarówno w modelu on-premise, jak i w chmurze. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wdrożeń on-premise i w chmurze – skontaktuj się z nami!
