Rozwiązania z rodziny Dynamics 365 oraz Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agent) są na bieżąco ulepszane, poprawiane oraz wzbogacane o nowe funkcjonalności. Dwa razy w roku – w kwietniu oraz w październiku – mają miejsce tzw. duże update`y. Podczas ostatniego, czyli Release Wave 2 2020, pogłębiona została integracja Microsoft Teams z systemem ERP Dynamics 365 Business Central. Jakich nowości możemy się spodziewać?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak wygląda integracja Dynamics 365 Business Central z usługami wchodzącymi w skład Microsoft 365;
- jak obecnie można połączyć system ERP z Microsoft Teams oraz jakie korzyści to przynosi.
Microsoft Teams jest obecnie jednym z najczęściej wybieranych narzędzi do pracy zdalnej na świecie. Korzysta z niego już ponad 115 mln osób dziennie. Nie dziwi więc fakt, że inżynierowie giganta z Redmond poświęcają mu mnóstwo uwagi. Dotyczy to dodawania kolejnych funkcji oraz możliwości w zakresie integracji zarówno z innym usługami chmurowymi Microsoft, jak i produktami firm trzecich. Jednym z takich rozwiązań jest Dynamics 365 Business Central – następca popularnego Microsoft Dynamics NAV – który, wraz ze zmianą nazewnictwa, stał się dostępny w modelu Software as a Service (jak np. Microsoft 365).
Współpraca Dynamics 365 Business Central z Microsoft 365
Integracja wspomnianych rozwiązań nie jest czymś nowym – jej elementy pojawiły się już w Microsoft Dynamics NAV w wersji 2015. Z czasem została ona usprawniona zarówno od strony konfiguracyjnej, jak i wzbogacona o nowe funkcje. Niemniej jednak, opcja wdrożenia systemu jako rozwiązania SaaS-owego „rzuca” nowe światło na kwestię integracji. Jest ona natywna i, w zasadzie, nie wymagająca konfiguracji.
Exchange Online i Outlook
Wykorzystując serwer pocztowy Exchange Online, Dynamics 365 Business Central świetnie integruje się z Outlook`iem. Bez konieczności przełączania się między systemem ERP a aplikacją możliwe jest utworzenie nowego kontaktu, skojarzenie go z istniejącą w systemie firmą czy też przeprowadzenie standardowego procesu sprzedaży. Co więcej – tworząc ofertę Business Central rozpoznaje i sugeruje towary oraz ich ilości na podstawie otrzymanej od zainteresowanego klienta wiadomości e-mail. Po jej wysłaniu i akceptacji można ją płynnie przekształcić w zamówienie sprzedaży, przeprowadzić księgowanie i wysłać fakturę klientowi.
Microsoft Excel
Dla „fanów arkusza kalkulacyjnego” też coś się znajdzie. Dane w systemie są przechowywane w formie list, które można swobodnie otworzyć i edytować w Excelu. Dodatkowo, jeśli wprowadzimy błędny format danych do danej komórki to otrzymamy odpowiednie powiadomienie, a zmiany nie zostaną opublikowane w systemie.
Power BI
Bardzo ciekawe możliwości oferują komponenty wchodzące w skład tzw. Power Platform, czyli Power BI, Power Apps i Power Automate. Wszystkie można również zintegrować z Business Central. W przypadku narzędzia typu Business Intelligence – system ERP stanowi idealne źródło danych pod różne analizy czy nawet controlling finansowy. Sprzedaż per dany nabywca, kraj, region, zapas, to tylko przykłady raportów możliwych do zastosowania. Więcej na temat raportów i Power BI.
Power Apps
Power Apps to platforma typu ‘low-code”, gdzie użytkownik nie znający kodu programistycznego jest w stanie zbudować rozwiązanie usprawniające procesy zachodzące w firmie. Aplikacje można budować niezależnie. Mogą to być zamówienia wewnętrzne, rejestracja poczty przychodzącej/ wychodzącej, delegacje czy wnioski urlopowe – jak i połączyć je z Business Central. Jednym z nich jest aplikacja do rejestracji czasu pracy na projektach. Pracownicy rejestrują czas w aplikacji, który później jest przenoszony do systemu ERP. Dzięki temu, kierownik projektu ma podstawy do przygotowania rozliczenia z klientem. Błędy są wykluczone, a dane są w jednym miejscu, dostępne na bieżąco w czasie rzeczywistym.
Z kolei, automatyzacja pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. I tutaj z pomocą przychodzi Power Automate. Jest to narzędzie, w którym, na podstawie gotowych łączników, wyzwalaczy, akcji i warunków, możemy zautomatyzować powtarzalne działania. Przykład? Automatyczne zapisywanie faktur otrzymanych drogą mailową w konkretnej bibliotece w SharePoint Online. Z Business Central integracja również jest możliwa. Należy jednak pamiętać, że aby możliwe było skorzystanie z łącznika wspomnianego systemu należy mieć co najmniej licencję Dynamics 365 Business Central, a jeśli kontekst flow`a wychodzi poza Business Central – trzeba będzie nabyć odpowiednia licencję Power Automate (więcej w przewodniku dostępnym do pobrania z dokumentacji). Abstrahując od tego – po wejściu w łącznik na stronie Power Automate widzimy gotowe szablony automatyzacji. Można ich użyć od razu bądź zmodyfikować je pod własne potrzeby. Tutaj znajdziesz akcje i parametry, których możesz użyć. Nie ulega jednak wątpliwości, że wraz z Release Wave 2 2020, najwięcej zmian w integracji Business Central z usługami Microsoft 365 dokonano na płaszczyźnie jego współpracy z Microsoft Teams.
Przykłady integracji Dynamics 365 Business Central z Microsoft Teams
Do tej pory, chcąc zintegrować Business Central z Microsoft Teams musieliśmy stosować pewnego rodzaju workaround`y. Poprzez dodanie do wybranego zespołu karty „Witryna internetowa” i podanie w niej adresu URL naszego środowiska Business Central możliwe było osadzenie systemu jakby „w ciele” Teams.
Drugą opcją (i do tej pory możliwą) jest skonfigurowanie webhook`ów do odbierania powiadomień. Wraz z październikową aktualizacją integracja Business Central z Teams została zacieśniona. Jej konfiguracja jest teraz znacznie uproszczona, a w zasadzie jej nie ma. Działania ograniczają się do zalogowania kontem będącym użytkownikiem w Business Central (a więc i posiadającym licencję na to rozwiązanie). Co wprowadzono? Przede wszystkim użytkownicy mogą dzielić się między sobą istotnymi informacjami – danymi, które pochodzą z systemu ERP. Po wklejeniu łącza z kartotek systemowych inni użytkownicy (nawet Ci bez licencji Business Central) zobaczą je w formie kart (wyłącznie ogólne informacje). Jeśli licencje Business Central również posiadają – będą mogli edytować niektóre bez wychodzenia z Teams. Dzięki temu, działania wykonywane są szybciej, bez konieczności przełączania się między rozwiązaniami. Szerzej o licencjonowaniu w dokumentacji i wymaganiach w zakresie uprawnień.
Konfiguracja i możliwości “nowej” integracji Business Central z Teams
Prześledźmy jednak integrację na przykładzie. Najpierw należy ją uruchomić. Wchodzimy do Microsoft Teams, klikamy w Aplikacje, wyszukujemy Business Central, klikamy w nią i wybieramy „Otwórz” (1), co spowoduje wyświetlenie okna z informacją o tym jak rozpocząć pracę z systemem w Teams (2):
1.
W przypadku wklejenia linku kierującego do listy, np. nabywców, dostawców czy zapasów nie przybierze on formy karty. Będzie jedynie łączem, po kliknięciu w które lista otworzy się w kolejnej karcie w przeglądarce:
Podsumowanie
Dynamics 365 Business Central w modelu SaaS świetnie integruje się z usługami Microsoft 365. Dodatkowo, cykliczne update`u sprawiają, że jest ona cały czas usprawniana, dopracowywana i wzbogacana o nowe możliwości. Dzięki niej, użytkownicy są w stanie wykonać mnóstwo rzeczy bez bezpośredniego wchodzenia do Business Central, z poziomu ulubionych aplikacji jak np. Microsoft Teams. Warto zatem wziąć pod uwagę wdrożenie Business Central w modelu SaaS, w którym wspomniana integracja jest praktycznie natywna, a korzyści z niej wynikające są ogromne. Grzechem byłoby z niej nie skorzystać.
