Efektywna gospodarka magazynowa to fundament sprawnie działającego przedsiębiorstwa handlowego, produkcyjnego czy logistycznego. Od niej zależy nie tylko terminowa realizacja zamówień, ale także poziom kosztów operacyjnych, płynność finansowa i satysfakcja klienta. Współczesne firmy, aby sprostać wymaganiom rynku, coraz częściej sięgają po nowoczesne rozwiązania informatyczne. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób mogą one wspomóc firmy w zakresie gospodarki magazynowej.
Czym jest gospodarka magazynowa?
Gospodarka magazynowa to wszystkie działania związane z zarządzaniem towarami w magazynie – od przyjęcia, przez składowanie, aż po wydanie. Obejmuje zarówno aspekty organizacyjne, jak i operacyjne, a także kontrolę stanów magazynowych, planowanie dostaw i optymalizację przestrzeni. Celem gospodarki magazynowej jest zapewnienie odpowiedniej dostępności produktów przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów związanych z ich utrzymywaniem.
W praktyce oznacza to np. wiedzę o tym, ile towaru jest fizycznie dostępne w danym momencie, ile znajduje się w drodze, ile zostało zarezerwowane pod konkretne zamówienia i jak szybko możemy go dostarczyć klientowi. Tradycyjne metody oparte na arkuszach kalkulacyjnych lub niepołączonych systemach przestają wystarczać. Właśnie dlatego coraz więcej firm stawia na cyfryzację tego obszaru.
Rozwój systemów informatycznych do zarządzania magazynem
Zanim przejdziemy do konkretnych rozwiązań, warto nakreślić krótki rys historyczny. Rozwój narzędzi IT do zarządzania gospodarką magazynową przeszedł znaczącą ewolucję na przestrzeni lat, dostosowując się do rosnących potrzeb i złożoności procesów logistycznych. W latach 60. XX wieku przedsiębiorstwa korzystały z prostych systemów ewidencyjno-transakcyjnych (SET), które służyły głównie do przetwarzania dużej ilości danych źródłowych związanych z księgowością czy gospodarką magazynową.
Pierwszy system zarządzania magazynem (Warehouse Management System - WMS) wprowadzono w roku 1967. Początkowo znalazł on zastosowanie w branży lotniczej i w NASA. Prawdziwy przełom nastąpił w 1975 roku, gdy światu przedstawiono WMS działający w czasie rzeczywistym. To zapoczątkowało nową erę w logistyce magazynowej.
Lata 90. przyniosły dynamiczny rozwój systemów WMS, oferujących użytkownikom większą swobodę w konfiguracji kluczowych funkcji, takich jak zarządzanie układem magazynu. W tym okresie wprowadzono również predefiniowane interfejsy do systemów ERP, macierze kompetencji pracowników czy obsługę cross-dockingu, co znacznie zwiększyło efektywność operacji magazynowych.
Współczesne systemy wspierające gospodarkę magazynową i zarządzanie procesami magazynowymi koncentrują się na integracji z automatyką magazynową oraz wsparciu dla e-commerce, umożliwiając obsługę dużej liczby zamówień o niewielkiej liczbie produktów, zarządzanie zwrotami oraz optymalizację procesów kompletacji.
Efektywna gospodarka magazynowa dzięki Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central to nowoczesny system ERP, który działa jak cyfrowy mózg firmy – łączy w jednym środowisku wszystkie kluczowe procesy: od finansów, przez sprzedaż i zakupy, po produkcję i magazyn. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i sprawne reagowanie na zmieniające się potrzeby.
W kontekście gospodarki magazynowej Business Central pozwala m.in.:
- śledzić na bieżąco stan magazynowy dla każdej lokalizacji,
- analizować dostępność zapasów z uwzględnieniem rezerwacji, zamówień zakupu i produkcji,
- planować zaopatrzenie i sprzedaż na podstawie wiarygodnych danych,
- integrować procesy magazynowe z innymi działami, co eliminuje silosy informacyjne.
Co więcej, jako produkt Microsoftu, Business Central doskonale integruje się z narzędziami codziennej pracy, jak Outlook, Teams czy Excel, oraz oferuje wsparcie narzędzi analitycznych (Power BI) i automatyzacji (Power Automate).
Jeszcze więcej możliwości z N24 Advanced Inventory
Rozszerzenie N24 Advanced Inventory, stworzone przez Nav24, przenosi zarządzanie procesami magazynowymi w Business Central na jeszcze wyższy poziom. To zestaw funkcjonalności, które zwiększają przejrzystość, automatyzują rutynowe czynności i upraszczają codzienną pracę użytkowników – zwłaszcza handlowców, logistyki i osób planujących produkcję.
Co konkretnie oferuje?
Zaawansowane kolumny stanów i dostępności
System umożliwia wyświetlanie w dokumentach sprzedaży i zakupu aktualnego stanu magazynowego oraz tzw. dostępności obliczonej – uwzględniającej również zamówienia zakupu, produkcję oraz rezerwacje. Dzięki temu użytkownik wie nie tylko, co „jest na magazynie”, ale również co „będzie dostępne” w najbliższym czasie.
Szablony dostępności dopasowane do firmy
Dzięki możliwości tworzenia własnych zasad obliczania dostępności (np. uwzględniających komponenty produkcyjne), firmy mogą dostosować logikę systemu do swojego modelu biznesowego. To elastyczność, której brakuje w wielu gotowych systemach.
Kolorowanie wierszy dokumentów
System automatycznie podpowiada użytkownikowi, które produkty można sprzedać bez problemu (zielone), które wymagają uwagi (żółte), a których po prostu brakuje (czerwone). To wizualne wsparcie, które przyspiesza pracę i ogranicza błędy.
Panel handlowca (Trading Hub)
To centrum dowodzenia sprzedawcy – pozwala w jednym miejscu filtrować i analizować stany magazynowe, dostępność, zarezerwowane ilości, a nawet tworzyć zamówienia sprzedaży „na żywo” w trakcie rozmowy z klientem. Co ważne, system pozwala też ukrywać zapasy, których nie chcemy już sprzedawać lub które są zablokowane.
Obsługa magazynów i firm wielooddziałowych
Advanced Inventory umożliwia podejrzenie stanów magazynowych z różnych firm i lokalizacji – bez konieczności przełączania się między bazami. To szczególnie ważne dla grup kapitałowych czy firm wielooddziałowych.
Modułowość i intuicyjność
Każda z funkcjonalności może być włączona lub wyłączona w zależności od potrzeb. Dzięki temu interfejs pozostaje przejrzysty, a użytkownicy nie są przytłoczeni nadmiarem opcji. Dokumentacja i instrukcje konfiguracji są dostępne bezpośrednio z poziomu systemu.
Efektywne zarządzanie magazynem - podsumowanie
W dobie cyfrowej transformacji zarządzanie magazynem nie może być oderwane od reszty procesów biznesowych. Gospodarka magazynowa staje się częścią całościowego zarządzania firmą – zintegrowanego, przejrzystego i opartego na danych. Microsoft Dynamics 365 Business Central w połączeniu z rozszerzeniem N24 Advanced Inventory to duet, który zapewnia firmom pełną kontrolę nad zapasami i ułatwia codzienną pracę – niezależnie od skali działalności.
Dzięki nowoczesnym technologiom zarządzanie magazynem przestaje być uciążliwą koniecznością, a staje się realnym źródłem przewagi konkurencyjnej.
Chcesz poznać bliżej rozwiązanie N24 Advanced Inventory - nie tylko w kontekście gospodarki magazynowej? Obejrzyj nasz webinar!
