Jedną z przewag systemu Dynamics 365 Business Central nad konkurencją jest przynależność do rodziny produktów Microsoft. System naturalnie integruje się z rozwiązaniami Microsoft 365, takimi jak Outlook, Teams czy OneDrive. Większość firm korzysta z aplikacji biurowych Microsoftu, a ich połączenie z systemem ERP przekłada się na wzrost wygody pracy i wydajności. Zobaczmy, jak można wykorzystać połączenie Business Central z Outlookiem, MS Teams i OneDrive!
Czym jest Microsoft 365?
Z pewnością wszyscy zetknęliśmy się pakietem Microsoft Office. Ten zestaw narzędzi biurowych jest do dzisiaj powszechnie stosowany w szkołach i firmach na całym świecie. Microsoft 365 jest jego następcą, nastawionym głównie na rozwiązania chmurowe, lepszą integrację z innymi rozwiązaniami i pracę w zespołach. W jego skład wchodzą Microsoft Word, Excel, Outlook, OneDrive, PowerPoint, OneNote, SharePoint i Teams.
Możliwości wykorzystania Outlooka i Dynamics 365 Business Central
To połączenie pozwala na wykonywanie wielu czynności w Microsoft Dynamics 365 Business Central z poziomu Outlooka. Nie ma więc konieczności przełączania się pomiędzy programami. Przykładowo, gdy otrzymamy wiadomość email od potencjalnego klienta lub kontrahenta, system rozpozna adres email zapisany na kartotece kontaktu i połączy nadawcę wiadomości z kontaktem w systemie Business Central. Tym samym zyskujemy dostęp do podstawowych informacji o kontakcie, takich jak np. historia sprzedaży. W przypadku, gdy nadawcy wiadomości nie ma w systemie, z poziomu Outlooka możemy dodać nowy kontakt do Business Central. Outlook w połączeniu z Dynamics 365 Business Central pozwala także na weryfikację należności – otrzymując nową wiadomość od klienta, możemy sprawdzić, jak wygląda jego historia płatności i czy nie ma jakichś zaległości. Bezpośrednio z Outlooka można tworzyć dokumenty, np. oferty sprzedaży, zamówienia sprzedaży i zakupu, faktury czy wezwania do zapłaty w przypadku przeterminowanych płatności. Warto dodać, że w przypadku ofert sprzedaży i zamówień, system może rozpoznać w treści maila pozycje, które klient chce zakupić i skojarzyć je z kartoteką zapasów. Tym samym, Business Central sam sugeruje, jakie pozycje z kartoteki zapasów mają znaleźć się w dokumencie. Oczywiście sugestie wskazane przez Business Central możemy dowolnie edytować: zaakceptować, odrzucić czy dodać pozycje ręcznie.
Połączenie Dynamics 365 Business Central z Microsoft Teams
Teams uznawany jest za najpopularniejszy na świecie komunikator biznesowy. A jakie są jego możliwości w zakresie współpracy z Microsoft Dynamics 365 Business Central? Po pierwsze, bezpośrednio w Teams można udostępniać i przeglądać dane pochodzące z systemu ERP, np. listę faktur, dane klientów, informacje o należnościach i zobowiązaniach albo zapasach. Co więcej, nie trzeba licencji Business Central, by te dane przeglądać – wystarczy licencja MS Teams. Warto wspomnieć także o automatyzacji procesów, np. akceptacji dokumentów. Załóżmy na przykład, że jeden z użytkowników tworzy w Business Central ofertę sprzedaży, która wymaga akceptacji ze strony przełożonego. Prośba o akceptację takiego dokumentu może zostać przeniesiona bezpośrednio do Teams z pomocą automatyzacji – system sam wykrywa, że stworzono nowy dokument i w aplikacji Teams wysyła do odpowiedniego użytkownika informację o jego stworzeniu wraz z prośbą o akceptację. Po akceptacji system automatycznie wygeneruje ofertę i wyśle ją do konkretnego kontrahenta.
Integracja Microsoft Dynamics 365 Business Central z OneDrive
Pracując w Business Central, gromadzimy pewną ilość załączników: certyfikatów, pozwoleń, umów i innych dokumentów. Do ich zapisywania można wykorzystać narzędzie OneDrive. Korzystać z niego można zarówno w sposób klasyczny (Folder na dysku) lub za pomocą OneDrive zintegrowanego z SharePointem. W systemie ERP dokumenty zapisywane są w postaci linków, natomiast fizycznie znajdują się w OneDrivie. Warto przy tym pamiętać, że OneDrive jest dyskiem osobistym – do udostępniania dokumentów innym użytkownikom służy SharePoint. Dzięki różnym stopniom uprawnień, można również zarządzać dostępami do poszczególnych załączników.
Oczywiście to nie wszystkie możliwości, jakie daje połączenie Business Central z aplikacjami Microsoft. Business Central współpracuje także z innymi produktami z rodziny M365, jak chociażby Microsoft Excel. To z pewnością wyróżnia go na tle konkurencji. Integracja systemu Dynamics 365 Business Central z produktami Microsoft 365 była tematem jednego z webinarów organizowanych w ramach serii NAV EDUCATION. Zapisz się, by uzyskać do niego dostęp całkowicie za darmo: https://nav24.pl/nav-education/
