Sprawna realizacja zamówień to podstawa działania firm dystrybucyjnych i handlowych. Problemy pojawiają się w sytuacji, gdy wysyłka zamówienia do Twoich klientów uzależniona jest od zewnętrznych dostawców. Spóźnienia bądź niekompletne dostawy z ich strony skutkują opóźnieniami w realizacji zamówień sprzedaży. Teoretycznie nie z Twojej winy, ale bądźmy szczerzy – z punktu widzenia klienta nie ma to żadnego znaczenia. Dla klientów liczy się tylko to, że nie otrzymali zamówionego towaru w ustalonym terminie.
Dlatego warto stale monitorować dostawy i odpowiednio zaplanować cały proces realizacji zamówienia. Podpowiadamy, jakie narzędzia wykorzystać w tym celu.
Koniec z niekompletnymi i uszkodzonymi dostawami
Jak często zdarza Ci się, że zamówienie od zewnętrznego dostawcy jest niekompletne, błędne albo towar dociera uszkodzony? Zgłoszenie reklamacji często jest skomplikowane, a jej rozpatrzenie długotrwałe. Ponadto, w wielu firmach brakuje ustandaryzowanych procesów rejestracji takich incydentów. Tymczasem od szybkości i dokładności zgłoszenia problemu z dostawą zależy przebieg realizacji zamówienia złożonego przez Twoich klientów i to, czy otrzymają zamówiony towar na czas. Dlatego warto sięgnąć po narzędzie, które pozwoli szybko i łatwo zarządzać dostawami. Przykładem takiego rozwiązania może być autorska aplikacja Nav24 - Non-conforming Delivery Registration App (Aplikacja do Rejestracji Niezgodności w Dostawach). Jak to działa?
Przykład wykorzystania Aplikacji do Rejestracji Niezgodności w Dostawach
Załóżmy, że pracownik magazynu podczas przyjęcia zamówienia od zewnętrznego zauważył, że towar jest częściowo uszkodzony. Nie ma jednak dostępu do komputera – ten znajduje się w oddalonym od magazynu biurze. Wprowadzenie informacji o nieprawidłowości do systemu wymagałoby więc przerwania odbioru towaru. Prawdopodobnie odpowiednią informację magazynier wprowadzi dopiero po zakończeniu pracy – nierzadko pod koniec zmiany albo wręcz następnego dnia. Jednak nasza aplikacja jest rozwiązaniem mobilnym i nie wymaga dostępu do komputera – wystarczy smartfon lub tablet. Narzędzie jest zawsze pod ręką, dzięki czemu magazynier może wprowadzić informację o niezgodności dostawy z zamówieniem natychmiast po stwierdzeniu uszkodzenia. Podaje też istotne dane, takie jak data, dostawca, rodzaj uszkodzenia, nazwa magazynu i priorytet zgłoszenia. Niezwykle istotną kwestią jest dołączenie dokumentacji fotograficznej. Zgłoszenie od razu trafia do systemu i jest wysyłane w formie reklamacji do dostawcy. Wyeliminowane zostają opóźnienia wynikające z problemów ze zgłaszaniem na bieżąco błędnych czy uszkodzonych zamówień, co wpływa na skrócenie czasu realizacji zamówienia dla Twoich klientów.
Opóźnienia w realizacji zamówień przestają być problemem
Problematyczne dla wielu firm dystrybucyjnych okazuje się również trafne określenie wymaganych terminów dostaw. Zamówienia u dostawców zewnętrznych składane są zbyt późno. Zdarza się też, że kilka dostaw trafia do magazynu niemal jednocześnie, przez co tworzą się zatory i przyjęcia są opóźnione. Wszystko to przekłada się na problemy z prawidłowym ustaleniem terminów wysyłek do klientów i skutkuje kolejnymi opóźnieniami. Ustalenie odpowiedniego harmonogramu wymaga użycia systemu informatycznego, który będzie gromadził wszystkie niezbędne dane. Firmy korzystające z systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central mogą wykorzystać jego możliwości do lepszego zarządzania zamówieniami. System pozwala między innymi na konfigurację kalendarza podstawowego z dniami roboczymi i wolnymi od pracy oraz przypisanie go do nabywców, dostawców lub wybranej lokalizacji. Umożliwi to sprawne obliczenie daty dostaw i przyjęć przyszłych zamówień sprzedaży, zamówień zakupu, zleceń produkcyjnych itd. Użytkownicy mają stały dostęp do informacji o stanach magazynowych i zapotrzebowaniu na zasoby z wszystkich działów firmy – potrzebne materiały można zatem zamawiać z odpowiednim wyprzedzeniem, unikając tym samym przestojów i opóźnień.
Oczywiście to nie wszystkie możliwości, jakie daje Business Central firmom z branży dystrybucyjnej i handlowej. System od Microsoftu doskonale sprawdza się między innymi podczas tworzenia skutecznych planów sprzedażowych i pozwala lepiej zarządzać zespołami handlowymi.
